EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS.

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- Las formas en que se van a adquirir las competencias, de las que actualmente no disponga la empresa, y van a ser necesarias en algunos momentos.

- La forma en que se van a desarrollar las competencias de la que ya dispone la empresa, pero se van a necesitar a niveles distintos.

- La forma en que se van a activar las competencias, para que las personas que conforman la empresa pongan en práctica los comportamientos que se precisan.

- La forma en que se van a inhibir las competencias que pueden dificultar la consecución de los objetivos estratégicos de la empresa.

Al elaborar la planificación se trabaja a corto, medio y largo plazo. Como consecuencia es de esperar que los resultados realmente obtenidos no se correspondan exactamente con los esperados.

Es necesario, por tanto, incluir, en la planificación, los momentos y sistemas de control que permitirán determinar hasta qué punto se están consiguiendo los objetivos fijados y corregir las posibles desviaciones que se estén produciendo.

Elaboración de planes alternativos.

Al planificar a largo plazo es de esperar que, por muy rigurosamente que se haya elaborado la planificación, aparezcan situaciones distintas a la que se habían previsto como más probables. Para poder responder rápida y eficazmente a estas situaciones, se elaborarán los planes alternativos.

Cuatro situaciones:

- Amenazas internas.

- Amenazas externas.

- Oportunidades internas.

- Oportunidades externas.

Se aconseja que para cada una de las cuatro anteriores, se prevean cinco o seis contingencias, las que parezcan más probables y, para cada una de ellas, elaboren un plan alternativo.

Estos planes alternativos quedarán en reserva y serán las armas de que dispondrá la dirección de recursos humanos para poder superar las situaciones difíciles y llegar, en los plazos previstos, a las metas fijadas, a pesar de los imprevistos que vayan apareciendo en el camino.

- DEFINICIÓN DE LA PLANTILLA CUANTITATIVA.

Ya hemos explicado que uno de los aspectos de la planificación es determinar el número de personas necesarias en cada puesto y dirección de la empresa; esto es, determinar la plantilla cuantitativa de la organización.

Para ello, es preciso atender al concepto de carga de trabajo, entendida como la cantidad de trabajo que una persona, o un grupo de personas, deben realizar en un periodo de tiempo dado.

La carga de trabajo estará definida no sólo por el trabajo físico, sino también por las exigencias mentales y la exposición a condiciones ambientales agresivas, como el ruido, la iluminación, la temperatura, etc.

A la hora de calcular la carga de trabajo, es preciso tener en cuenta una serie de variables relevantes:

- Ritmo de trabajo controlado por el trabajador o por la máquina.

- Ritmo de trabajo predecible o aleatorio. Hay empresas que, por sus características, tienen un ritmo de producción (y, por tanto, de carga de trabajo) predecible a lo largo del tiempo, por lo que es relativamente sencillo determinar las cargas de cada puesto.

Lo normal es que los ritmos de producción dependan de la hora del día, de la semana o del año. Para calcular la carga de trabajo cuando el ritmo es aleatorio, se suele emplear la teoría de colas.

- Trabajo repetitivo o no repetitivo. Existen trabajos en los que el operario realiza siempre los mismos movimientos y en el mismo orden. Son los denominados trabajos repetitivos, en los que la mejor forma de calcular las cargas de trabajo es emplear las técnicas de estudios de tiempos.

- Proyectos concretos. Cada vez es más habitual que se tenga que determinar la carga de trabajo que conlleva la realización de un proyecto. Para hacerlo, se utiliza alguno de los métodos de gestión de proyectos, que permiten definir las actividades que es preciso llevar a cabo en un periodo de tiempo determinado y, en consecuencia, determinar el número de personas necesarias para cada una de ellas, en función de su carga de trabajo y el tiempo en que es preciso realizarlas.

Una vez que se conoce la carga de trabajo, se pueden aplicar una o varias de las técnicas. Dichas técnicas, podemos incluirlas en dos grandes grupos:

- Técnicas cuantitativas. Utilizan técnicas matemáticas para hacer las previsiones de plantilla y, durante algún tiempo, fueron las más utilizadas. Las principales técnicas cuantitativas de estimación de plantillas son:

- Método de la media, que consiste en proyectar hacia el futuro la media de las necesidades de personal que ha habido en períodos recientes. Es un método que puede llevar a ignorar los cambios estacionales o cíclicos explicados al hablar de los ritmos de trabajo aleatorios.

- Regresión, se utiliza una ecuación de regresión para estimar la plantilla necesaria en función de su correlación con otras variables como, por ejemplo, producción o ventas.

- Cadenas de Markov, se aplica multiplicando el número de personas en cada puesto, por la probabilidad de movimiento entre los puestos.

Las técnicas cuantitativas, sin embargo, presentan dos limitaciones:

- Se basan, fundamentalmente, en datos pasados sobre relaciones previas que se han encontrado entre el número de personas por puesto y otras variables tales como la productividad o los ingresos. El problema reside en que las relaciones existentes en el pasado pueden no mantenerse en el presente o en el futuro.

- La mayoría de estas técnicas se crearon en los años cincuenta y setenta, por lo que pueden plantear problemas para trabajar en una época como la actual en la que ni el entorno, ni las plantillas presentan la misma estabilidad.

Por tanto, estos métodos cuantitativos aunque son más adecuados para condiciones estables de trabajo, se pueden adaptar y proporcionarán informaciones válidas.

- Técnicas cualitativas. Son las que definen la plantilla a partir de estimaciones subjetivas hechas por expertos.

Sin embargo, los juicios subjetivos pueden ser menos precisos o pueden llevar a estimaciones menos exactas que las obtenidas con los métodos cuantitativos.

En general, los métodos cualitativos son