IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

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IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

DOCENTE:

MAGDA GABRIELA VICTORIA SERRANO

APRENDIZ:

 SANDRA TOBAR JIMENO

Remontándonos al origen de los archivos es necesario indicar que estos aparecieron con el inicio de la organización de las sociedades mismas. Las primeras apariciones de vestigios de documentos se dieron en las culturas milenarias de los egipcios, la cultura china y la cultura india, se han encontrado inscripciones en los templos del clérigo, de sus doctrinas, dando origen así a los primeros “documentos” y con esto al origen de los archivos.

Inicialmente los documentos aparecieron como instrumentos de control de las riquezas y poder. En los primeros imperios los archivos se manejaban como una herramienta de control de la población y la riqueza.

La civilización Romana Griega escribían testamentos en madera y mármol, los Arcadios, Babilonios y Sumerios tallaban escrito en pieles, en madera, y arcilla, para esto utilizaban implementos metálicos con punta en forma de cuña.

En los siglos XII XIII se conocen los primeros indicios de documentos de carácter financiero. Posteriormente en el siglo XIV aparecen archivos bien estructurados encaminados a uno de los objetivos básicos de la archivística: La seguridad del documento.

Ya en los siglos XV Y XVI Carlos I de España marcó los indicios como centro pionero de los archivos.

Entrando los siglos XVII y XVIII se inicia una investigación detallada acerca de la importancia de los archivos y a su primera diferenciación: General y Administrativo.

En el siglo de la Revolución Francesa se toma conciencia de la funcionalidad e importancia de concentrar documentos en archivos nacionales.

Actualmente las potencias mundiales y sus investigaciones se apoyan en los archivos existentes de acuerdo al área objeto.

Las necesidades informativas y el derecho al libre acceso, ha dado lugar a un nuevo concepto de usuarios en donde cualquier persona casi que tiene acceso a cualquier documento.

 El mundo archivístico desborda el ámbito nacional y trasciende a lo universal, hasta comienzos del siglo XIX los archivos estaban aislados, escondidos en las organizaciones, Ya entrado el siglo XX se acaba su aislamiento y se le da la importancia y el lugar que merecen en las empresas.

Se puede decir que el siglo XX es la época de plenitud archivística, se crean organismos internacionales como El Concejo Internacional de Archivos (ICA), como también organismos de carácter político y judicial que tienen como finalidad la protección de los mismos.

Se puede definir la palabra Archivo como ¨un conjunto de documentos sea cual fuere su fecha, forma, y soporte material acumulados en un proceso natural por una persona natural o jurídica en el transcurso de su gestión.

Los archivos son parte fundamental en una empresa debido a que sin ellos no hay historia ni memoria. ¨Los documentos son los grandes testigos de la evidencia tanto de los eventos del pasado como para toma de decisiones en el presente¨.

Son además importante porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones por su contenido, y sirven además de testimonio para los trámites que pueda requerir la empresa.

Una empresa que no lleve sus archivos de forma organizada es un caos, muchas veces acumula información duplicada, provocando una saturación de documentos retrasando notablemente una nueva búsqueda, y está demostrado, que una compañía que no lleve el control de sus archivos puede comprometer aproximadamente el 10% de sus ingresos en administrar, producir y distribuir su documentación.

Existen 3 tipos de Archivo los cuales responden a las necesidades de almacenamiento de las entidades, lo anterior depende en gran parte de la utilidad, y ciclo de vida de los documentos.

Archivo de Gestión: También conocidos como archivos Activos, los cuáles por su relevancia y relación con los trámites propios de las empresas, se mantienen en constante movimiento. Este tipo de archivo tiende a manejarse al interior de la empresa.

Archivo Central: también categorizado como archivo semi activo, se caracteriza por conservar documentos de consulta no tan recurrente, pero que siguen manteniendo su vigencia y utilidad.

Archivo Histórico: Enmarcado dentro del concepto de archivo inactivo. los documentos que se encuentran aquí vienen de archivo central y del archivo de gestión ya que han perdido utilidad para la realización de trámites. Pese a esto, se conservan por su valor añadido a la investigación y a la solidificación de la cultura.