Importancia de los archivos

Ensayo “Importancia de los Archivos”

INTRODUCCION

Los archivos son importantes para las entidades, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones, debido a que la información contenida sirve de testimonio para los trámites que pueda requerir la empresa.  Se enfoca en la importancia de los archivos donde se debe plasmar la terminología archivística teniendo en cuenta la base de su origen, su evolución, las cualidades, categorización, aplicación, clasificación en el medio actual.

Toda organización debe poner especial interés en la elección del archivista, dadas las específicas condiciones de acción metódica y de responsabilidad que exige tan importante labor.

Los Archivos según la historia y su evolución  se remontan al origen de la escritura, suceso que liga al hombre con la comunicación, entre las culturas que más aportaron a este surgimiento documental se encuentran:

Los egipcios, los chinos e india, reflejaban en los templos inscripciones dirigidas a la doctrina.  En las civilizaciones de Roma y Grecia dejaban por escrito testamentos y otros documentos en madera y mármol, los arcadios, sumerios y babilonios, escritos en pieles, en madera y mármol.

Los archivos tienen tres funciones importantes que son: Recoger, conservar y servir, en la actualidad la importancia de información puede estar contenida en papel o cualquier otro soporte digital ya se a medio legibles o por sistemas operativos los cuales son parte importante de los recursos de la información.  Los archivos que se conservan se recopilan y difunden información registrada, generada o recibida por una entidad, grupo o personas en función a la actividad que se realice.

Los archivos según su clasificación:  

Según su Organización:

• Archivo Centralizado,
• Archivo descentralizados
• Archivo descentralizado con control descentralizado
• Archivo descentralizado con control centralizado

Según su Uso:

• Archivo activo
• Archivo semiactivo
• Archivo inactivo

Según su Naturaleza:

• Archivo Público
• Archivo privado de interés público
• Archivo privado

Según su Ciclo Vital:

• Archivo de Gestión
• Archivo Central
• Archivo histórico

CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS

Los archivos se clasifican de acuerdo al orden territorial en que ellos se administran, tal como lo especifica en Archivo General de la Nación en el artículo 7 de la Ley  General de Archivo de Colombia.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

Es un ente que regula las sanciones y responsabilidades del archivo, de acuerdo a la pertinencia pública de cada una de sus entidades:

• Archivo general del departamento.
• Archivo general del municipio.
• Archivo general del distrito.

TERRITORIAL

Según el artículo 8 de la Ley General de Archivo de Colombia, los archivos desde el punto de vista territorial, se clasifican en: