PROCEDIMIENTO DE GESTION DE CALIDAD
Enviado por Helena • 19 de Diciembre de 2017 • 1.200 Palabras (5 Páginas) • 536 Visitas
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Los pagos realizados con transferencia electrónica se envían junto con la notificación de pago a los proveedores, ya sea vía mail o teléfono. Cuando los pagos se realizan con cheque se notificara al proveedor que acuda a las instalaciones de la organización o bien se realizara el depósito del mismo directamente en ventanilla en el banco que corresponda.
En el caso de que los servicios y/o materiales sean adquiridos con proveedores alternos o que dada la naturaleza del producto el pago de este tenga que realizarse en efectivo se tendrá que anexar a este la “Orden de Pago en Efectivo” (formato MHCGAF-005) o el formato MHCGAF-006 según sea el caso, mismas que deberán contener los requisitos antes mencionados.
El control de las entradas efectivo es responsabilidad del Jefe de Administración y Finanzas quien registrara en “Control de Efectivo” (formato MHCGAF-007). Las partidas correspondientes, este deberá ser revisado y autorizado por el Gerente de Administración y Finanzas.
El Jefe de Contabilidad y Finanzas realiza un concentrado de las ordenes que aun no han sido atendidas o atrasadas mediante “Ordenes de Compra en Transito” (formato MHCGAF-01) para informar al Gerente de Contabilidad y Finanzas y sean programadas para su liberación.
REGISTRO DE CUENTA POR PAGAR
El Jefe de Contabilidad y Finanzas será responsable de registrar y validar los movimientos contables de los pagos realizados en el Resources Administration System ver. 4.0 (RASv4) previamente posteriormente archiva en la carpeta contable del mes.
Al final del periodo de emitirá una “Reconciliación Bancaria” (formato MHCGAF-04) para verificar que los pagos programados se hayan realizado correctamente y analizar el comportamiento de la cuentas por cobrar. La información que se obtenga después de dicho registro se utilizara para la realización u emisión de estados financieros
PRODUCTO NO CONFORME EN CUENTAS POR COBRAR
Cuando se incurra en una violación al presente procedimiento y por tal se retrase la gestión de los pagos se considerara producto no conforme, mismo que se regresara al área correspondiente para su corrección previa autorización de la Gerencia de Administración y Finanzas.
Cuando el producto no conforme generado afecte de manera importante en el procedimiento de pago o en la generación de la información correspondiente la Gerencia de Administración y Finanzas aplicara la sanción que considere apropiada y se aplicaran las Acciones correctivas Correspondientes.
7.0 DISTRIBUCIÓN
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Alta Dirección
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Equipo Auditor
●
Gerente de Administración de Finanzas.
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Coordinación de Calidad.
● Gerente General y de
Obras.
● Jefe de Contabilidad y
Finanzas.
8.0 ANEXOS
Solicitud de Reposición de Fondos
MHCGAF-06
Reporte de Cuentas por Pagar
Programa de Pagos Autorizados
Orden de Pago en Efectivo
MHCGAF-02
MHCGAF-03
MHCGAF-05
Control de Efectivo
MHCGAF-07
Reconciliación Bancaria
MHCGAF-04
Ordenes de Compra en Transito
MHCGAF-01
9.0 TABLA DE REVISIONES
Título:
Gestión de Pagos
Código:
PC-D1-03
Revisión:
00
Cambio / Descripción:
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Fecha Elaboración:
21 de Septiembre de 2011
Fecha Actualización:
--------------------------
9.0 AUTORIZACIÓN
ELABORÓ
REVISÓ Y AUTORIZÓ
NOMBRE Y CARGO
NOMBRE Y CARGO
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