ANALISIS DEL ENTORNO INTERNO Y EXTERNO DE LA ORGANIZACIÓN

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MACRO-ENTORNO: Colombia es un país en vía de desarrollo, pero en esa búsqueda constante de superación, aún hay muchas variables que se deben fortalecer, uno de ellas es la estabilidad tributaria, casi anualmente hay cambios en este aspecto que para nada favorecen a los empresarios y a los consumidores, ya que no se alcanza a actualizar los sistemas empresariales con una modificación cuando aparece una nueva, generando confusiones e inconsistencias. Económicamente hablando el sector Pymes, a pesar de lo apoyos de la banca y algunos programas del estado, todavía se siente mucha incertidumbre, razón por la cual el crecimiento tecnológico, de infraestructura y recursos humano se hace de manera lenta. Desde el punto de vista tecnológico el sector pymes está muy fortalecido, los sistemas TIC han permitido agilizar sobremanera los procesos de compra-venta, las facturaciones en línea en grupos clientes-proveedores han permitido reducir el papeleo ineficiente y fortalecido la comunicación hacia dentro y fuera de las empresas. Socialmente, Colombia es un país de una clase media en crecimiento, siendo la clase media alta donde los propietarios de las Pymes se posicionan, actualmente hay una gran presión en esta escala social, por el deseo de superarse y subir a otro nivel o el de mantenerse y no descender al nivel anterior, razones por las cuales muchas veces se hacen inversiones desproporcionadas sin los estudios pertinentes o por el contrario se evita hacerlas, acciones que a la postre reducen la velocidad de crecimiento del sector.

Políticas de servicio al cliente.

En la empresa j espacios y sistemas nuestro principal objetivo es garantizar la mejor atención a nuestros clientes, trabajando con profesionalismo, responsabilidad y garantizando siempre nuestros productos; para garantizar este objetivo hemos creado las siguientes políticas de atención al cliente siempre pensado en ellos.

- Responder oportuna y eficazmente las necesidades de nuestros clientes tanto internos como externos.

- Ofrecer el mejor servicio con una variedad de productos.

- Ofrecer productos de la mejor calidad con el mejor precio.

- Dar respuesta a nuestros pedidos de la manera más oportuna y eficaz.

- Siempre nuestros clientes primero.

- Brindarle información completa y veras sobre nuestros productos a los clientes, siempre con amabilidad y respeto.

- Notificar a nuestros clientes si se presentan demoras en las entregas de sus pedidos.

- Mejoramiento continuo en pro de nuestra clientela

Políticas de almacenamiento e inventario.

La organización en el almacén es primordial ya que debe haber una adecuada organización de los espacios, de acuerdo con distintas variables como lo son: tipo y naturaleza de carga, movilización en la recepción y despacho de las mercancías.

- Dentro de la organización en el almacén se debe tener en cuenta el stock de masa.

- Se deben crear movimientos suplementarios.

- Se deben precisar equipos estáticos de stock de masa, stock, granel, oficinas, salas de cargadores, muelle de entrada, zona de preparación de envíos, muelle de salida

- Se debe organizar el almacén enfatizando en la conservación de las materias primas

1. Se debe estructurar el almacén para ello es necesario:

- Tener pleno conocimiento del producto

- Estandarización de documentos

- Estandarización en el manejo de la carga

- Estandarización en el procesamiento de pedidos

- Sistemas de información

- Evaluar alternativas de transporte

2. Se debe hacer una estructuración de recursos para ello se necesita tener identificados:

- Las Instalaciones

- Los sistemas de almacenamiento

- Los equipos de manipulación

- Las comunicaciones

- La seguridad

3. Se debe contar con el recurso humano necesario para el recibo almacenamiento y despacho de las mercancías y se debe contar con aspectos contractuales que garanticen el cumplimiento.

- Es necesario contar con flujo de información

- Se debe contar con una ubicación de la bodega dentro del sistema logístico para tener un flujo constante y reducción de costos

- se debe tener definido el número de bodegas

- se debe planear la localización de las bodegas estratégicamente

- se debe garantizar un dinámico flujo de la carga al interior de la bodega puede ser: flujo en línea recta, flujo en forma de u, y flujo en forma de t

- la distribución física del almacén debe tener en cuenta múltiples factores para una conservación de la carga (entradas y salidas, flujo interno, tipo de almacenamiento) y se debe dividir en: artículos de clase A (fuerte rotación), artículos de clase B (media rotación) y artículos de clase C (baja rotación)

- se deben tener en cuenta las técnicas de distribución: pasillos verticales, pasillos transversales, zonas de recepción y expedición

- se debe tener en cuenta los procesos del almacenamiento en pro de reducir costos producción transporte

- debe haber un control de las operaciones para garantizar el almacenamiento entre ellas: almacenamiento, preparación de pedidos, recepción de productos, colocación, empaque, consolidación, despacho de mercancías

Políticas relacionadas en personal:

- Contar con el personal adecuado y calificado para cada proceso.

- El personal debe informar debidamente a sus jefes inmediatos si alguna situación está interfiriendo con el correcto funcionamiento de las actividades del almacén.

- Se debe capacitar a todo el personal que tenga que ver con el almacenamiento sobre (buenas prácticas de almacenamiento y la documentación que tenga que ver con el proceso).