Comportamiento en las organizaciones.

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Una ventaja importante de una estructura funcional es la eficiencia.

Tiene varias desventajas:

- No hay una manera clara de determinar por separado la eficacia de los gerentes de cada función. No hay método para medir qué parte de las utilidades aportó cada cual.

- Una disputa entre gerentes de funciones diferentes sólo podrá resolverse en una instancia superior, aunque se haya originado en un nivel mucho más debajo de la organización. Llevar el problema varios niveles arriba y luego comunicar la decisión hacia abajo, al nivel en que originó, es un proceso lento y frustrante.

- Las estructuras funcionales son inadecuadas para una empresa con productos y mercados diversificados.

- Las organizaciones por funciones crean nichos para cada función, lo que obstruye la coordinación en actividades como el desarrollo de productos nuevos.

Unidades comerciales:

Está pensada para resolver los problemas de la estructura por funciones. Una unidad comercial, también llamada división, se ocupa de todas las funciones de producir y realizar el marketing de una línea de producto. Son responsables de planear y coordinar diversas funciones y de resolver las disputas entre estas funciones. Su desempeño se mide con base en la rentabilidad de toda la unidad comercial.

- Los gerentes ejercen una amplia autoridad sobre sus unidades, la matriz tiene ciertas prerrogativas.

- La matriz es responsable de conseguir los fondos para toda la compañía y asignarlos a las unidades comerciales. La matriz también aprueba los presupuestos y evalúa los desempeños de las unidades comerciales. La matriz elabora la “carta constitutiva” de cada unidad, es decir, las línea de producto que se le permiten hacer y vender. La matriz también fija políticas a toda la compañía. Estas funciones de la matriz son cruciales; sin ellas, las unidades comerciales estarían mejor como compañías independientes.

Ventajas:

- Sirven como campo de entrenamiento para los directores generales.

- La unidad comercial está más cerca del mercado de los productos que la matriz.

- El gerente puede tomar decisiones de producción y marketing más acertadas.

- La unidad en conjunto puede reaccionar más rápidamente las nuevas oportunidades y peligros.

Desventajas:

- El riesgo de que el personal de las unidades comerciales dupliquen parte del trabajo que hace la matriz.

- Los especialistas en ciertas funciones son escasos y quizá algunas unidades comerciales no puedan atraer gente capacitada.

- Propiciar disputas entre unidades.

Implicaciones para el diseño de sistemas

Si el criterio fuera control la compañía se organizaría solo en unidades comerciales, pero el control no es único criterio, una organización basada en funciones puede ser más eficiente porque las grandes unidades funcionales tiene la ventaja de las economías de escala.

- Organización por unidades comerciales, orientada hacia las utilidades.

El diseñador de sistemas siempre debe hacer que el sistema se ajuste a la organización, no al revés. Aunque es necesario analizar con la alta dirección las repercusiones del control administrativo sobre las diversas estructuras organizacionales, si la administración ya decidió que una estructura es la mejor, el diseñador de sistemas debe aceptar esa estrategia. El sistema no está al servicio del diseñador, sino todo lo contario.

Las funciones del contralor.

Es a persona encargada de diseñar y operar el sistema de control de gestión, o es el director de Finanzas.

El contralor realiza las siguientes funciones:

- Diseñar y operar sistemas de información y control.

- Preparar estados es informes financieros para los accionistas y otros grupos externos.

- Preparar y analizar informes de desempeño, interpretarlos para los gerentes; analizar propuestas de programas y presupuestos de diversas áreas de la compañía, y consolidarlas en un presupuesto general anual.

- Supervisar los procedimientos internos de auditoría y control para asegurarse de la validez de la información, aplicar medidas de seguridad adecuadas contra robos y fraudes y realizar auditorías a las operaciones.

- Capacitar al personal del área de contraloría y participar en la formación del personal administrativo en asuntos relacionados con la función del contralor.

Relación con la estructura organizacional:

Su función de la contraloría es de apoyo. El contralor no toma las decisiones de la administración ni las aplica. La responsabilidad de ejercer el control proviene del director ejecutivo y desciende por la estructura organizacional. Puede vigilar se respeten las limitaciones impuestas por el director ejecutivo, controlar la integridad del sistema contable y proteger los activos de la compañía contra robos y fraudes. Las decisiones que toma son a la aplicación de políticas en la administración en línea.

Los contralores también cumplen una función importante en la preparación de planes y presupuestos estratégicos.

El contralor de la unidad comercial:

Tienen una lealtad dividida.

- Deben lealtad al contralor de la corporación, que es el responsable de la operación del sistema de control.

- Deben lealtad a los gerentes de su unidad, a quienes prestan servicios de apoyo.

El sistema de rendir cuentas:

- Tiene una relación indirecta, rinde cuentas al gerente comercial y el gerente de la corporación.

- Tiene una relación de línea continua en el organigrama.

Las dos relaciones conllevan problemas en las relaciones.

Cualesquiera que sean las relaciones de subordinación, se espera que