TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS BÁSICAS DE OFICINA

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– Establecer un programa de organización del espacio.

– Si existe una organización ya establecida, planificar cambios que puedan favorecer una mejora del espacio y la comodidad de la persona.

– En el caso de ser un espacio de mucho tránsito, modificar los procedimientos de trabajo puede mejorar la efectividad en los resultados.

– Conocer la opinión de las personas que utilizan ese espacio. Son ellos los que mejor saber qué cambios hay que realizar.

– Aumentar o disminuir los puestos de trabajo de ese espacio.

– Renovar el mobiliario o reubicarlo.

– Modificar el espacio en función del cliente.

– En función del marco legal establecido, debemos reformar un espacio si la normativa nos marca luz, ventilación o distribución de ciertos aparatos.

Además de tener en cuenta estos factores, existen otros que también influyen en el rendimiento y optimización de recursos dentro de una empresa.

La distribución de los empleados, por ejemplo, puede facilitar las relaciones interdepartamentales y entre compañeros. Esta distribución puede mejorar los sistemas de información y los procesos de comunicación y puede además facilitar una mejor supervisión del trabajo para los responsables.

Los espacios accesibles son muy importantes, sobre todo para las áreas de atención al cliente. Debemos tener en cuenta que las modificaciones que se produzcan deben favorecer futuros cambios que sean necesarios.

Si se precisa un cambio de domicilio o la apertura de nuevas instalaciones, una buena planificación del espacio, acorde a las normativas y a los espacios bien establecidos, zonas de aparcamiento, posibilidad de ampliación, accesibilidad y buenas comunicaciones, pueden favorecer una mayor afluencia de cliente y puede elevar las ventas.

Mobiliario

El mobiliario de las oficinas de trabajo se compone principalmente de mesas, sillas, estanterías, armarios, archivadores, etc. Existe una gran variedad de mobiliario de oficina, de diversos estilos. Dejando a un lado si los muebles son más o menos modernos, todos los que se instalen en una oficina deben ser cómodos, accesibles, funcionales y de diseño ergonómico

Es importante destacar que las personas que trabajan en las oficinas pasan muchas horas dentro de ella realizando un trabajo intelectual y que su rendimiento será mayor si facilitamos el mobiliario que van a utilizar.

Dentro de este mobiliario se encuentran los distintos equipos, máquinas o instrumentos

que se utilizan para realizar trabajos administrativos:

– Los equipos multifuncionales. Son muy útiles, rápidos y limpios. Se utilizan para copiar documentos. Además disponen de otras opciones, como la posibilidad de ampliarlos, reducirlos, clasificarlos o reproducirlos en color y blanco y negro. Estos equipos multifuncionales disponen de opciones de escaneado, impresión desde el PC y el envío de fax.

– Las máquinas para manipulación de documentos. Son un conjunto de instrumentos que nos facilitan distintas funciones en el trabajo diario. La cizalla o guillotina nos sirven para cortar el papel al tamaño deseado. Las encuadernadoras nos permiten encuadernar

documentos para manejarlos mejor. Las destructoras son fundamentales para eliminar documentos que contengan datos o información importante que no deba conocerse, de acuerdo con la ley de protección de datos.

– Las máquinas y aparatos auxiliares. En este apartado podemos destacar las calculadoras, que nos permiten realizar cálculos rápidamente.

También destacan los proyectores Video Bean, muy utilizados en las reuniones para exponer el contenido que se quiere transmitir, con imágenes a través del PC.

– Los pequeños accesorios. Son instrumentos de uso diario que nos permiten realizar funciones más cómodamente, como son la grabadora, la perforadora, el quitagrapas, la plastificadora, los sellos…

– Las máquinas y aparatos utilizados en las comunicaciones.

Aunque hace tiempo existían más aparatos dedicados a las comunicaciones, actualmente el correo electrónico ha sustituido a la mayoría de ellos. Hoy día podemos destacar el teléfono y el fax.

El elemento principal para todo trabajo administrativo es el ordenador.

Conocer los sistemas operativos, los distintos programas de procesamiento de datos y el uso de Internet se ha convertido en esencial para todo trabajador administrativo.

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FUNCIONES DE LA EMPRESA

Economía y finanzas

Dirección

Producción

Recursos humanos

Comercialización

Administración, Personal

LA ORGANIZACIÓN EN ACTIVIDADES DE APOYO ADMINISTRATIVO

. Criterios de organización y de coordinación

Toda actividad administrativa organizada tiene dos características fundamentales y opuestas a la vez: la división del trabajo en las distintas áreas y la coordinación de estas áreas para conseguir los objetivos finales. La coordinación del trabajo tiene varios puntos fundamentales:

– Adaptación mutua. Va ligada a la comunicación informal, tanto simple como compleja. El trabajo lo controla quien lo realiza, en un sistema simple que se utiliza en organizaciones sencillas y también el único que funciona en situaciones difíciles.

– Supervisión directa. El responsable se hace cargo del trabajo de los demás: supervisa de forma directa un conjunto de instrucciones y controla que estas se han cumplido. Esta relación se refleja en el organigrama.

– La organización de los procesos de trabajo. También se puede organizar estableciendo desde un primer momento normas y requisitos antes de realizar las tareas asignadas. Destacan dos formas fundamentales de normalización de este proceso: la normalización de los procesos de rabajo y la normalización