Foro administracion documental

FORO

Lo que busca la norma GTC 185 es que se simplifique el manejo que se le da a las diferentes comunicaciones que se presentan en una empresa, por medio de herramientas que faciliten la gestión documental y que contribuyen de manera positiva a que se disminuya el tiempo y el costo sin que se olvide la calidad y la veracidad de la misma.

Algunas de estas comunicaciones son:

CARTA

La expedición es realizada por los funcionarios o empleados autorizados mediante acto administrativo. Es presentada en tamaño carta, oficio o A4, con el logo, membrete y pie de página. Sus características son: tratar un solo tema por comunicación; en forma clara, precisa y concreta; en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural; utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización y distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

Se utiliza cuando se va a informar sobre un hecho, expresar una necesidad o hacer una solicitud; regular o aclarar una situación; tramitar, desarrollar o agilizar un asunto; dar respuesta a una comunicación recibida; reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente; solicitar detalles sobre un asunto determinado; impugnar o corregir una situación; confirmar eventos ocurridos o pendientes, entre otras.

Existen varias clases, tales como: organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades de la organización; oficiales: se producen en las oficinas públicas y organizaciones del Estado, y personales: se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar un lenguaje informal.

MEMORANDO

Comunicación escrita que se realiza para transmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización. Se caracteriza por: utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización; redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal o en primera persona del plural; distribuir el texto de acuerdo con su extensión, y tratar preferiblemente un solo tema por memorando.

Se utiliza cuando se va a informar sobre un hecho en forma breve; expresar necesidades; hacer requerimientos; regular o aclarar una situación; tramitar, desarrollar o agilizar un asunto; dar respuesta a una comunicación recibida; reiterar información, requerimiento o solicitud urgente; conocer detalles sobre un aspecto determinado; impugnar o corregir una situación; confirmar eventos ocurridos o pendientes; solicitar o remitir información, documentos u objetos; felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias, y hacer llamados de atención, entre otros.

CIRCULAR

Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente. Su caracterización se da  porque tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general; La circular con carácter interno se utiliza para informar disposiciones, normas, lineamientos y políticas y la circular externa para dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos o servicios, entre otros.

Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: tratar un solo tema; iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía; redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa; usar un tratamiento respetuoso y cortés; emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo; utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada organización, y distribuir el texto de acuerdo con su extensión. Hay dos clases: La circular general se dirige a un grupo específico de personas y la carta circular está dirigida en forma personalizada.