LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

La importancia de los archivos en la sociedad y en una empresa radica en base de acuerdo su origen en que nos permiten gestionar los documentos desde su nacimiento para preservar su valor y significado. A demás custodian la memoria individual y colectiva, las decisiones y las actuaciones.

Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de generación en generación. El archivo es la memoria de una empresa, representada en la conservación de los documentos. se constituye en un centro de información disponible en todo momento. Asegurando una perfecta conservación de los documentos Evita la pérdida de tiempo en la recuperación de la documentación y permite el control de acceso y de seguridad de la información, impidiendo que personas no autorizadas accedan a los contenidos.

Se puede resaltar que los archivos también radican su vital importancia por la evolución, sus cualidades, clasificación, categorización y aplicación en medio actual en una entidad por que los documentos sirve para gestionar, clasificar, ordenar y conservar un conjunto de documentos que son necesarios conservar en su base de datos como su propio nombre indica,

Cabe resaltar que la gestión de archivos consigue evitar la pérdida de documentación y datos, ya que todos los ficheros están identificados siguiendo patrones establecidos e integrados en un mismo sistema. De este modo, la gestión de archivos permite a los usuarios realizar ciertos procesos con los documentos registrados o creados.

En la aplicación en medio actual en una entidad establece la colaboración entre los diferentes órganos de la empresa para una óptima gestión del propio sistema y permite Acceder a la información contenida en las matrices. Editar o eliminar el documento si es necesario.

También la importancia radica en el personal encargado del archivo el cual debe tener el profesionalismo y la total identificación con la labor que ejerce ya que la información que contiene el archivo de la entidad que el presta su servicio, porque en su fascinante carrera esta la responsabilidad de guardar, recolectar, gestionar, facilitar, garantizar, receptar, conservar, almacenar, proteger la historia y la documentación de esta organización.

Por lo tanto, requiere ser un profesional dinámico, visible, participativo y con presencia institucional. Debe evitar la inercia, la pasividad, el conformismo y la invisibilidad, debe disponer metódicamente los elementos y documentos con que se trabaja, para ejercer sobre ellos un control que permita saber, en cualquier momento, en qué parte se hallan. El archivo debe mantenerse al día. A demás agrego otra cualidad que debe tener es la PRONTITUD a la hora de encontrar inmediatamente un documento y la agregaría la CORDIALIDAD por que debe generar una buena disposición en el momento de dar la información en la búsqueda de los documentos.