IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

ENSAYO

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Por: Martha Yexenia Cantor

02 de septiembre de 2021

1. Introducción

La Importancia de los archivos surge tiempo atrás en donde las grandes civilizaciones empezaron hacer uso, en la recopilación de información convirtiéndose en instrumentos de control, riquezas y poder.

Las grandes culturas que hicieron parte en este proceso fueron la Egipcia ya que realizaban sus escritos en los templos en los que profesaban su fe, otra de las civilizaciones que hicieron parte en este proceso fueron las civilizaciones de Roma y Grecia, quienes disponía de madera y mármol para plasmar sus escritos, a ellos se les suma los arcadios, sumerios y babilonios quienes además de usar estos artículos, también lo hacían en pieles, elementos metálicos y arcilla.

Es allí a partir de siglos XII donde se inicia con las primeras maneras de archivar ya que en los grandes reinos se daba custodia de manera muy estructurada y segura a sus documentos entre ellos mapas, escritos, planos, etc. Ya en el siglo XV y XVI se muestra como España es uno de los países pioneros en el manejo de archivos, pero es solo en la revolución francesa donde se muestra la importancia de los archivos y el manejo que le debe dar los archivistas; para esto se hace necesario el estudio en esta rama y la importancia de unificar los archivos de los países europeos.

1. Desarrollo

A partir de este momento vemos la importancia de los archivos y el valor que representa para la guardia y custodia de la información, ya que al requerir algún  tipo documentos se podrá  tendrá acceso a ella de manera ágil y segura.  

Es por eso que se hace necesario al momento de guardar información generar una estrategia donde se va clasificando la información de acuerdo a su utilidad y requerimiento en archivos de Gestión, central e histórico; para las organizaciones este archivo se maneja de varias maneras de acuerdo a sus necesidades en: archivos centralizados:  quien es manejado por una sola dependencia, en descentralizado: donde cada dependencia es independiente en el proceso archivístico, archivo descentralizado con control descentralizado: quien lo maneja es cada dependencia bajo la custodia del jefe, archivo descentralizado con control centralizado: lo maneja el archivo central pero cada dependencia puede hacer uso de él.  

Estos también se clasifican de acuerdo a su naturaleza: Archivo público: perteneciente a entidades estatales, archivo privado de Interés público: son los documentos que representan algún tipo de valor y pueden ser consultados por el público, Archivo Privado: Le pertenece a personas naturales y Jurídicas.

Por sus cualidades los archivos representan una ventaja para las organizaciones por sus costos atreves del tiempo, se puede ubicar información de manera ágil, sencilla y eficiente, pero esto  solo se puede lograr al momento de archivar evitando equivocaciones.