Técnicas de organizacion. LOS ORGANIGRAMAS

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CLASIFICACION DE LOS ORGANIGRAMAS:

Los organigramas pueden clasificarse de acuerdo a:

- SU OBJETO O LA FUNCIÓN PARA LA CUAL HAN SIDO DISEÑADOS:

- Estructurales: muestran sólo la estructura organizativa de la empresa.

- Funcionales: indican en el cuerpo de la gráfica, además de las unidades y sus relaciones, las principales funciones de los departamentos.

- Especiales: en la grafica se destaca alguna característica de la estructura organizacional.

- ÁREA DE LA ORGANIZACIÓN QUE REPRESENTA:

- Generales: se presenta toda la estructura de la organización, son llamadas también cartas maestras.

- Departamentales: representan la estructura organizacional de un departamento o sección.

- POR SU CONTENIDO:

- Esquemáticos: reflejan la estructura básica de la organización, es decir, sus partes constitutivas más importantes y las relaciones que entre ellas existen. Se elaboran para el público, no contienen detalles.

- Analíticos: También llamados específicos y representan una información detallada de una unidad o de un área de responsabilidad de la empresa o institución. Generalmente se auxilian de una gama de símbolos, referencias y hasta escritos que permitan cumplir la función para la cual fueron diseñados.

d) FORMA Y DISPOSICIÓN DE REPRESENTARLOS:

- Verticales: Son los organigramas clásicos o tradicionales, los que gozan de mayor popularidad y, por ende, los más utilizados. Quizás porque tratan de reflejar la estructura organizativa tal y como se encuentra en la realidad; se presentan los niveles jerárquicos con toda fidelidad, colocándose en la parte superior la unidad de mayor jerarquía y luego, en forma descendente, se ubican las otras unidades que por jerarquía le siguen. Las líneas de relación muestran, pues, una dirección vertical entre las unidades, es decir de arriba hacia abajo.

Cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en

un nivel inferior, ligado por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad; son las gráficas más usadas, fácilmente comprensibles, ya que indican en forma objetiva la jerarquía. El inconveniente que representa es que ese muy difícil indicar los puestos inferiores.

- Horizontales: Representan una distribución horizontal, de izquierda a derecha, de las unidades administrativas de la empresa. El nivel máximo jerárquico se representa a la izquierda, los

demás niveles jerárquicos van hacia la derecha siguiendo la

forma normal en que acostumbramos leer.

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- Mixto: Esta gráfica es la combinación entre el organigrama vertical y el organigrama horizontal, su utilización es por razones de

espacio.

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- Circular: Está formado por un cuadro central que corresponde a la

autoridad máxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan

círculos, cada uno constituye un nivel jerárquico y se colocan

en ellos los puestos de jefatura inmediatos.

- Escalar: Consiste en señalar con diferentes sangrías en el margen

izquierdo los diferentes niveles jerárquicos.

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FINALIDADES DEL ORGANIGRAMA:

- Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos niveles jerárquicos.

- Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente segmentados por área de responsabilidad o función

- Muestra una representación de la división del trabajo, indicando: los cargos existentes en la compañía, como se agrupan estos cargos en unidades administrativas y como la autoridad se les asigna a los mismos.

USOS DEL ORGANIGRAMA:

El organigrama es un instrumento general de la ciencia de la administración y específico de las áreas de organización y sistemas de administración de personal. Sirve de asistencia y orientación a todas las unidades administrativas de la empresa porque refleja la estructura organizativa y sus características gráficas y actualizaciones.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN:

El manual de organización es una herramienta que sirve como medio de comunicación y coordinación que permite registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática información para la conducción normal del negocio y, para la toma de decisiones. Tiene la finalidad de describir y dar a conocer la estructura, nivel jerárquico, responsabilidades y funciones de las distintas unidades organizativas de la empresa.

En consecuencia, es obligación del personal con funciones supervisoras tener el conocimiento cabal de las funciones asignadas a la unidad organizativa, siendo una herramienta indispensable para difundir y conocer las relaciones funcionales que existen entre cada unidad.

Los manuales, bien elaborados y permanentemente actualizados, son valiosos en el manejo diario de la empresa. Entre los manuales más utilizados se encuentran: manuales de finanzas, de relaciones industriales, ventas, compras, procesos productivos o industriales, administración y el manual de organización.

De los diversos manuales, el de organización, quizás es el más importante por cuanto, fija y explica la estructura organizativa de una empresa, determina su esencia y los parámetros generales a través de los cuales ha de enrumbarse.

Si bien el organigrama grafica la estructura de la empresa, el manual de organización describe generalmente las guías o parámetros escritos que han de requerirse para el manejo de la empresa.

El manual de organización utiliza al organigrama como un instrumento ilustrativo que ayuda en la comprensión de dicha descripción.