Administración de Costos e Inventarios “Procedimiento de compras”

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Diagrama contable relativo al proceso de compras

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4. FORMATOS DE CONTABILIDAD RELATIVOS AL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

- COMPROBANTE DE ENTRADA A ALMACÉN

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B) COPIA DE ORDEN DE COMPRA [pic 16]

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C) Factura

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D) ORDEN DE PAGO

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E) CONTRA RECIBO

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F) MÉTODO DE PAGO CHEQUE

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CONCLUSIÓN

El departamento de compras es muy importante en una organización ya que debe de existir una perfecta planificación en la que intervienen varias personas con diversas responsabilidades y tiempos para obtener buenos resultados que se vean reflejados en la estabilidad económica de la empresa. Es por eso que una adecuada gestión de compras, ayuda a aumentar los beneficios de la entidad, puesto a que las compras representan cantidades significativas para la empresa y también determina la calidad del producto que es otro de los requisitos necesarios para que la compra se realice de forma eficiente.

Por lo que debemos identificar y conocer el proceso de la gestión de compras que consiste en:

El departamento o área que requiera material hace una requisición de compras que debe de enviar en original y copia a dirección general para ser aprobada por el responsable el cual debe registrar y archivar la copia de la solicitud de compras y enviar la original al departamento de compras que debe solicitar cotización a distintos proveedores y una vez recibida la cotización se realiza un cuadro comparativo de cotizaciones para que dirección general seleccione el proveedor que más le convenga, una vez que se haya seleccionado al proveedor el departamento de compras procederá a elaborar la orden de compra enviando una copia a almacén y enviando la original al proveedor quien hará el envío de la mercancía. Cuando la mercancía llegue a almacén esta será revisada y cotejada con la orden de compra por el almacenista quien deberá enviar el documento de la entrada de mercancía al departamento de compras y esta dará la conformidad de recepción y envía copia de orden de compra, factura y entrada de almacén al departamento de contabilidad para su registro. Contabilidad debe revisar y cotejar los documentos que cumplan con todas sus especificaciones. El departamento solicitante deberá emitir una orden de pago para que sea autorizado y contabilidad debe de emitir un contra recibo al proveedor este último deberá pasar a cuentas por pagar en el día y hora indicada en el contra recibo y cuentas por pagar debe realizar el pago al proveedor teniendo como último paso el registro contable de dicha operación.

La función del departamento de compras es la fase de arranque de toda actividad empresarial por lo que debe de existir coordinación y comunicación con las demás áreas operativas de la empresa para eficacia en la obtención de ingresos.

El impacto inflacionario que tiene el costo de las mercancías orillan a que las empresas tomen medidas drásticas para la optimización de sus recursos y una de ellas es la reducción del costo de sus mercancías, por ende deben aplicar estrategias que les ayuden a minimizar dichos costos entre las cuales podemos encontrar:

Negociar el precio de compra para poder mantener los márgenes de utilidad sin incrementar el precio de venta del producto, para brindar a los clientes un producto o servicio de excelente calidad y a precios accesibles ya que eso es lo que realmente valoran, y a su vez otorgando promociones a los clientes potenciales, otra estrategia que se tiene es el utilizar Internet para llegar a los clientes, ya que es la manera más barata de darse a conocer, puesto a que tiene un bajo costo. También podemos encontrar otra estrategia simple pero con un grado de eficacia la cual consiste en no colocar detalles a los productos que el cliente no toma en cuenta ni valora como lo son bolsas para compras menores, etiquetas en productos o envases , esto nos ayuda a reducir gastos innecesarios.

Dentro de las estrategias más importantes tenemos el establecer alianzas con proveedores, para obtener menores precios, más servicios, una entrega oportuna y de mayor crédito. Al igual que es pago oportuno de compra de mercancías a crédito para evitar recargos por aplazamiento de pago.

Sin embargo existen costos asociados a las compras que no se pueden eliminar, tal es el caso del costo por flete y el costo de seguro los cuales son aplicados a todos los productos de la compra pero prorrateados por el monto.

Para concluir mostramos un ejemplo relacionado con nuestra empresa el cual identifica cada uno de los factores anteriormente mencionados.

La empresa de Pinturas el Refugio S.A DE C.V ubicada en la Localidad del Refugio Municipio de Atotonilco de Tula Hgo, ha llevado a cabo el procedimiento de compras de forma correcta iniciando con la requisición de compra de 10 galones de pintura de agua color Azul.

El proveedor SHERWIN WILLIAMS ha dado la compra a crédito la cual debe ser pagada a más el día 20 de junio del 2016.

El día de la entrega el personal de la empresa revisa que el producto contenga las características solicitadas, este se da cuenta que el producto es el indicado por lo que es aceptado.

La compra realizada es de $2000 pesos más un costo de flete por $200 pesos dando un total de $2200 pesos dicha cantidad se dividirá para obtener el precio unitario de cada producto. Dando un resultado de $220 pesos por producto.

La empresa el Refugio realiza el pago de la compra el dia 15 de junio de 2016 obteniendo un descuento por pronto pago lo cual resulta un ahorro de costos para esta. De igual forma esta vende 5 galones de pintura a un precio de $250 pesos obteniendo una ganancia favorable