“IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS “

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

Jhon Alexander Numpaque

Aprendiz

SERVICIO NACIONAL DEL APRENDIZAJE SENA

CURSO VIRTUAL

“IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS “

2020

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Para poder hablar de este tema es necesario conocer su definición. Cuando hablamos del tema de archivo hace referencia al Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión. Es muy probable que la historia de los archivos se remonte al origen de la escritura, suceso que liga al hombre con la comunicación y el surgimiento de instituciones. El manejo de la información, entonces, tiene su punto de partida desde el comienzo de la historia de la humanidad. Él archivo en la actualidad presenta una importancia único en la historia de la humanidad, se ha considerado como un bien que genera un determinado país que se  desarrolle de una manera correcta, analizando confianzudamente su actividad en nuestro diario vivir, el archivo es utilizado en la mayoría de las organizaciones, empresas e instituciones colombianas; en muchas oportunidades se hablaba que las personas encargadas de llevar a cabo  este tipo de información eran personas que les imponían un castigo, por su mala conducta o simplemente era obligado a desarrollar esta actividad sin tener en cuenta el grado de responsabilidad que se debe tener para manejar este proceso tan complejo. A partir de dichas culturas se da inicio a la evolución del archivo. Se tiene registro en los siglos XII y XIII de los primeros indicios de documentación con carácter financiero. Hacia el siglo XIV se encuentran archivos bien estructurados y cumpliendo con algunos de los requerimientos que rigen en la actualidad, como por ejemplo su seguridad. Como muestra de ello, se puede referenciar al archivo de la corona Real, el cual acude a otra clase de soportes documentales como planos, mapas y otros hallazgos importantes cronológicamente hablando.

Es necesario que en cada organización o empresa, su archivo debe legalmente tener personal especializado en el manejo del mismo y este personal debe regirse bajo unas leyes y decretos que existen en Colombia que hablan acerca de la organización del archivo. La Importancia del archivo se puede comprender a partir del valor que tiene para: la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social, científico y tecnológico, pero realmente son estos aspectos los que puedan clasificar la importancia del archivo, donde el archivo nos brinda un apoyo para la toma de decisiones  y nos orienta a tomar lo mejor además de tener los documentos de la empresa organizados de forma tal que nos permita realizar análisis estadísticos de otros meses o años con el fin de mejorar el bienestar de la empresa.