Informe Administración Documental

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

CARGO DEL RESPONSABLE

DOCUMENTO SALIDA

1. ELABORAR

DOCUMENTO

El funcionario elabora el documento en físico o electrónico mediante, seleccionando el tipo de documento que se quiere crear (documento electrónico o documento digital).

Si el documento es digital se debe seleccionar el tipo documental, adjuntando o escaneando la imagen e indexando la información correspondiente a fecha del documento físico, número de folios, anexo, asunto, enviar por dependencia-destino, nombre, destinatario, dirección, ciudad-departamento, remitente, comentarios, serie, subserie.

De otra parte, si el documento es electrónico se procede a indexar la información correspondiente al tipo documental, remitente, destinatarios, copias, asunto, ubicación, clasificación, observaciones, radicado a responder, número de folios, serie, subserie y editar documento.

Una vez se indexa la información y se aprueban los documentos, arroja el número consecutivo automáticamente según la unidad e inicia la gestión y trazabilidad.

Si el destinatario labora en la misma organización del usuario elaborador, el documento digital o electrónico llegará directamente a su bandeja.

Por el contrario, si el destinario pertenece a otra entidad distinta a la del usuario elaborador, se seleccionará como destino la ventanilla única de radicación de la respectiva entidad.

Productor documental

Documento digitalizado o electrónico

1. RECEPCIONAR EL DOCUMENTO

Los documentos y las comunicaciones oficiales que ingresen a la organización deberán ser revisadas para verificar entre otros aspectos: competencia, anexos, destinatario, datos de origen (documento de identificación, fax, dirección electrónica y objeto de la petición).

De igual manera si el peticionario realiza la solicitud verbal (en casos de usuarios con discapacidad o adultos mayores) se procederá a prestar los medios para la elaboración de la solicitud y se expedirá copia de la misma.

En ningún caso podrá ser rechazada la petición por motivos de fundamentación inadecuada o incompleta.

Responsable Ventanilla Única

DOCUMENTO FÍSICO

PLANILLA CONTROL COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS

3. RADICAR Y ASIGNAR
NÚMERO

CONSECUTIVO

Una vez recepcionado el documento, se escaneará en su totalidad.

Posteriormente se deberá indexar la información en la plantilla, colocando la información de relevancia relacionando la información del documento a radicar, asignando al documento un número de consecutivo en el aplicativo dispuesto para tal fin, entregando al peticionario copia debidamente radicada y a su vez se remitirá a la dependencia correspondiente.

Si el asunto de la petición no es competencia de la organización, se le informará verbalmente al peticionario orientándolo hacia la entidad radicadora competente. En caso que haya sido recibida y radicada su petición se remitirá a la entidad competente y se enviará copia del oficio remisorio al peticionario dentro de los (5) cinco días siguientes a la recepción de la petición.

Cuando el aplicativo no se encuentre habilitado para la radicación de documentos, se diligenciará manualmente la planilla control de comunicaciones oficiales recibidas o la planilla control comunicaciones oficiales enviadas, para permitir el control del flujo de información.

Responsable Ventanilla Única

REPORTE ASIGNACIÓN DE DOCUMENTOS

PLANILLA CONTROL COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS

PLANILLA CONTROL COMUNICACIONES OFICIALES

4. CLASIFICAR Y TRAMITAR

LOS DOCUMENTOS

Se clasifica la documentación de acuerdo a su competencia, contenido y prioridad para su distribución y registro en los sistemas manuales o automatizados de correspondencia consignando datos tales como: Nombre de la persona y/o entidad remitente, asunto o información relevante del documento, nombre o sigla de la dependencia competente, número de radicación, anexos, entre otros.

Los documentos que son allegados a las ventanillas únicas de radicación de la entidad en medio digital o electrónico, se deberán tramitar al (los) destinatario(s), dependencia(s) o unidad(es) competentes por medio del aplicativo, dejando registro en el campo de comentarios el trámite realizado.

Imprimir el reporte de asignación de documentos arrojado por el aplicativo utilizado para la distribución y entrega de documentos al responsable de cada dependencia o unidad. Cuando no se encuentre habilitado el aplicativo se deberá diligenciar manualmente las planillas control de comunicaciones oficiales internas.

En los casos en que un documento contenga varias peticiones y por ende sea competencia de dos o más dependencias, se le allegará el documento en físico a la unidad responsable de dar contestación a la primera petición, actividad que debe quedar registrada en el campo de comentarios del aplicativo.

Para las demás dependencias se tramitará la solicitud por medio del aplicativo establecido para la gestión de documentos, quienes adelantarán las acciones pertinentes de su competencia respecto al documento digital asignado a cada una de las bandejas de los usuarios.

Radicador

REPORTE ASIGNACIÓN DE DOCUMENTOS

TRAZABILIDAD DEL APLICATIVO

5. VERIFICAR COMPETENCIA

Las dependencias, deberán realizar la verificación diaria de cada documento que ha sido cargado a las bandejas de sus usuarios, confirmando que el contenido del documento sea de su competencia.

Si el documento no es de competencia directa de la dependencia, se deberá tramitar mediante comunicación oficial electrónica por el aplicativo a la dependencia competente en un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de recibido, si la dependencia no conoce la competencia real del documento, deberá devolverlo a la ventanilla única de radicación, dejando registro obligatorio en el campo de comentarios, justificación explicita sobre las razones que dan motivo a la devolución del documento.

Radicador

Jefe de dependencia productora

6. PROYECTAR RESPUESTA

El funcionario de la dependencia respetando el orden de llegada y los tiempos de respuesta, analiza la solicitud, compila la información necesaria, proyecta la respuesta, la envía a revisión, aprobación y firma a los jefes de la dependencia respectivos.

Una vez los documentos físicos se encuentren firmados, se escaneará y radicará en el aplicativo para la gestión de documentos establecido por la organización.

Para los documentos electrónicos, una vez seleccionada la unidad destino y firmado el documento, es enviado al usuario final o a la ventanilla única de radicación de la organización, a través del aplicativo establecido para la gestión de documentos en la Institución.

Productor Documental.

DOCUMENTO FÍSICO, ELECTRÓNICO O

CORREO ELECTRÓNICO

7. ENTREGAR LA DOCUMENTACIÓN PARA EL ENVÍO

Si la documentación es externa la dependencia productora hace la entrega a la ventanilla única de radicación de la organización los documentos producidos con su respectivo soporte, sus anexos y en sobre de manila con los datos del destinatario para realizar él envió, para lo cual realiza la verificación de datos de envió: número de oficio, dirección, nombre del destinatario, oficina remitente y anexos (si los hay).  Si no cumple con los requisitos se devuelve a la dependencia de origen para su complemento.

PLANILLA CONTROL COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS,

PLANILLA CONTROL COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS,

PLANILLA CONTROL COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS

8. REGISTRAR LA DOCUMENTACIÓN PARA ENVÍO

Diligenciar o imprimir la planilla de control comunicaciones oficiales enviadas, como soporte de entrega de la documentación a la empresa de correo certificado.  

PLANILLA CONTROL COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADA

9. REALIZAR PESAJE

El responsable de correspondencia realiza las actividades de alistamiento físico para el pesaje y envío por los diferentes medios o a través de la empresa de mensajería.