La auditoria y el control de la administración.

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Los catálogos de cuentas contables, de formas impresas y de listas de precios son otra fuente de información para conocer si existe demasiado burocratismo, papeleo y diversificación de productos.

Una visita a un laboratorio o taller de nuevos productos puede ser remunerativa, pues se conoce qué se está “cocinando” nuevo, cuánto salió el último producto, con qué resultado, cuántos productos nuevos esperan obtener el próximo año, la forma de operar, las carencias y expectativas de los ingenieros que allí trabajan. En algunas empresas no se dan cuenta de que aquí está la clave para que subsistan, descubriendo nuevos productos antes de que los actuales entren a su curva de obsolescencia.

Concurrir a una o varias juntas de vendedores es interesante para conocer la personalidad de los representantes de sus intereses afuera, su forma de organización, lo que piensan de sus productos y la forma de expresarse oralmente, pero cuando el director quiere seguir fungiendo como vendedor, trastorna a quienes se pasan todo el tiempo en la calle “haciendo” las ventas; de igual manera cuando el mercado ha cambiado y él no quiere enfrentar al consejo directivo, se resiste aumentar la nómina con un gerente más, y sigue queriendo “vender” como antes.

Para auditar la administración de personal conviene conocer los procedimientos, empezando por el de selección. En ocasiones, esta función la maneja el director; en otras, el contador y ocasionalmente un profesional dedicado a ello. Muchas veces, en las empresas pequeñas no existe como función separada, no se le da prácticamente ninguna importancia y es manejado casi como la contabilidad, es decir, como un mal necesario.

Auditoría completa

Como decía inicialmente, la auditoría administrativa debe ser completa y abarcar íntegramente a toda la empresa para que sea de utilidad en la toma de decisiones al director, dándole el diagnóstico de sus puntos fuertes y débiles con sugerencias de cómo explotar los primeros, así como indicaciones para suplir o fortalecer los segundos. Resulta obvio que si el fin es mejorar la eficiencia, cualquier revisión, aunque sea parcial, como veremos en la auditoría operacional, pude ser útil, pero se corre el riesgo de que se presente un desequilibrio al no conocer todavía la empresa.

Informe

Es conveniente tener informado al director de la empresa de lo que el auditor y sus ayudantes están haciendo y presentarle reportes de sus hallazgos, con sugerencias y prácticas que ahorren dinero sobre la marcha sin tener que esperar a un informe final largo, el cual puede resultar extemporáneo debido a que el personal se dio cuenta de sus omisiones o fallas al ser cuestionado, avocándose a cubrirlos de inmediato, o bien , porque se hubiera podido ahorrar más dinero si antes se hubiese implantado, ya se trate de un nuevo sistema, forma impresa, orden o control.

AUDITORIA OPERACIONES.

Concepto y antecedentes

La auditoría operacional es el examen de alguna o todas las operaciones de una empresa, con o sin fin de lucro, para proponer recomendaciones que mejoren la eficiencia y la eficacia administrativas. La revisión de la empresa no se hace por funciones ni por departamentos; tampoco por localizaciones físicas de las instalaciones. La materia y el objeto de la revisión son las operaciones (compras, crédito y ventas), dondequiera que éstas se efectúen u operen y sin importar el tiempo que transcurra para ver terminada una operación que en algunas circunstancias puede tomar más de un año; por ejemplo, la compra de maquinaria, desde que se diseña, se finca el pedido, se fabrica, transporta, instala, funciona en pruebas primero y en rutina después, hasta que el cliente informa del resultado, etc., puede tomar más de un ejercicio contable-fiscal.

AUDITORÍA SOCIAL

La auditoría social es un proceso que permite a una organización evaluar su “eficacia social” y su comportamiento ético en relación a sus objetivos, de manera que pueda mejorar sus resultados sociales o solidarios y dar cuenta de ellos a todas las personas comprometidas por su actividad.

Para poder referirse a una norma internacional y permitir una aplicación adecuada de la auditoría social, se han definido principios claves remitiéndose a experiencias ya adquiridas. El principio de base de la auditoria social es el siguiente:

La revisión lo puede realizar un comité operacional interno, pero es preferible que lo desarrollo un profesional independiente, ya sea un contador público o un licenciado en administración, con algunos años de práctica profesional en empresas de diversas áreas de actividad.

- Perspectiva múltiple: incluir el punto de vista de todos aquellos comprometidos por la actividad de la empresa.

- Completa: cubrir todos los aspectos del resultado social y ambiental de la empresa

- Comparativa: herramienta de comparación de un periodo al otro, en relación con organizaciones similares y con normas sociales establecidas utilizando indicadores cualitativos y cuantitativos pertinentes.

- Regular: se trata de un proceso de largo alcance y no de una operación puntual

- Controlada: por controladores externos sin implicaciones en la actividad de la empresa.

- Pública: los informes regulares que se refieren al desenvolvimiento de la auditoría social deben ser publicados y comunicados a todas las personas comprometidas (tanto internas como externas)