INFORME AA3 ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL.

Sebastian Palacio

INTRODUCCION

Toda empresa, aparte de usar técnicas de comunicación, tiene personas o departamentos que se encargan de recoger el correo y abrirlo. Según en tamaño e importancia de la empresa, esa persona o departamentos se dedicaran  exclusivamente a ello o, por lo contrario, realizara además otras.

“El artículo  21  del título quinto de la Ley General de Archivos de Colombia  señala que las entidades deberán elaborar programas de gestión de documentos pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuyas aplicaciones se deberán observar los principios y los procesos archivísticos. “

Es por ello que se realiza este informe “ Administración Documental “  para mostrar paso a paso la  recepción o radicación, registro , distribución  o embalaje de documento de documentos  de diferentes contexto de las comunicaciones entran  y  salen de la empresa, para las que es conveniente establecer un registro, ya que; permite mayor rapidez en su localización; los escritos pueden extraviarse en el envío de una sección a otra; contribuyen un control interno de las comunicaciones recibidas y emitidas. Existen tres tipos de registros: Registro de entrada, Registro de salida, Correspondencia interna (comunicación interna).

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Actividades de transferencia de conocimiento informe “administración documental” .

Tras la realización de las actividades anteriores en este momento,  se logrado reflexionar, contextualizar y apropiar los conceptos más representativos que permiten reconocer y asimilar la definición de administración, los pasos para la administración documental,  principios y normas archivísticas aplicado en los procesos técnicos de recesión t despacho de comunicaciones oficiales, las disposiciones de la norma Icontec 185, las comunicaciones internas y las documentación de la recepción y despacho de documento y en el embalaje de los mismos. Para cumplir con esta evidencia, es importante haber revisado, leído y comprendido el material de estudio presentando en esta guía.

Evidencia 3

Informe "Administración Documental". De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el aprendiz debe entregar un informe del paso a paso para la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de cinco documentos de diferente contexto.

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Desarrollo

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y control,  que una institución debe realizar  para la administración de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

 Al radicar se asigna un numero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envió.

Con el  registro, las entidades ingresan en sus sistema datos como: remitente o destinario, nombre o código de la dependencia competente, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuestas.

Actividades de registro de documentos:

Definición de medios de recepción recibo de documentos oficiales verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas constancias de recibo asignación de datos (Acuerdo AGN  060 / 2001 art. 2) . Asignación consecutiva

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Radicación de documentos:

Asignación consecutivo, fecha y hora de impresión de rotulo de radicación relación entre los documentos recibidos y enviados registros impresos de planillas de radicación y control laboral de estadísticas.

1. Registro de entrada carta: Al recibir las cartas se registran y archivan aquellas que guarden relación con la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, organismos público, entidades financieras. Es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.

 A estas comunicaciones se las asignan unos números, en cual se servirá como referencia y será anotado en el libro de registro de entrada de correspondencia.

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Formado de libro de entrada de correspondencia: registro de entrada de la correspondencia entrada N°  orden, fecha, entrada, día, mes.

• Clase
• Remitente
• Asunto
• Anexos
• Destinatario

Además, la empresa estampa un sello similar que viene a continuación:

1. Registro de salida carta: una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y prepárala para su emisión

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Operación: mínima un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y estampados con el mismo sello.

En el sello debe aparecer:

• Número de registro
• Fecha
• El destinario

• Original: se envía al correo – Copia: archivado como justificante como envió correspondiente  - Comunicación formato de registro de salida: registro de salida de la correspondencia salida, referencia, fecha, numero, orden, clase de salida.

Correspondencia interna: Anexos, destinarios, asuntos.

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En las grandes y medianas empresas, además de las entrada y salida. Se lleva un  registro para las comunicaciones internas. Según el volumen de comunicaciones y el organigrama de la empra este puede ser único o existir tantas como departamentos haya (funcionamiento igual al de registro de entrada y salida)  ejemplos de registro de correspondencia: recepción, envió, registro de correspondencia.