EL INFORME EN LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA.

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Material preliminar necesario:

- Portada.

- Carta de presentación.

- Prefacio.

- Sumario.

El informe (texto)

- Propósito: sirve para unir al autor con el lector en un punto en común.

- Periodo: especificación del tiempo de duración de la investigación.

- Alcance: es la profundidad de la investigación y las áreas que se examinaron. Esto en si es si la investigación se realizó en toda la empresa, en uno o más departamentos y/o en sus funciones.

- Métodos utilizados: se especifican las técnicas utilizadas para obtener la información.

- Copia de los cuestionarios empleados: especificación de los tipos de cuestionarios aplicados.

- Personas entrevistadas: el nombre de las personas entrevistadas.

La información depende del alcance que haya tenido el examen. El tipo de empresa en que se realizó, las oportunidades detectadas por el auditor y los deseos del cliente. Esto implica que el informe no debe de tomar una forma uniforme.

Se recomienda lo siguiente para el informe, dándole la libertad al auditor a que decida sobre la secuencia, extensión y disposición, dicho esto las recomendaciones son:

- Deficiencia de las áreas funcionales: se debe de señalar en orden de mayor importancia las deficiencias que afectan a una función en particular de la empresa, área o proceso que se analizó.

- Deficiencias de la administración general: se debe de señalar en orden de mayor importancia las deficiencias del proceso administrativo y que por lo tanto requiere medidas correctivas.

- Apreciación de la empresa: con base en la información que se obtuvo y de acuerdo a su puntuación según el cuestionario que se aplicó, el auditor debe de evaluar cuantitativamente la empresa, mediante una escala de apreciación, al presentar esta técnica se hará de acuerdo a la importancia de cada organismo concede a sus áreas funcionales.

- Conclusiones y recomendaciones: las conclusiones deberán recoger los resultados del informe, de tal forma que sea entendible y no de pie a mal interpretaciones. También se describirán las áreas que ofrecen posibilidades de mejora. En las recomendaciones se darán pautas o sugerencias para corregir deficiencias, por lo tanto el auditor debe sugerir soluciones para la eliminación de errores, pero al hacerlas debe considerar los recursos de la empresa para poder poner estas en práctica.

Material complementario

El material complementario (anexos), es aquel que es útil a algunos lectores, pero no es esencial para la exposición de la información. Esto tiende a colocarse al final del informe.

Los anexos serán aquellos documentos que sirvan para dar mayor claridad a la información que se va o quiere transmitir, entre los anexos que más se frecuentan son:

- Graficas

- Cuadros

- Diagramas de flujo

- Hojas de trabajo

- Etcétera

Es conveniente que el auditor emita informes periódicos a medida del avance de su auditoria se va desarrollando para comunicarle a los directores y clientes sobre sus hallazgos o evaluaciones de la empresa, por lo tanto ellos podrán tomar acciones correctivas, y a su vez sirve para si alguna recomendación no les parece modificar o sustituir esta.

Control de las conclusiones y recomendaciones

La principal finalidad es lograr que las recomendaciones se sigan y cumplan. Todas las recomendaciones deben de ser discutidas con la dirección y/o el cliente, ya que si a juicio de ellos no se van a hacer, es mejor no incluirlas y cambiarlas por otras que ellos acepten.

Si llegase a pasar que la dirección esta indecisa de poner en acción una sugerencia de inmediato, esto no es motivo de desaliento, ya que en toda empresa es difícil realizar cambios, por eso esta limitación tiene que superarse.

El auditor deberá:

- Revisar que las acciones correctivas se lleven a cabo finalmente y observar los resultados de su aplicación.

- Convencer a la dirección que varias sugerencias tomaran algo de tiempo para mostrar sus resultados esperados.

- Convencer que la auditoria administrativa es una técnica que da una mayor capacidad para el cumplimiento de sus objetivos y planes establecidos.

Utilidad de aplicación del informe de auditoría

La utilización del informe expresada cuantitativamente es solo para medir la capacidad de la empresa y como se enfrentara al futuro con sus obligaciones financieras o al lograr sus objetivos. La información adicional es de gran utilidad para evaluar que la empresa está administrada de forma adecuada.

El informe puede ser útil de dos formas:

- Utilidad interna: el informe da datos crítico constructivos de la empresa, en pocas palabras dice información sobre, funciones, procesos y operaciones.

- Utilidad externa: abarca la apreciación del medio ambiente los cuales son factores que ocurren en factores externos.

Exposición del informe y correcciones

El éxito total o parcial es la forma en que sea expuesta al personal de la empresa que está relacionada a esta información.

Esta etapa es la más importante ya que es realizada con las personas directamente responsables. En esta etapa se discute, intercambia y se corrobora lo que falta y los problemas que se encontraron en la empresa y/o área(s).

Presentación del informe final

Este es el punto más alto de la auditoria, ya que representa los esfuerzos realizados a través del estudio e investigación del auditor.

Para la elaboración ya hemos mencionado puntos cruciales que requiere tener el informe, pero además se deben de considerar otros factores como:

- Oportunidad en la presentación.

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