INFORME DIGITALIZACION ARCHIVO

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Se hace la digitalización a estos documento también con el fin de reducir la manipulación y el uso de la documentación original y de aquella sobre la que se hace un uso más frecuente como los son los Comprobantes de Egreso y Asientos Contables, creando una “copia de seguridad” sobre toda la documentación ya digitalizada.

Una vez digitalizados, se procede a realizar la revisión, comparando el físico con el archivo digitalizado, uno por uno, esto con el fin de garantizar que se encuentren todos los documentos y que haya quedado visible al momento de su reproducción.

Ya estando digitalizados, organizados y revisados, dichos documentos se amarran y se ponen en cajas selladas y debidamente marcadas y luego se guardan en el lote para una fácil ubicación de los mismos al momento de requerirlos, ya que por órdenes de la Gerencia Administrativa el Archivo no se está destruyendo, si no que se mantienen en físico.

Se encontró copias de los Comprobantes de Egreso de todo el año 2011 y parte del 2012 entre los recibos de caja, los cuales se compararon con los ya digitalizados para verificar firmas originales y hacer reemplazo al igual que se identificó los faltantes y se procedió a archivarlos en su respectivo año y consecutivo. Estas copias de Comprobantes de Egreso no se destruyeron, si no que se guardaron en el lote en cajas debidamente marcada por órdenes de Gerencia Administrativa.

Se realiza copia de seguridad de la documentación digitalizada cada sábado o cada vez que se requiera.

AVANCE:

Al día de hoy se ha venido digitalizando y revisando a la par con los años anteriores, los Comprobantes de Egreso, los Asientos Contables, las Facturas de Servicio, Facturas de Repuestos , los Recibos de caja, Facturas Atípicas, Notas Crédito de Repuestos y Notas Crédito de Servicios de la fecha actual, llevando al día toda la facturación.

Se anexa cuadro de Excel donde se especifica la documentación por asuntos y años digitalizada y revisada.

ACTIVIDADES PENDIENTES:

Queda pendiente por digitalizar los Recibos de Caja de 2015 y 2016, Recibos de anticipos y otros asunto de 2011 a 2016,Causaciones 2011 a 2016, Caja Menor, Declaraciones de renta, planillas y otros asuntos varios de 2008 a 2016 y revisar documentación contenida en el área de Tesorería de los años 2015 a la fecha.

Elaboro:

LEIDI ANDREA PINZON GUITERREZ

Auxiliar de Digitalización