COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO Caso de Estudio Encuadernadora S.A.

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Presentación de la situación

La Encuadernadora S.A. después de realizar acercamientos con su único proveedor en Colombia (Papelitos S.A.) ha revisado de forma prioritaria del impacto y cómo le puede afectar sus operaciones en caso que el paro se extienda en el tiempo, igualmente ha revisado sus inventarios y los volúmenes requeridos de materia prima para responder a la demanda del mercado, sin embargo, aunque Papelitos S.A. le ha informado que una de sus plantas no se ve afectada por el paro, la disponibilidad de materia prima ofrecida por el proveedor no alcanza a cubrir las necesidades de La Encuadernadora para asegurar la entrega efectiva de sus pedidos.

Al explorar una posible solución de importar materia prima se identifica que la materia prima importada no permite entregar la misma calidad en los productos que fabrica La Encuadernadora y adicionalmente el precio disminuye el porcentaje de rentabilidad de la empresa, con un riesgo de no contar con dicha materia prima a tiempo por el Lead Time que maneja el proveedor del exterior.

Diagnóstico

- La Encuadernadora tiene una dependencia estratégica, que puede afectar su operación, al no contar con una base de proveedores que le ofrezcan la materia prima en condiciones de precio y calidad iguales a los ofrecidos por Papelitos S.A.

- La calidad de los productos que ofrece La Encuadernadora se encuentra asociado a la materia prima que ofrece Papelitos S.A.

- Los costos de fabricación actual de los productos de La Encuadernadora no contempla márgenes de contingencia para casos fortuitos como la amenaza actual de su cadena de abastecimiento.

- La Encuadernadora debe tomar decisiones con base en la confrontación de cuales aspectos puede sacrificar en función de los otros aspectos (por ejemplo disminuir la calidad del producto para atender la demanda, disminuir el margen de rentabilidad para cumplir con los pedidos colocados, entre otras).

- La Encuadernadora no maneja planes de posibles inversiones en investigación de nuevos productos que puedan diversificar el mercado, así como el aseguramiento interno al crear su propia materia prima bajo los estándares de calidad y volúmenes que requiere por cada temporada, con la única finalidad de evitar dependencias y asegurando toda la cadena productiva de la empresa.

- De forma complementaria, La Encuadernadora requiere realizar un análisis de sus competidores a nivel de fortalezas y debilidades para encontrar oportunidades de acción frente a las amenazas que se dan del entorno de abastecimiento que no puede manejar de forma interna.

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METODOLOGÍA

Para el caso planteado de la Encuadernadora, desarrollaremos un conjunto de operaciones ordenadas con las cuales pretendemos hallar la solución al problema y obtener un resultado favorable para la empresa.

Nos basaremos en cinco etapas que garantizan la llegada correcta a la solución: identificación del problema, planteamiento de alternativas de solución, elección de una alternativa, desarrollo de la solución y evaluación de ésta.

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Identificación del problema:

La identificación del problema es una fase muy importante en la metodología, pues de ella depende el desarrollo en busca de la solución. Un problema bien delimitado es una gran ayuda para que el proceso general avance bien; un problema mal definido provocará desvíos conceptuales que serán difíciles de remediar posteriormente. En esta etapa es fundamental el análisis de la información inicial (entrada) con el fin de distinguir los datos pertinentes de los que no lo son, de manera que se pueda elegir la configuración más conveniente respecto a las soluciones posibles. También deben definirse los datos de salida que garanticen la continuidad del proceso para que sea más fácil eliminar las expectativas negativas.

Para La Encuadernadora el problema que se logra identificar es el siguiente:

Se inicia el paro Nacional de corteros de caña en el Valle del Cauca, Risaralda y Cauca, los principales ingenios del país participaran y esto puede afectar la producción de papel del proveedor Papelitos S.A., el proveedor más importante de la Compañía, donde el bagazo de caña es su principal materia prima y este paro podría afectar de forma significativa a La Encuadernadora y sus actividades dentro de la misma.

Problema: Su proveedor más importante de papel dejaría de abastecer la compañía.

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Planteamiento de alternativas de solución

Después de la definición del problema y del análisis de los datos de entrada, el proceso continúa con el análisis de las alternativas de solución. Por lo general, la solución de un problema puede alcanzarse por distintas vías. Es útil tratar de plantear la mayor cantidad de alternativas posibles de solución, pues de esta forma las probabilidades aumentan a favor de encontrar la vía correcta. Se debe destacar que no es conveniente extender demasiado el número de alternativas, pues si el número de éstas es demasiado alto, se presentará una mayor dificultad para elegir la mejor de todas, que es en definitiva el objetivo del proceso.

Las soluciones planteadas para el problema presentado en La Encuadernadora son:

- Comprar papel en el exterior

- Comprar producto terminado en Perú

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Elección de una alternativa

Después de tener todo el repertorio de alternativas, es necesario pasar a otra etapa: la elección de la mejor entre todas las posibilidades. Esta fase es muy importante porque de la elección realizada depende el avance final hasta la solución. La orientación hacia delante supone la irreversibilidad si la decisión es acertada o una "reversibilidad onerosa", pues si la decisión no es acertada, es necesario retroceder, lo que afecta la "optimidad" del proceso.

Se analizarán las alternativas planteadas y se seleccionara una para así llegar a solución del problema que tiene La Encuadernadora.

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