IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

LA IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

El archivo, como lo define el Consejo Internacional de Archivos es un conjunto de documentos con diferentes características los cuales son conservados por sus creadores o sucesores con el fin de mantener la información que estos poseen. Este ha sido una herramienta ha sido mejorada con el paso del tiempo jugando así un papel fundamental en la investigación y desarrollo de los diferentes ciencias y disciplinas que nos permiten continuar en evolución.

Para hablar sobre la historia del archivo podemos tomar como punto de referencia el inicio de la escritura. El hombre empezó a realizar escritos de sus vivencias, creencias y reglas los cuales se guardaban y con el paso del tiempo la información allí consignada se transmitía de generación en generación. Las culturas más antiguas que implementaron estas herramientas fueron los egipcios, las civilizaciones de roma y Grecia, los arcadios, sumerios y babilonios.

Los primeros archivos con carácter financiero se dieron en el siglo XII, durante los siguientes siglos fueron cada vez más quienes utilizaron esta estrategia para guardar documentos; sin embargo, fue realmente hasta la revolución francesa que se tomó conciencia de lo importante que era tener un espacio específico destinado para guardar documentos e información importante. Actualmente en todo el mundo se emplea este método, especialmente en el ámbito de la investigación; además gracias a las nuevas tecnologías esta información también se almacena de manera virtual.

Los documentos que se almacenan en el archivo tienen diferentes características las cuales se pueden usar como referentes para clasificarlos en función de que sea practico y fácil encontrar el que se necesite. En primer lugar, encontramos los archivos que se clasifican según la organización y estos se manejan según sea lo conveniente para los propietarios, teniendo en cuenta si es una sola dependencia la que controla toda la organización (centralizados), si cada una es independiente (descentralizado), si cada dependencia es responsabilidad del jefe de cada oficina (archivo descentralizado con control descentralizado) o si se controla desde el archivo central pero cada dependencia puede manejarlo como mejor desee (descentralizado con control centralizado).

En segundo lugar, encontramos los archivos según su uso, es decir que la característica principal es identificar que tan recientes son. Un archivo inactivo es aquel que tiene una larga durabilidad; un archivo semiactivo es aquel que lo consultan poco y su durabilidad varía; finalmente, aun archivo activo es un documento de años recientes y que se encuentra en proceso de trámite; por esta razón es consultado con gran frecuencia. En tercer lugar tenemos archivo según su naturaleza lo que quiere decir que se conocen según a quien le pertenecen, un archivo privado es de una persona natural o jurídica; un archivo privado de interés público es aquel que tiene un alto valor histórico, científico o cultural y por lo tanto son de interés público; y finalmente, un archivo público es aquel que pertenece al estado.

Por último, la clasificación por ciclo vita del documento se compone de archivos de gestión los cuales son consultados por toda la administración; archivos centrales los cuales son la agrupación de documentos transferidos por diferentes archivos de gestión de cada dependencia los cuales no son consultados con tanta frecuencia; y por último el archivo histórico el cual se transfiere del archivo anterior para que sean conservados de manera permanente.

Las características del archivo que hacen que sea un método tan eficaz para el almacenamiento de información son: en primer lugar, su bajo costo ya que se necesita poco personal para organizarlo debido a lo fácil que es; con esto también podemos decir que son simples y funcionales, además, la exactitud a la hora de clasificarlos permite una búsqueda eficaz, finalmente, son técnico ya que se debe delegar su funcionamiento a la persona correcta para que se de lo mejor posible.