Introduccion a la administracion de proyectos. Etapas del Proceso Administrativo

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2. Organización

3. Integración

4. Dirección

5. Control

Estas etapas ayudan a sentar el análisis del proceso administrativo de un proyecto, por lo tanto, se necesita un análisis/conocimiento con mayor profundidad.

Planeación

Es el acto de definir las metas de la organización, determinar las estrategias para alcanzarlas y trazar planes para integrar y coordinar el trabajo de la organización.

Es la etapa estática del proceso administrativo donde se establecen las políticas, reglas, procedimientos y programas. Se determinan los objetivos y los cursos de acción que deban tomarse.

Organización

Se encarga de hacer las funciones, obligaciones y jerarquías de los participantes de un proyecto, para distribuir el trabajo entre el grupo, establecer y reconocer la autoridad necesaria.

Integración

Es una etapa del proceso administrativo en donde se fundamentan la integración humana, el manejo del personal, la especificación de los aspectos directivos, la calificación de los méritos, la solidez en la estructura, preparación continua de ejecutivos, reconocimiento de autoridad y el desarrollo integral.

Control

Es una etapa dinámica del proceso administrativo. Control de las autoridades para conformar los planes y mejorar la especialización, lo cual se verá reflejado en una mayor tasa de competitividad.

B. CONCEPTOS BÁSICOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

• Introducción a un proyecto

Los proyectos son una propuesta de acción técnico económica para resolver una necesidad utilizando un conjunto de recursos disponibles, los cuales pueden ser recursos humanos, materiales y tecnológicos, entre otros.

Tienen como objetivo aprovechar dichos recursos para mejorar las condiciones de vida de una sociedad, pudiendo ser a corto, mediano o a largo plazo.

Comprenden desde la intención o pensamiento de ejecutar algo hasta el término o puesta en operación normal.

Se basan en la contribución de cumplir con los factores estratégicos de negocios de la organización (pública o privada), área, departamento, entre otros.

• Programas y dirección de programas

Un programa es un grupo de proyectos relacionados, cuya dirección se realiza de manera coordinada para obtener beneficios y control que no se obtendrían si fueran dirigidos de forma individual.

Es también la herramienta que desglosa los entregables del proyecto a nivel de actividades a través del tiempo, incluyendo la interrelación entre ellas y su secuencia a lo largo del proyecto.

Los programas pueden incluir elementos de trabajo relacionados que están fuera del alcance de los proyectos discretos. Por ejemplo:

• Un programa para un nuevo modelo de automóvil puede dividirse en proyectos para el diseño y actualizaciones de cada componente principal (por ejemplo, transmisión, motor, interior, exterior), mientras que la fabricación continúa tiene lugar en la cadena de montaje).

• Muchas empresas de electrónica tienen directores de programas que son responsables tanto del lanzamiento de productos individuales (proyectos) como de la coordinación de múltiples lanzamientos durante un periodo determinado (una operación continua).

Los programas también implican una serie de tareas repetitivas o cíclicas. Por ejemplo:

• En el ámbito de los servicios públicos se habla a menudo de un “programa de construcción” anual, una serie de proyectos desarrollados en base a esfuerzos previos.

• Muchas organizaciones sin ánimo de lucro cuentan con un “programa de recaudación de fondos” para obtener respaldo financiero a través de una serie de proyectos discretos, como las campañas para captar socios o las subastas.

• La publicación de un diario o una revista también es un programa en el que cada número individual se gestiona como un proyecto. Éste es un ejemplo de cómo las operaciones generales pueden ser “dirigidas por proyectos”.

A diferencia de la dirección de proyectos, la dirección de programas es la dirección centralizada y coordinada de un grupo de proyectos para lograr los objetivos y beneficios estratégicos del programa.

• ¿Qué es un proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.

También se denomina proyecto a una secuencia de tareas con un principio y un final, limitados por el tiempo y los recursos deseados. Son actividades adicionales al trabajo o rutina diaria.

Para diferenciar el concepto de trabajo del de proyecto a continuación escribimos la definición:

Son las funciones y actividades diarias para el cumplimiento de nuestro desempeño y responsabilidades encomendadas.

Un proyecto necesita cumplir con los siguientes objetivos:

1. Terminar a tiempo y dentro del presupuesto.

2. Cumplir con requerimientos.

3. Exceder expectativas.

• ¿Qué es administración de proyectos?

El concepto de Administración de Proyectos ha sido definido por diferentes autores dentro de la teoría de la Administración, no todos la conciben de la misma forma, aunque en general ponen énfasis en cómo lograr un proyecto. A continuación se muestran dos aportaciones sobre este tema.

De acuerdo a Briseño la Administración de Proyectos es: la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas de las actividades del proyecto para cumplir con los requerimientos.

Para Baker, la Administración de proyectos es “el proceso de combinar sistemas, técnicas y personas para completar un proyecto dentro de las metas establecidas de tiempo, presupuesto y calidad”.

Podemos observar que aunque