Importancia de los archivos

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

APRENDIZ: CINDY MARCELA SOLANO GERMAN

«Entregar un ensayo utilizando terminología archivista sobre la importancia de los archivos teniendo como base su origen, evolución, sus cualidades, clasificación, categorización y aplicación en medio actual.»

El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización social de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura. Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de control de la población y de la riqueza.

Desde las monarquías surgidas en el Asia Anterior hasta el Bajo Imperio Romano, pasando por las civilizaciones egipcias y griega, se tiene constancia de la existencia de archivos y de fondos organizados.

Los primeros documentos son documentación legal (leyes), documentación de control de las personas (padrones), documentación de hacienda (censos, catastros, títulos de propiedad). También hay mucha documentación militar (registros de soldados, quintas) y mucha documentación privada.

En la actualidad la terminología de archivo ha cambiado y se ve esta profesión de forma importante y con suma responsabilidad dado a lo meticuloso y profesional que hay que ser en este trabajo y más teniendo en cuenta que se está trabajando con documentos importantes que pueden ser decisivos para la toma de una decisión.

Para que los documentos tengan valor para la sociedad deben constituirse como un fuente de información fiable y para ello tienen que contar con las siguientes cualidades:

• Autenticidad: El documento es lo que afirma ser, se puede comprobar que ha sido creado por la persona o la institución que alega haberlo hecho y en el tiempo que dice que fue creado.
• Fiabilidad: Se representa de forma exacta el evento que dice testimoniar, se debe tener en cuenta que esta representación siempre ocurre a través de la perspectiva de la persona u organización que generó el documento.
• Integridad: El documento se encuentra completo e inalterado y su contenido es suficiente como para proporcionar una visión coherente de los hechos que representa. Desafortunadamente no todos los documentos de archivo conservan 100% su integridad.
• Utilidad: El documento debe ser físicamente accesible y estar en condiciones óptimas para poder ser utilizado y servido a quien lo necesite. La catástrofes naturales y las guerras pueden tornar a los documentos de archivo en algo inservible y por lo tanto inaccesible.

Hoy en día la administración documental permite que los documentos sean vistos de manera fácil y oportuna puesto que esta es la encargada de mantener los archivos organizados en lugares adecuados con el fin de prestar un servicio preciso a usuarios que necesitan suministrar y acceder a la información.