Proceso de Compras. Identificación de necesidades

Proceso de Compras

Identificación de Necesidades:

   En esta etapa, las unidades académicas, administrativas e investigativas identifican la necesidad de adquirir uno o más bienes para el desarrollo de sus funciones, considerando el  plan de presupuesto anual (que se confecciona en enero de cada año), aunque pueden surgir compras no previstas durante el año.

Cada unidad realiza a través de la Intranet Institucional la solicitud de compra, esta solicitud es recibida por la Unidad de Presupuesto (dependiente de la Dirección de Administración y Finanzas) y revisa el presupuesto asignado a esa unidad y emite el certificado de disponibilidad presupuestaria, firmado electrónicamente.

La solicitud debe diferenciar entre la compra de un bien o la contratación de un servicio, el centro de costos asociado e indicar la información correspondiente para el despacho específico, de lo contrario lo recibe la unidad de compras, dependiendo de la naturaleza del bien o servicio.

La unidad de compras debe decidir la modalidad de compra conforme a lo dispuesto en la ley de compras públicas, para eso debe ingresar la solicitud en el sistema de información Mercado Público, donde debe subir información como bases de licitación, bases técnicas cotizaciones, certificado de disponibilidad presupuestaria, declaración de independencia de conflictos de intereses en función de la modalidad de compra.

Una vez que se ha emitido la orden de compra en Mercado Público, en paralelo se ingresa la orden compra a SAP, para ingresar el compromiso de recursos del presupuesto de la unidad solicitante de compra.

Cuando el proveedor acepta la orden de compra a través de Mercado Público, envía los bienes o proporciona los servicios contratados a la Universidad, acompañados generalmente de una guía de despacho o factura (este último la mayoría de las veces se envía por mail).

Se revisa la recepción, si no se está conforme con lo pactado se devuelve al proveedor indicando los motivos, de lo contrario se recibe y timbra documento de recepción.

Se ingresa la información de recepción en la Intranet y en SAP, registrando las características del bien, datos del proveedor y devengo contable del compromiso por pagar.

Según las características del bien, SAP lo registra como activo o gasto, agregándolo al registro de inventario

   Una vez aprobada la solicitud, se procede a crear una orden de compra en el sistema SAP. Esta orden incluye detalles del bien a adquirir, proveedor, precio y condiciones de entrega.

Recursos Tecnológicos que Apoyan el Proceso

1. SAP ERP (Enterprise Resource Planning):

   Sistema central que integra y gestiona todas las etapas del proceso de compras, desde la solicitud hasta el registro y mantenimiento del activo fijo.

1. SAP MM (Material Management)

   Módulo de SAP que gestiona los procesos de adquisición, incluyendo la creación de órdenes de compra y la gestión de inventarios.

1. SAP FI (Financial Accounting):

   Módulo que permite llevar el control financiero de las compras, facilitando la integración con las cuentas por pagar y la contabilidad general.

1. SAP PM (Plant Maintenance):

   Módulo utilizado para la planificación y gestión del mantenimiento de los activos fijos.

1. Portal de Mercado Público

   Plataformas que permiten la publicación y gestión de licitaciones públicas para la selección de proveedores.

1. Firma Electrónica:  

   Herramienta que asegura la autenticidad e integridad de las aprobaciones y contratos digitales.

1. Intranet Institucional

1. Correo Institucional

1. Microsoft Word

Proceso de Remuneraciones

Durante el mes, las remuneraciones de los funcionarios pueden verse modificadas por la realización de horas extras, tener descuentos por sanción, por licencias médicas rechazadas, incumplimiento horario, entre otros motivos.

Por otro lado, Los empleados registran su asistencia y horarios de trabajo diariamente en el sistema Geovictoria, que permite el control y seguimiento en tiempo real de las horas trabajadas, ausencias, permisos y horas extras.