MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS PARA LA FUNDACIÓN DE DESARROLLO Y PROMOCIÓN DEL PODER COMUNAL

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Por último resaltamos que este informe refleja las actividades realizadas en el periodo de pasantías a nivel profesional, requisito indispensable para culminar la carrera de Licenciado en Administración de Empresas, más allá de ser un requerimiento fundamental, es una prueba de nuestros conocimientos adquiridos durante el transcurso de la carrera.

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DESCRIPCIÓN DELA EMPRESA

Nombre de la Empresa.

Fundación De Desarrollo Y Promoción Del Poder Comunal (FUNDACOMUNAL-CEDEÑO)

Reseña Institucional

La Fundación para el Desarrollo y Promoción del Poder Comunal (FUNDACOMUNAL) nace de la antigua Fundación para el Desarrollo y Fomento de las Comunidades (FUNDACOMUN), creada el 30 de enero de 1962, con la finalidad de contribuir al financiamiento de proyectos concretos a las comunidades, asistencia social y fomento municipal.

El 19 de agosto de 2008, en la Gaceta Oficial Nº 38.997, se publicó el Decreto Nº 6.342, lo cual establece el cambio de nombre de FUNDACOMUN por FUNDACOMUNAL. A partir de ese momento, la institucionalidad se enmarcó en el desarrollo de lo comunal para generar políticas públicas hacia el empoderamiento, transferencia y fortalecimiento del pueblo organizado, a través de los Consejos Comunales, Comunas y demás Organizaciones Sociales.

De tal manera que uno de los objetivos de la Revolución Bolivariana es impulsar el Poder Popular como un sujeto protagonista, histórico y emancipador que siente las bases, en lo social, de la nueva sociedad socialista, la organización comunitaria, las comunas.

Misión.

Junto al pueblo organizado, y en una relación de iguales, promover y contribuir a la consolidación del Poder Popular a través de la constitución, conformación y organización de las instancias del Poder Popular, comunas, consejos comunales, organizaciones sociales, unidades socioproductivas, como entidades de participación para el ejercicio directo de la soberanía popular y democracia protagónica, que permita al pueblo organizado la gestión directa de políticas públicas, hacia la consolidación del Estado Comunal y la construcción del socialismo bolivariano.

Visión.

Convertirse en Servicio de Administración Municipal Modelo, Moderna, Profesional, Honesta, con altos valores de servicio en función de la Comunidad; que inspire confianza a la colectividad, sirviendo de plataforma a la Alcaldía del Municipio Gral. Manuel Cedeño, con la finalidad de apoyar sus programas para el buen desarrollo y funcionamiento del mismo.

Principios.

Los órganos y entes públicos deben desarrollar sus actividades con base a los principios, contenidos en el artículo 10 de la Ley de Orgánica de la administración Pública Nacional. Y el artículo 141 de la Constitución que expresa, la Administración Pública está al servicio de los ciudadanos y las ciudadanas y se fundamentará en los siguientes principios:

- Honestidad

- Participación

- Celeridad

- Eficacia

- Eficiencia

- Transparencia

- Rendición de Cuentas

- Responsabilidad en el ejercicio de la función pública

Valores

Los Valores se definirán de acuerdo a la Cultura Organizacional y la naturaleza de la fundación, es una fortaleza que encamina la institución hacia la excelencia, hacia el éxito. Los mismos son dinámicos se transmiten en el tiempo y se van adaptando de acuerdo a las influencias externas y a las presiones internas.

- Compromiso

- Vocación de servicio

- Creatividad

- Sensibilidad Humana

- Solidaridad

DESCRIPCION DE LA UNIDAD DE TRABAJO DE PASANTIAS

El departamento de Administración, se ocupa de implementar los procedimientos administrativos que permitan gestionar la administración financiera, fundamentalmente en los procesos presupuestarios, de contabilidad y de administración de fondos, conjuntamente con el soporte logístico y de infraestructura necesarios para el normal desarrollo de las actividades de la Dirección.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La organización de los archivos es una de las tareas administrativas que más suele incomodar a los empleados públicos, por múltiples razones, así que rara vez se encuentra tiempo para poner orden en el desorden. Se cae, entonces, en un círculo vicioso que se repite en todas las oficinas: Acumulación de documentos, búsquedas dificultosas que provocan mayor desorden en lo acumulado, pérdida de información, intento de control mediante la reproducción de los documentos, más papel, más acumulación y vuelta a empezar.

A veces este círculo se rompe de dos maneras, radicalmente -eliminando los documentos más antiguos o cuando han dejado de servir como documento de prueba a efectos legales o fiscales o de una manera más sutil pero no por ello menos peligrosa los documentos se abandonan en los sitios más insospechados de los edificios, de donde a largo plazo terminarán desapareciendo. Se pierden así documentos vitales para conocer el pasado de nuestras comunidades

Por el contrario la idea de una oficina eficaz y accesible a la resolución de nuestros problemas va unida tanto a un mobiliario y material de archivo cómodo y atractivo como a la ausencia de papeles. Organizar un archivo en nuestros días no tendría por qué ser una tarea difícil. Tenemos a nuestro alcance nuevos sistemas para archivo y recuperación de los documentos y de la información que, en teoría, nos facilitan enormemente este proceso. Pero si observamos en las oficinas de la Fundación de Desarrollo Y Promoción del Poder Comunal (FUNDACOMUNAL-CEDEÑO) vemos que a problemas nuevos se dan soluciones antiguas y que, incluso las herramientas modernas son utilizadas siguiendo normas desfasadas. Por esta razón se hace necesario el Diseño de un manual de procedimientos administrativos de Gestión Documental y archivos, que facilite y mejore