La importancia de los archivos

PROGRAMA DE FORMACIÓN COMPLEMENTARIA: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

UNIDAD 1 - EVIDENCIA 3

ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

APRENDIZ

RICHARD IVAN DE LA VEGA MORALES

INSTRUCTOR

ERIKA LIZETH GUTIERREZ ACOSTA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

2020

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

La historia y evolución de los archivos se remota desde los inicios de las civilizaciones donde para el hombre fue necesario plasmar sus conocimientos en la escritura, estos documentos a medida y paso de los años fueron pasando de generación en generación y gran parte se utilizaron como instrumento de control, riqueza y poder por la humanidad.

Las culturas que más aportaron a la evolución de la escritura a la humanidad fueron:

• Los egipcios
• China
• India
• Roma
• Grecia
• Arcadios
• Sumerios
• Babilonios

Las civilizaciones nombradas realizaron aportes significativos a la que hoy en día conocemos como gestión documental mediante la escritura la cual fue realizada por cada una de ellas con base en herramientas que en su momento eran utilizadas para tal fin.

En la edad media, la caída del Imperio Romano supuso la desaparición de la administración que se había desarrollado durante los siglos pasados, con lo cual, durante este periodo la concepción del archivo público se perdió. El derecho para crear archivos durante la Edad Media estaba reservado a los que tenían la autoridad para legislar: emperadores, soberanos y pontífices. La Edad Media, sin duda, supuso un brutal retroceso en la evolución de la archivística a nivel administrativo.

Con el pasar de los años hemos podido evidenciar la importancia de los archivos en las instituciones tanto públicas, privadas y en nuestras vidas, convirtiéndose estos en una fuente de información invaluable la cual logra demostrar, narrar y soportar las diferentes actividades sucesos y acontecimientos desarrolladas por una entidad o persona a lo largo de su existencia, los acervos documentales permiten tener una mayor claridad en la toma de decisiones ya que con solo hojear el pasado a través de los soportes documentales almacenados en un archivo, podemos decidir el futuro de algo basados en la experiencia viviente en cada folio existente en una bodega de archivo.

Son tan importante los archivos en nuestra actualidad que dentro de ellos podemos encontrar documentos que por su carácter especial para la humanidad se convierten en patrimonios documentales, dejando en alto la labor archivística y demostrando de esta forma la riqueza en materia de información que reposan en los diferentes archivos.

Con la ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivo y por los diferentes acuerdos y decretos relacionados con el tema, se le da un realce a la importancia de los archivos y la actividad archivística en nuestro país normando protocolos y guías que orientan y conllevan al mejoramiento y tecnificación del manejo de los archivos y acervos documentales al interior de cada empresa ya sea de carácter público o privado lo cual permite un adecuado manejo y conservación de los documentos recibidos y elaborados por una entidad.  

Clasificación de los archivos

Los archivos se clasifican de acuerdo con el tiempo establecido en cada una de las etapas, es decir, archivo de gestión, central o histórico

Según su organización: archivo centralizado, archivo descentralizado, archivo descentralizado con control y archivo descentralizados con control centralizado.

Según su uso: archivo activo, archivo semiactivo, archivo inactivo.

Según su naturaleza: archivo público, archivo privado de interese público, archivo privado.

Según su ciclo vital: archivo de gestión, archivo central y archivo histórico.