ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS.

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Metodología del Análisis del Puesto.

Paso 1. Definir el objetivo.

Para identificar el objetivo la pregunta es ¿Qué se quiere resolver con el análisis del puesto? La respuesta determina las acciones a seguir y el alcance que se desea lograr. Los posibles problemas pueden ser:

- Diseño de un puesto que no existe.

- Puestos que van a ser analizados para una nueva organización.

- Por el crecimiento de la empresa, es necesario la creación de nuevos puestos.

- Por modificación de los puestos existentes con motivo de los cambios tecnológicos, métodos, procedimientos, nuevos sistemas.

Paso 2. Elaborar el programa del estudio.

Establecer el programa de las actividades a desarrollar y calendarizar el tiempo requerido para el análisis.

Paso 3. Determinar el presupuesto.

Elaborar el presupuesto de acuerdo a las actividades a desarrollar y los métodos que se van a utilizar, con la finalidad de determinar costos.

Paso 4. Seleccionar el método adecuado para recabar la información.

Los métodos que se pueden utilizar para obtener información son los siguientes:

- Entrevista

- Cuestionario

- Observación

- Métodos combinados o mixtos

- Entrevista

La entrevista se lleva a cabo cuando el analista se interrelaciona con los entrevistados para obtener información sobre el puesto. Puede efectuarse con el ocupante actual del puesto o el supervisor inmediato, quien tiene amplio criterio y una visión global sobre las actividades que se desarrollan en ese puesto.

Ventajas:

- El contacto directo con el entrevistado, persona que conoce perfectamente su trabajo, resulta un método muy preciso.

- Es flexible y productiva si se planea bien la entrevista.

- Permite incluir todos los aspectos convenientes para obtener la información.

- Admite eliminar dudas del entrevistador y se establece un clima de confianza.

Desventajas:

- Alto costo al emplear un tiempo considerable tanto por parte del analista como del entrevistado para obtener la totalidad de la información sobre el puesto.

- El personal puede tener reacciones negativas cuando no existe una adecuada entrevista.

- Se puede generar confusiones entre lo que se dice en la entrevista y lo que se hace realmente en el trabajo desempeñado.

- Representa un costo operativo alto al tener que emplear personal experto y, por otra parte, el tiempo empleado por los entrevistados al dejar de realizar sus actividades.

- Observación

Consiste en observar el desarrollo de las actividades desempeñadas por el ocupante del puesto. El analista observa y anota los detalles, para después elaborar un informe que va a servir para la descripción del puesto.

Ventajas:

- Se observa al ocupante del puesto en el desarrollo de su trabajo.

- Es de gran utilidad para puestos con actividad manual visible o tareas sencillas o repetitivas, que pueden tener tiempos establecidos para pasar de una tarea a otra.

- Fácil de verificar en puestos que laboran a destajo o donde se puede observar el volumen de trabajo realizado.

- Veracidad de los datos obtenidos por el mismo analista.

- El entrevistado no deja de realizar sus funciones.

Desventajas:

- Es lento e implica un costo elevado la inversión de tiempo del analista, para obtener la totalidad de la información deseada.

- Puede dejar de observar actividades importantes que no se ejecutan en ese momento o que se realizan de manera periódica.

- No se recomienda para todos los niveles o puestos.

- Es el método menos preciso o confiable.

- Requiere la utilización de otro método para complementar la información.

- Cuestionario

Son formatos estructurados con preguntas abiertas o de elección múltiple. Su contenido abarca una gama de preguntas que proporciona la siguiente información del puesto:

- Contenido o identificación del puesto.

- Objetivo o propósito.

- Funciones específicas.

- Requerimiento y características de la persona que debe ocuparlo.

- Nivel de desempeño.

- Condiciones del puesto.

Puede ser aplicado de manera individual o colectiva, tanto al ocupante del puesto como al supervisor o a un grupo de trabajadores que desempeñen la misma función y se solicita responda las preguntas del cuestionario y se indique las funciones o responsabilidades del puesto y el tiempo empleado para realizar las actividades.

Ventajas:

- Se puede obtener información consistente, homogénea y rápida.

- Se puede aplicar a varios puestos y personas al mismo tiempo.

- Se pueden aplicar cuestionarios diferentes a los puestos de distintos niveles o con acentuadas diferencias entre sí.

- Se puede utilizar el correo electrónico para facilitar su envío y llenado.

- Se puede hacer un cuestionario bien estructurado.

- Es el más indicado para puestos ejecutivos debido a que no afecta su tiempo.

Desventajas

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