PROCEDIMIENTO COMPRAS CIRCASIA

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Nota: Lo ideal es que se cumplan los horarios y días establecidos para hacer los pedidos de almacén, pero hay casos en donde será necesario hacer pedidos en el transcurso de la semana. Un caso específico es la solicitud de productos de fumigación. Estos se piden de acuerdo a lo solicitado por el jefe de cultivo en los programas de fumigación, pero estos pueden variar frecuentemente dependiendo de factores como el clima. Por otro lado un aumento inesperado en la producción también puede generar pedidos extemporáneos para poder suplir la necesidad de materiales de empaque (cartón, lamina, capuchones).

1.2 Una vez revisados y descontados los inventarios de materiales que el almacenista reporto a cada encargado, estos deben registrar sus necesidades en el formato REQUISICION DE MATERIALES Y/O SERVICIOS y enviar por correo electrónico al almacenista, quien a su vez revisa y envía a compras, dicho formato deber contener:

* Fecha del requerimiento.

* No. De Requisición: (este consecutivo lo registra el almacenista)

* Cantidad

* Unidad de compra (Kilogramos, Litros, Metros, Bultos, etc.)

* Cantidad a comprar

* Proveedor (Se coloca por criterio en calidad)

1.3 Los almacenistas de los seis cultivos deben enviar las requisiciones de compra al jefe de compras según horarios establecidos en cada área, a través del correo corporativo, fax, etc.

1.4. La Jefe de compras consolida la información del grupo de empresas y procede a hacer la compra. Los proveedores se seleccionaran basándose en criterios de compra como son: Precios, calidad del producto, servicio y cumplimiento en la entrega, descuentos financieros, plazos de pago. Los criterios de compra se cambiaran según sea la orden de la Gerencia, de otro modo se mantendrán los ya estipulados.

1.5 Generalmente los proveedores programan visitas periódicas a las empresas, cuando esto suceda quien tendrá la responsabilidad de atenderlas será el Jefe de Compras y no las otras áreas de la empresa, a excepción de los asesores de casas comerciales o asesores comerciales para ofrecer los valores agregados pactados con compras (capacitaciones, bonos, etc.).

1.6 Mensualmente (o de acuerdo a lo que se establezca), Jefe de Compras se reunirá con el Gerente Financiero o General para revisar compromisos de pago, acuerdos comerciales y novedades varias que surjan con los proveedores de las empresas.

2. ELABORACION DE ÓRDENES DE COMPRA

2.1 Una vez seleccionado el proveedor, el Jefe de Compras comienza a elaborar las “Órdenes de Compra” en el sistema. La elaboración de órdenes de compra debe hacerse los días jueves y viernes de la misma semana en que se recibe la solicitud de compra.

.2 La elaboración de las “Ordenes de Compra” se realiza en software de compras por empresa.

El procedimiento a seguir es el siguiente:[pic 56]

- Numero: es el número que identifica la orden de compra en un orden consecutivo. Es importante verificar que este número sea el consecutivo a la última orden generada.

- Fecha: es la fecha en que se elabora la orden.

- Proveedor: Acá se coloca el nombre del proveedor seleccionado según la codificación del sistema.

- Lugar de Entrega: Se especifica el cultivo al que deben llegar los productos (Gallinero en Cajicá, Matina en Sopó, Vuelven en Tocancipá, Agua Clara en Nemocòn).

- Fecha de entrega: Fecha que se quiere que llegue el producto teniendo en cuenta los Tiempos de Respuesta de los proveedores.

[pic 57][pic 58]

- ENVIO DE ACTUALIZACION DE ORDENES DE COMPRA A LOS ALMACENISTAS

- Es importante que el archivo digital de las órdenes de compra sea enviado diariamente a los siete almacenistas, ya que sin este no será posible (restricción del sistema) hacer las entradas de los productos que vayan llegando a los cultivos.

- ENVIO DE ORDENES DE COMPRA A LOS PROVEEDORES

- Una vez generada e impresa la Orden de Compra, el paso a seguir es el envío de estas a cada uno de los proveedores seleccionados, verificando que la información contenida en la orden es correcta (Nombre del proveedor, producto, cantidad, unidad, precio, descuento, etc.)

- El envío de órdenes de compra se hace a través de correo electrónico, fax y/o teléfono, confirmando siempre que la orden es recibida por parte del proveedor.

5. RECIBO DE PRODUCTOS

5.1 El procedimiento de recibo de materiales es responsabilidad de los almacenistas. A medida que van llegando los productos, estos se van recibiendo y almacenando simultáneamente.

5.2 Cuando llega el producto este debe venir con su respectiva factura de compra o en su defecto una remisión. Los almacenistas deben recibir los productos y confrontar la información de la factura contra el producto físico entregado. Luego buscan la orden de compra y corroboran nuevamente que los productos entregados coincidan con los de la orden; se firma y sella la factura (copia) y se entrega al conductor que trae el producto.

5.3 Los Almacenistas de Gallinero, Matina, Vuelven y Agua Clara deben informar al Jefe de Compras y a los responsables de cada área sobre la llegada de los productos que estos solicitaron.

6. HACER ENTRADAS DE PRODUCTOS RECIBIDOS AL SISTEMA

6.1 El almacenista debe hacer diariamente las entradas de almacén en el formato diseñando para tal procedimiento debidamente numerado y debidamente diligenciado contra la factura del proveedor.

6.2 Cuando el producto es recibido inmediatamente este entra al almacén, por consiguiente debe hacerse su entrada al inventario de materiales y productos del almacén.

7. HACER SALIDAS DE PRODUCTOS DEL ALMACEN

7.1 Diariamente se solicitan productos desde las distintas áreas de la empresa, para hacer esto se requiere llenar el formato “Salidas de Almacén” donde se especifica el numero de la salida, el área destino, los productos solicitados y la firma de autorización del respectivo jefe de área; las salidas se deben entregar el día anterior entre 12:00 y 2:00 p.m. El Almacenista se encarga