Importancia de los archivos

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Importancia de los archivos

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Yosimar Yances Paternina

Administración Documental en el Entorno Laboral

Servicio Nacional de Aprendizaje

yyances9@soysena.edu.co

Valledupar, 1 de julio de 2023

Primeramente, es fundamental establecer que según la normatividad colombiana, los archivos son el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión. Los documentos que componen un archivo ayudan a la toma de decisiones en las organizaciones, sirviendo como testimonio de alto valor probatorio para los tramites o registros de sus operaciones administrativas, contables, fiscales y legales que pueda desarrollar una empresa a lo largo de las funciones que desarrolla.

A diario en cada una de las oficinas de cada empresa los funcionarios están constantemente produciendo y recibiendo documentos, dichos documentos hacen parte de los trámites que se realizan en la entidad, dichos trámites cuando están activos y bajo constante consulta administrativa; configuran los documentos del archivo de gestión, es decir aquellos documentos que hacen parte del dia a dia y del funcionamiento de la empresa. Con el tiempo, los trámites se van resolviendo y su consulta ya no es tan constante, pero todavía pueden ser consultados; por lo que dependiendo de los criterios contenidos en las tablas de retención y valoración documental se deben transferir al archivo central, siendo este la unidad administrativa gestiona el archivo de gestión y la duración de los documentos en esta etapa del ciclo vital, cabe resaltar que esos archivos transferidos al archivo central aun conservan algunos valores primarios, a estas transferencias se le llaman primarias. Existen transferencias secundarias que pueden ser del archivo de gestión o el central al archivo histórico, siendo este ultimo el conjunto de documentos que, por su valor para la historia, la cultura, la investigación entre otros; son conservados de manera permanente y han sido catalogados de esta manera por el legislador o por los encargados del archivo en una empresa.

Por consiguiente, lo anteriormente mencionado indica que los archivos tienen un ciclo vital, desde que son producidos hasta que son conservados permanentemente, depurados o eliminados, siendo de vital importancia porque facilitan la consulta de los mismos, la toma de decisiones y el cumplimiento de las políticas archivísticas consagradas en la legislación nacional en esta materia.

La operación archivística que planifica y controla administrativa, técnica y políticamente la gestión documental en una organización es sistemática y dinámica, aunque tenga su complejidad. Por lo cual, el personal responsable de la organización documental en cada una de sus etapas (clasificación, ordenación y descripción), debe ser un personal calificado, con conocimientos profesionales, tecnológicos o técnicos en esta área, ya que la perdida, alteración o modificación de los documentos puede ocasionar problemas muy graves en una empresa y las implicaciones legales van desde sanciones económicas, cese de actividades, demandas y hasta privación de la libertad (dependiendo la gravedad del asunto).