Las Pymes y costos en cadenas de abastecimiento.

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De acuerdo con las necesidades del cliente, se debe crear una línea directa de pedidos, requisiciones, solicitudes o necesidades de materias primas e insumos con los proveedores, una vez llegue la orden de pedido a la empresa, con el objetivo de dar respuesta oportuna y a tiempo a la solicitud del cliente. En este momento se da inicio a la interrelación interna de todas las áreas de la organización con los proveedores para el proceso de compras. Las áreas comerciales de la compañía deben establecer sus presupuestos de ventas que incide en la elaboración del plan maestro de producción; de tal manera que se pueda realizar un programa estratégico de compras que permita un suministro continuo de las materias primas, disminución en el almacenamiento y una reducción en los contratiempos del proceso de producción.

La norma ISO 9001 establece como parámetro indispensable para la competitividad de las empresas que las compañías cuenten con una cercana relación con sus proveedores. Esto implica un proceso riguroso de selección, seguimiento y evaluación de proveedores que permita que durante el proceso de compras pueda ser verificada su confiabilidad. El proceso está regido y matizado por las directrices críticas que cada compañía establece, tales como precios, respuesta a reclamaciones, solución a inquietudes, apoyo posventa, entre otras. El proceso tiene como finalidad el aseguramiento de la excelencia en los proveedores para el suministro de productos de calidad, amparados por las garantías necesarias para evitar compras superfluas, que acarreen costos igualmente innecesarios. Para obtener este tipo de proveedores la compañía debe estar en capacidad de trabajar activa y responsablemente en equipo con ellos hasta lograr la confiabilidad, el respaldo y el éxito final de las operaciones que se lleven a cabo en beneficio de las dos partes, optimizando de esta manera el funcionamiento de esta etapa de la cadena de abastecimiento, lo cual generará una importante disminución en los costos de almacenamiento. La certificación de proveedores basados en un modelo de calificación de los mismos puede disminuir los costos de inspección y agilizar la entrega de productos al proceso de producción.

Hoy en día la tecnología representa un mecanismo de apoyo importante para la comunicación, que faciliten al proveedor la atención oportuna de las necesidades de la organización. Por ello es indispensable contar con los contactos necesarios para que el proceso de despacho y entrega por parte del proveedor tome el menor tiempo posible, generando así respuesta efectivas a las necesidades de la empresa. Estas directrices le permiten a la organización tener una provisión de materia prima, insumos y suministros encadenados con los requerimientos del proceso productivo para disminuir al máximo los costos de transporte y almacenamiento de inventarios. La negociación del manejo de inventario en el almacén del proveedor, resulta una alternativa interesante en la reducción de costos y manejo justo a tiempo implementado por las empresas, de acuerdo con modelos de planeación eficientes.