Importancia de los archivos
Enviado por jorge ospina • 23 de Septiembre de 2021 • Apuntes • 504 Palabras (3 Páginas) • 395 Visitas
Los archivos son vitales y más que necesarios para las personas, las organizaciones y la sociedad en general porque sin ellos no tendrían ni pasado ni futuro. Vivirían al día sin tener conocimiento alguno sobre sus actuaciones o la de los demás. Todo el mundo quiere conocer su historia y reclama estar informado y documentado, pero no todo el mundo presta los archivos para conseguir este conocimiento.
Es que, porque promueven el conocimiento, custodian y preservan nuestra memoria, difunden nuestro patrimonio histórico, dan acceso a los ciudadanos, son garantía de Protección de datos y Propiedad Intelectual, impulsan la investigación histórica y científica, apoyan la gestión documental de las organizaciones, apoya a la transparencia y a la rendición de cuentas, además dan agilidad en la localización de la información.
Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria y conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de generación en generación, preservan el valor y el significado de los tramites, contratos o diligencias
Además de ser fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y la transparencia de las actuaciones administrativas, Juegan un papel esencial en el desarrollo de la sociedad contribuyendo a la constitución y salvaguarda de la memoria individual y colectiva.
El libre acceso a los archivos enriquece nuestro conocimiento de la sociedad, promueve la democracia, protege los derechos de los ciudadanos y mejora la calidad de vida.
En toda organización el archivo debe ser el centro de la información y de la documentación, Proporcionar los mejores servicios al menor coste, Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios y asegurar la conservación de los documentos
Que se pueden caracterizar según su tipo de información en documentos Económicos, funcionales, simples, exactos y técnicos.
Estos a su vez se clasifican de acuerdo con el tiempo establecido en cada una de las
Etapas, es decir, archivo de gestión, central o histórico y
Según la organización se clasifican en:
Archivo centralizado que son cuando una sola dependencia controla toda la documentación de
La organización, los archivos descentralizados que son aquellos que lleva cada una de las dependencias
De la organización. Es decir, es independiente de todo proceso archivístico, el
Archivo descentralizado con control descentralizado que lo
Lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina y por ultimo
El Archivo descentralizado con control centralizado que se maneja
De acuerdo con las necesidades de cada dependencia con archivo descentralizado, pero
Que a su vez se controla desde el archivo central que es la agrupación de documentos que han sido transferidos por
diferentes archivos de gestión de cada dependencia; su consulta no es tan frecuente,
pero siguen en vigencia
también está el archivo de gestión que corresponde a la documentación que se encuentra depositada y
está sujeta a consulta administrativa por toda la organización y por último el archivo histórico que son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de conservación permanente.
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