COMUNICACIONES OFICIALES EN LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

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5. PARTICIPACION EN EL FORO TEMÁTICO

A. Para el interrogante sobre la importancia de la clasificación de las comunicaciones oficiales, es imperioso hacer claridad sobre cada una de las comunicaciones que se manejan en las empresas.

En tal virtud, considero que la comunicación interna es una herramienta estratégica clave en las empresas, porque a través de ella se maneja la información corporativa y se transmite correctamente a los empleados los objetivos y valores estratégicos que promueven la organización. Todo esto, genera una cultura de apropiación, fidelidad y sentido de pertenencia hacia la empresa por parte de su talento humano, al sentirse motivado y valorado, al saber los retos y principios que afronta la compañía.

Por otro lado, la importancia de la comunicación externa, se refleja al proyectar, promover y reforzar la imagen institucional, publicar los proyectos y actividades, saber a quienes nos dirigimos y conseguir la participación e interacción de nuestros participantes.

B. Teniendo en cuenta las actividades de contextualización y apropiación del conocimiento, es fácil identificar las falencias en nuestra empresa, cuando de manejar comunicaciones oficiales se trata. De hecho voy a mencionar dos aspectos del acuerdo 060/2001, que no se cumplen en mi empresa, así:

- Artículo tercero: Unidades de Correspondencia. Este artículo dice que toda entidad de acuerdo a su estructura, debe establecer una unidad de correspondencia. Esta disposición, en mi lugar de trabajo no se cumple, en primer lugar la instalaciones y la infraestructura no lo permiten y en segundo lugar, porque las comunicaciones se reciben y se envían directamente desde la oficina de la secretaría del Grupo Seguridad Senado.

- Al no tener una unidad de correspondencia establecida, el aspecto que no se ejecuta a cabalidad, es la clasificación desde el primer momento que se recibe la documentación.