Importancia de los archivos

ENSAYO

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Presentado por:

LUIS ALBERTO PERDOMO ROJAS

Instructora:

YUBITZA PATRICIA CORREA HENRIQUEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

FLORENCIA, 2021

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

La vida de los archivos es parte fundamental en una empresa, pues con ellos se constituye una historia, se tiene una memoria, y bien es sabido que son los soportes de todos los soportes administrativos, sirven para tomar decisiones importantes en la empresa. Algunas personas no dimensionan la importancia del proceso archivístico, de la gestión documental y mucho menos la digitalización de los mismo, ignorando por completo que un archivo ordenado y bien llevado suple muchos inconvenientes (de tiempo e incluso económico).

Los documentos de un archivo son testigos privilegiados de todos los eventos de pasado de una empresa, ayuda a tomar decisiones en el presente. Igualmente, cuando está bien ordenado y estructurado contribuye a avanzar a la misma sociedad. Es de recordar que los documentos no sólo pertenecen a la vida de una empresa, también pertenecen al ambiente personal, por eso es muy necesario administrar bien los documentos y archivarlos.

En esta formación de Administración Documental en el Entorno Laboral, me advierte que los archivos, junto con las cualidades de un archivista, custodian la memoria de cualquier empresa. Es de esta manera que los archivos se convierten en un patrimonio, que hay que preservar. En cada documento que la empresa genera hay una historia, que tiene un valor, por eso al archivista le corresponde preservar ese valor, pues esos documentos contienen una información, hay que garantizar su seguridad, para cuando se solicite para alguna situación administrativa se pueda dar razón de manera diligente del mismo.

Los archivos de una empresa no son sólo memoria de la misma empresa, sino también de la sociedad, que por su naturaleza son públicos, promueven los derechos de los ciudadanos.

Los documentos son testimonios de todo lo realizado en las dependencias de una empresa, de cómo la empresa fue creciendo, fue evolucionando. Por eso se hace necesario dedicar personal y recursos materiales para la preservación del archivo. No es un añadido de la empresa, o algo sin importancia. Un archivo bien llevado, con el material humano y recursos, ayuda para que la gestión administrativa sea eficaz, transparente y da seguridad a los usuarios de la empresa, proyectando a la empresa al futuro.

Todo archivo debe tener unas directrices que la rija, para que haya un compromiso de todos los que hacen parte de la empresa, que haya un compromiso de toda la organización, y así se pueda aplicar eficientemente la gestión de todo el archivo. La riqueza del archivo radica en esos documentos conservados íntegramente, se pueda tener una accesibilidad, según sea su uso, y puedan ayudar al desarrollo de la empresa y la sociedad.

Ahora que me encuentro más de lleno laborando en un archivo, además que está bien organizado y estructurado, en el campo físico y humano, se tiene un recurso económico para el mismo. La empresa tiene claro que los documentos alojados en el archivo constituyen un patrimonio valioso, pues ayudan bastantes para la gestión administrativa. Cumple con las cualidades de ser un archivo simple, funcional y técnicamente organizado.