Importancia de los archivos

ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

ANGIE PAOLA PIRAZAN MAYORGA

BOGOTÁ

CURSO VIRTUAL DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL SENA

INTRODUCCIÓN

La importancia de los archivos  se remonta desde los inicios de la humanidad, la palabra archivo se utiliza generalmente para nombrar aquel lugar que recopila y conserva documentos que pueden ser libros, recortes de diarios viejos, documentos entre otros, claramente tienen una importancia vital en la identidad y la reconstrucción histórica de la nación. Esto demuestra lo importante que han sido para la evolución política, social, cultural y científica de la humanidad ya que con ellos se recopilan, conservan y difunden información registrada, así podemos comprender la importancia a partir de el valor que tienen para la administración y la investigación.

Este ensayo va a enfocarse en la importancia de los archivos, en el cual se plasma la terminología archivista y la importancia de los archivos teniendo como base su origen, evolución, cualidades, clasificación, categorización y aplicación en la actualidad.

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los primeros indicios de documentación se remonta desde el siglo XII Y XIII por parte de la cultura egipcia que plasmaba la información en los templos, civilizaciones de Roma y Grecia que hacían sus escritos en madera y mármol y Los arcadios, sumerios y babilonios que tallaban sus escritos en pieles, madera, arcilla, entre otros.

A partir de cada una de las culturas se da inicio a la evolución, con el pasar de el tiempo vemos que los archivos fueron tomando una gran importancia para la administración y la cultura, ya que los documentos que lo conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en los antecedentes. Estos documentos pasan a ser parte de el patrimonio cultural y de identidad. En la actualidad en los países mas desarrollados el interés por la investigación se apoya en los archivos existentes y de acuerdo con el área objeto de estudio, dado que ya no poseen solo documentos textuales, sino también otro tipo de soportes documentales.

Los archivos son un conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión.

Entre las ventajas que este sistema presta a la organización, de manera que su correcta implementación adiciona elementos de competitividad están:

• Económicos: ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de documentación.
• Simples: identifica el contenido de la información de manera sencilla.
• Funcionales: permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera eficiente.
• Técnicos: se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.  

Los archivos se pueden clasificar de cuatro maneras diferentes dependiendo su organización , su uso, su naturaleza, o según su ciclo vital.

Según la organización se puede encontrar dividida en cuatro categorías que son:

• Archivo centralizado: es cuando una sola dependencia controla toda la documentación de la organización.
• Archivo descentralizado: es aquel que lleva cada una de las dependencias de la organización. Es decir, es independiente de todo proceso archivista.
• Archivo descentralizado con control descentralizado: este depósito de información lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina.
• Archivo descentralizado con control centralizado: este depósito de archivo se maneja de acuerdo con las necesidades de cada dependencia con archivo descentralizado, pero que a su vez se controla desde el archivo central.

Según su uso se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de las etapas documentales y se divide en:

• Archivo activo: compuesto por documentos del año actual o años anteriores, que se encuentren en proceso de tramitación.
• Archivo semiactivo: son los documentos que varían en su periodo de conservación y su consulta es menor.
• Archivo inactivo: son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de conservación.

Según su naturaleza se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que realiza el proceso de archivo y se divide en:

• Archivo público: es todo documento que pertenece a las entidades del Estado.
• Archivo privado de interés público: son aquellos documentos que por su valor histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público.
• Archivo privado: son los documentos que pertenecen a personas naturales o jurídicas

Según su ciclo vital se divide en:

• Archivo de gestión: corresponde a la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta administrativa por toda la organización.
• Archivo central: es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos de gestión de cada dependencia; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia.
• Archivo histórico: aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de conservación permanente.

CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Los archivos se clasifican de acuerdo al orden territorial que en ellos se administra, tal y como lo especifica el Archivo General de la Nación.

Los archivos desde el punto de vista de su jurisdicción de competencias se clasifican en: