CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS DE LA EMPRESA

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10.- Los demás requerimientos establecidos en las Normas Generales de Emisión y

Elaboración de Facturas.

Aquellas facturas y/o comprobantes de pagos que presenten borrones, tachaduras o enmendaduras, no se deberán incluir como soportes de gasto al momento de solicitar la reposición del Fondo de Caja Chica.

Las reposiciones de los fondos de Caja Chica deberán ser solicitadas por el respectivo responsable cuando de éstos se haya utilizado, al menos, el setenta y cinco por ciento de su monto (75%).

3. BANCO: Los depósitos a la cuenta de Banco provenientes de Caja General se efectuarán mediante Depósito Nocturno, sólo en el caso de que este no se pueda realizar, debe hacerse a más tardar al día siguiente ante la Entidad Bancaria correspondiente.

3.1. Desembolso con Cheques

· Todos los desembolsos deberán hacerse por medio de cheques debidamente pre-numerados y emitidos en forma secuencial y a nombre del beneficiario.

· Todos los cheques, sin excepción, deben contener dos firmas mancomunadas.

· Todos los cheques emitidos deben estar obligatoriamente firmados por el Gerente General y por otro con firma libradora que en este caso hemos asignado al Gerente Administrativo ya que no maneja cuentas contables.

· Se girarán los cheques atendiendo el orden correlativo de los mismos, en caso de anulación de un cheque, el Cajero debe sellar con la palabra ANULADO y será perforado para mayor seguridad, el Departamento de Contabilidad debe archivar todos los comprobantes de cheques emitidos y cheques anulados en forma correlativa.

· Todo cheque será emitido con un comprobante contable de pago o egreso, este formato de comprobante debe contener toda la información requerida.

· Los pagos con cheques se efectuarán en los siguientes casos:

a) La documentación correspondiente al pago de proveedores por compra de artículos o servicios, debe ser entregada al Departamento de Contabilidad al día siguiente para su registro y archivo correspondiente.

b) Las reposiciones o reembolsos de los gastos de viaje en el País o fuera de él y los gastos de representación serán autorizados debidamente por el Gerente General y el Departamento de Contabilidad.

c) Los pagos de servicios de electricidad, teléfonos, agua, (servicios públicos), retenciones fiscales, tributos, impuestos municipales, etc. serán cancelados en las fechas de su vencimiento o previo a dichas fechas.

· No se girarán cheques en blanco, al portador ni con fechas post-fechadas.

3.2. Manejo de Cuentas Bancarias

· La apertura y cierre de toda cuenta bancaria corriente y de ahorro, deben ser autorizadas por la Junta Directiva de la empresa.

Las cuentas bancarias corrientes y de ahorros serán abiertas a nombre de GRANOS L PACÍFICO, S.A.

· Según acuerdo de la Junta Directiva, la firma libradora de Grupo GYMSA es la del Gerente General y por el Gerente Administrativo.

· Al ocurrir un cambio de la firma autorizada, la Junta Directiva notificará a la institución bancaria correspondiente para su modificación.

· Únicamente la Junta Directiva tiene la autoridad para cerrar una cuenta bancaria corriente o de ahorro, mediante delegación al Gerente General.

3.3. Conciliación Bancaria

· El Departamento de Contabilidad tiene la responsabilidad de elaborar mensualmente una conciliación entre los registros de la institución financiera y los registros de la Compañía, para todas las cuentas bancarias que estén a nombre de la empresa.

· El Departamento de Contabilidad es el encargado de examinar mensualmente los estados de cuenta bancarias a fin de encontrar diferencias en las cuentas bancarias además de emitir un reporte al Gerente General donde se especifiquen los hallazgos encontrados.

· El Gerente General es el único que puede autorizar los ajustes a las cuentas de Banco.

La conciliación bancaria se realiza en los primeros días del mes siguiente según el mecanismo descrito a en el Formulario correspondiente. (Ver: Sección de Formularios: Conciliación Bancaria).

4. CUENTAS POR COBRAR: Es necesario clasificar las cuentas por cobrar, para lograr un debido control y una adecuada contabilización de sus importes. Estos registros se clasifican en:

• Comerciales

• No comerciales.

Cuentas por cobrar comerciales: Las cuentas comerciales por cobrar representan las ventas de mercancías durante el curso normal de las operaciones de la empresa, y corresponden a la mayor parte de las actividades lucrativas de la misma.

Las cuentas por cobrar comerciales o provenientes de venta de bienes, son aquellas que están respaldadas por la aceptación de una factura por parte del cliente. Se puede decir que, al mismo tiempo, que las transacciones se originan de las ventas a crédito de mercancías, es necesario que se subdividan, porque le van a permitir a las empresas comerciales, que tienen cuentas individuales deudoras, llevar un control eficaz y eficiente para los efectos de contabilidad.

Cuentas por cobrar no comerciales: Las cuentas por cobrar no comerciales, son las que se originan por las obligaciones de carácter laboral con el personal de la organización, estas transacciones también se conocen como cuentas por cobrar funcionarios y empleados. Es decir, los derechos que tiene la empresa por cobrar que se originan de operaciones distintas a la venta de mercancías.

Entre las cuentas por cobrar no comerciales se encuentran:

• Cuentas por cobrar a empleados. • Cuentas por cobrar a socios. • Alquileres por cobrar. • Cuentas por cobrar ínter compañías. • Intereses por cobrar. • Otras cuentas por cobrar. 4.1. Procedimientos de control interno:

Objetivos:

• Establecer áreas de responsabilidad: claramente se debe indicar qué departamento y personas son responsables de cada función específica. En lo referente a las áreas de autoridad y de responsabilidad

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