Manual de Políticas Y Normas Concesiones y Contrataciones de Tecnología

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3- Matriz de evaluación de los proveedores (Preparada por el Departamento de Tecnología de la Información).

4- Matriz de evaluación de la solución (Preparada por el Departamento de Tecnología de la Información).

5- Informe de la Comisión Evaluadora, con la firma de la decisión

Adoptada, la cual estará realizada en bases a la normativa legal aplicable.

- La comisión de Evaluación y Selección de las Concesiones y Contrataciones de Tecnología debe requerir al Departamento Financiero, remitir a la Dirección de Tecnología de la Información una copia fiel de todas las documentaciones generadas de la solución o proyecto para ser mantenido en archivo para ser consultado por cada uno de los miembros de la comisión en caso de ser necesario.

- Todas las documentaciones o expedientes de los proveedores con los que se había negociado con anterioridad, deberán mantenerse archivados e identificados para la solución o proyecto de que se trate, para ser conservado y protegido en la Dirección de Tecnología de la Información.

- Todas las facturaciones y documentaciones complementarias por servicios y/o compras de Software y Hardware, su pago debe ser tramitado a través de la Dirección Administrativa y Financiera donde se procederá a su canalización conforme al procedimiento establecido en cada EFS.

- Todas las solicitudes deberán encontrarse debidamente justificada por la oficina o dependencia propietaria de la solución o proyecto. En las mismas deberá describirse el capítulo o renglón presupuestal donde se tomarán los recursos que correspondan a dicha partida.

- Para cada solución o proyecto a desarrollarse, el Departamento Financiero deberá abrir un expediente donde se conservarán y registrarán en orden cronológico, todas las erogaciones de recursos realizadas, los cuales servirán de base para conciliar y comprobar las exactitudes al momento de originarse la liquidación del proyecto.

- El Departamento Financiero mantendrá informada a la Comisión de Evaluación y Selección de las Concesiones y Contrataciones de Tecnología mediante la emisión de una relación que contenga los desembolsos realizados con la finalidad de facilitarle el control y seguimiento de la solución o proyecto en término cuantitativo.

- Las responsabilidades que recaen sobre los miembros integrantes de la citada comisión; son las siguientes:

- Requerir demostración exhaustiva y convincente de Software(s) y/o Hardware(s) que deben presentar los proveedores.

- Instruir al personal usuario o propietario de la solución y técnico, para que visiten las instalaciones de otras entidades donde se haya implantado la solución por adquirir.

- Requerir las cotizaciones para su evaluación de conformidad con las Políticas, Normas y Procedimientos de adquisiciones vigentes en cada país, antes de ser tramitada la solicitud de Software(s) y/o Hardware(s). En el supuesto caso que dichas soluciones a adjudicarse sean de suplidores únicos en el mercado, deberá hacerse la salvedad que la circunstancia y la normativa legal aplicable demande.

- Cronometrar el tiempo para la Evaluación y Selección de la solución a comprarse.

- Controlar el proceso de licitación o adjudicación de conformidad con lo previsto en el Manual de Políticas, Normas y Procedimientos de compras vigente en cada país.

- Incorporar a la Consultoría Jurídica o área similar para la negociación del contrato, con lista de chequeo revisión de contrato (Preparada por la Dirección de Tecnología), y la participación también, de los miembros integrantes de la Comisión de Evaluación Selección de las Concesiones y Contrataciones de Tecnología.

- Realizar con el Departamento Financiero, análisis de costo/beneficio sobre la adquisición de la solución o proyecto.

- Garantizar la permanencia del personal asignado para la evaluación de la compra de Software(s) y/o Hardware(s) hasta concluir con dicha actividad.

- Producir un informe al Comité de Compras, con sus conclusiones y recomendaciones para la selección del suplidor que mejor se ajuste a los intereses de la Institución para las Concesiones y Contrataciones de Tecnología.

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POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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TRAMITAR SOLICITUD DE SOFTWARE (S) Y HARDWARE (S)

Nombre de la Actividad :

Tramitar Solicitud de Concesiones y Contrataciones de Tecnología

Definición :

Describe los procesos que deben seguirse para la evaluación de las necesidades tecnológicas que demandan las diferentes dependencias de la Entidades de Fiscalización Superior, observando las Políticas, Normas y Procedimientos establecida por la Institución y en vigencia.

Responsables :

Dirección de Tecnología de la Información y Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.

POLITICAS Y NORMAS:

- Todas solicitudes que tengan que ver con las compras de Hardware(s) y Software(s) tramitadas por las diferentes oficinas o dependencias de la Entidades de Fiscalización Superior, se canalizaran única y exclusivamente a través de la Dirección de Tecnología de la Información.

- Las dependencias u oficinas solicitantes deben formalizar por escrito a la Dirección de Tecnología de la Información, cuáles son sus necesidades para dar inicio al proceso de evaluación de la solicitud presentada.

- La Dirección de Tecnología de la Información evaluará los requerimientos contenida en la solicitud, y creará una relación de las especificaciones a demandar, sustentándose en el formulario diseñado por dicho departamento para tal fin que podría titularse “Evaluación Necesidades de Tecnología de la Información”.

- Toda solución o proyecto a ejecutarse debe estar descrito en el Plan Estratégico de la correspondiente Entidad de Fiscalización Superior, al igual que en el Plan de Inversión previsto en el Presupuesto Anual correspondiente al período fiscal, de no ser así, el área interesada