Importancia de los Archivos

Importancia de los Archivos

Los Archivos tienen sus inicios probablemente desde el origen de la escritura, sin embargo, el manejo de información tiene su partida desde el comienzo de la humanidad, las culturas que más aportaron al surgimiento documental son Los egipcios ellos reflejaban en los templos del clérigo inscripciones dirigidas a la doctrina, Las Civilizaciones de Roma y Grecia Dejaban por escrito testamentos y otros documentos en madera y mármol, Los Arcadios, sumerios y babilonios tallaban sus escritos en pieles, madera y mármol con implementos metálicos.
A partil de dichas culturas se da inicio a la evolución del archivo, los archivos con carácter financiero se registran entre los siglos XII y XIII, hacia el siglo XIV se encuentran los archivos bien estructurados.

Hacia el siglo XV y XVI se identifica a España como centro pionero de los archivos, hacia los siglos XVII y XVIII se inicia una investigación más detallada acerca de los archivos, en cuanto a su importancia y a la diferenciación de su carácter generar y administrativo.

Actualmente podemos decir que los archivos son un conjunto de documentos acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad pública o privada, estos contienen fechas, formas y soporte material. Los Archivos son importantes para las entidades, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones debido a la información que contiene.

Clasificación de los Archivos 

Los Archivos se clasifican de varias maneras, esto de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas, es decir, archivo de gestión, central o histórico.

Según la organización, se clasifican en cuatro ítems los cuales son Archivo centralizado es cuando una sola dependencia controla a toda la documentación de la organización, Archivo descentralizado es aquel que lleva cada una de las dependencias de la organización, Archivo descentralizado con control descentralizado este depósito de información lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina y Archivo descentralizado con control centralizado este depósito de archivo se maneja de acuerdo con las necesidades de cada dependencia con archivo descentralizado, pero a su vez se maneja desde el archivo central.

Según su Uso, el archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de las etapas documentales sujetándose a los requerimientos de la organización, este se clasifica en tres Archivo activo está compuesto por documentos del año actual o años anteriores que se encuentren en proceso de tramitación, como historias laborales, resoluciones, contratos y demás que se encuentran en proceso de consulta, Archivo semiactivo son los documentos que varían en su periodo de conservación y su consulta es menor y Archivo inactivo son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o históricas.

Según su Naturaleza se clasifican de acuerdo al tipo de entidad que realiza el proceso de archivo, son tres, Archivo Publico es todo documento que pertenece a entidades del Estado, Archivo Privado de interés publico son aquellos documentos que por su valor histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público y Archivo privado son documentos que pertenecen a personas naturales o jurídicas.

Según su ciclo vital se clasifican en tres Archivo de gestión corresponde a la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta administrativa por toda la organización, Archivo central es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos de gestión de cada dependencia y Archivo histórico son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de conservación permanente.