Importancia de los archivos

Importancia de los Archivos

En el siguiente ensayo hablaremos del origen de los archivos, como fue su evolución; las cualidades que debe tener un archivo, además de esto también hablaremos de como se clasifican; que categorización presentan y como ha surgido su aplicación en el medio actual.

En fin, tocaremos varios puntos que son de relevancia para los archivos.

Los archivos se remontan a civilizaciones anteriores entre las cuales las que más aportaros fueron:

Los egipcios, las civilizaciones de Grecia y Roma, los Arcadios, Sumerios y Babilonios; los primeros indicios de archivo se dieron a conocer en los siglos XII y XIII, una referencia de ello son los archivos de la Corona Real.

Entre los siglos XVII y XVIII se inicia una investigación más detallada acerca de la importancia de los archivos, es por esto que en el siglo XIX al inicio de la revolución francesa es cuando realmente se dan cuenta del valor que tienen los archivos; este reconocimiento es otorgado a Napoleón.

Como ya sabemos los archivos son una parte fundamental e importante de las empresas ya que ellos nos cuentan la trayectoria de la misma; por esta razón los archivos cuentan con ciertas cualidades que son una ventaja para la organización, de manera que implementándolos de forma correcta nos ayuda prestar un excelente trabajo.

Entre sus cualidades encontramos:

• Que son económicos, ya que nos ahorran tiempo y personal.

• Su simpleza, nos ayuda a identificar la información de manera sencilla.

• Su funcionabilidad; nos permiten archivar y consultar de manera eficiente.

• Su exactitud al momento de archivar nos evita cometer errores.

• La técnica evita cometer equivocaciones con el personal técnico de archivo.

Seguido de esto también podemos encontrar que los archivos se clasifican de acuerdo a su organización, a su uso, a su naturaleza y su ciclo vital.

1.Según su organización se dividen en:

1.1 Archivo centralizado: una sola dependencia controla toda la documentación de la organización.

1.2 Archivo descentralizado: es independiente de todo proceso archivístico.

1.3 Archivo descentralizado con control descentralizado: lo lleva cada dependencia y el responsable es el jefe de cada oficina.

1.4 Archivo descentralizado con control centralizado: es controlado por el archivo central; y cada dependencia maneja sus necesidades con archivo descentralizado.

2. Según su uso se subdivide en tres:

2.1 Archivo activo: son los documentos actuales o en proceso de tramitación.

2.2 Archivo semi activo: su conservación varia y su consulta es menor.

2.3 Archivo inactivo: son los documentos con una durabilidad perpetua.

3. Segú su naturaleza encontramos que se dividen en tres.

3.1 Archivo público: son los que pertenecen a las entidades del estado.

3.2 Archivo privado de interés público: por su valor histórico, investigativo y científico son de interés al público.

3.3 archivo privado: pertenecen a la personas naturales o jurídicas.

4. Por último, encontramos los archivos según su ciclo vital los cuales también