Análisis de Caso: Dashman

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Uno de los objetivos de este nuevo sistema es centralizar los procedimientos de compras, así como reducir costos y llevar un orden en el procedimiento de las compras por realizar. Algunas de las políticas a establecer deben ser: la reducción de costos; el establecimiento de los pasos para la realización de una compra con aprobación del vice-presidente; fijar una cantidad en la que los jefes no necesiten autorización para realizar una compra, y a partir de qué cantidad si deben requerir la autorización. Establecer un orden en la cantidad de materia prima a adquirir para evitar la compra a distintos proveedores por pequeñas cantidades, así como la evaluación previa de precios por proveedores; monitorear continuamente el cumplimiento de estas políticas, para saber si se está ejecutando bien la estrategia.

III. INSTITUIR PRÁCTICAS ÓPTIMAS PARA LA MEJORA CONTINUAPost al proponer estos cambios, está tomando en cuenta lo importante que es la mejora continua en una organización, sin embargo no ha actuado correctamente al no presentarse formalmente antes de querer ejecutar la estrategia. Post debería involucrar a todo el personal que participa en el proceso de compras, tanto jefes como colaboradores, escuchar propuestas e ideas respecto al sistema, esto se puede lograr a través de una lluvia de ideas de mejora continua y discutirse en las reuniones de seguimiento de la estrategia.

Dichos aportes pueden generar ideas de cómo reducir tiempos y costos en la compra de materiales, evaluar y seleccionar a los mejores proveedores de acuerdo a los precios o calidad que brinden, incluso mejorar el desempeño de los colaboradores al sentir que se les está tomando en cuenta para la mejora del sistema. Se podría estandarizar el proceso de compras y evaluar si es oportuno contar con los mismos proveedores, el propósito es que todas las fábricas lleven un mismo orden y así sea más fácil el control por parte de la oficina central.El requisito de autorización para realizar una compra cuando ésta sobrepase el monto establecido, es otra forma de control de costos, ya que la oficina central debe analizar si es conveniente realizar esa compra o si hay otras formas de reducir el costo. Lo importante de todas estas prácticas es la constante comunicación entre el Vice-Presidente de compras y los jefes de las diferentes fábricas, y que todos vayan hacia un solo objetivo.

IV. INSTALAR SISTEMAS DE APOYO

Debido a que esta situación se dio en 1940, hay que recalcar el poco avance tecnológico de ese tiempo, por lo que la mejor forma de tener un buen control de las compras sería a través de una programación detalla de las compras a realizar quincenal o mensualmente, con las cantidades exactas de materia prima a requerir, un presupuesto que detalle cada uno de los gastos en los que se podría incurrir, y los proveedores con los que se realizará la compra. Posteriormente enviarlo a la oficina central para ser aprobado, dejando claro que en caso de ocurrir imprevistos se debe comunicar de forma obligatoria e inmediata con la vice-presidencia de compras para aprobar el cambio o la compra, de no hacerlo así se tomarán las sanciones correspondientes, que podría ser el cobro del monto agregado sin aprobación al presupuesto previamente autorizado.

V. RECOMPENSAS AL LOGRO DE OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Los incentivos son importantes cuando se quiere alentar a los empleados en el mejoramiento de su desempeño. Post debería atar incentivos como: halagos, crítica constructiva y reconocimientos a los jefes que logren cumplir los objetivos del nuevo sistema de centralización, en las juntas de control de la estrategia que han de realizarse mensualmente y a toda la organización. Hacer un programa de visitas a las fábricas y medir su desempeño, en caso de no estar realizando de forma correcta el proceso, poner de ejemplo a las que se han adaptado rápidamente al cambio, para motivarles a seguir los pasos de sus compañeros, hacer que se sientan identificados con la estrategia y el logro sus objetivos.

VI. CONFORMAR UNA CULTURA CORPORATIVA PARA ADAPTARLA A LA ESTRATEGIAPost debe hacer una reestructuración en la cadena de mando del departamento de compras, dejar en claro su posición como vice-presidente de compras y cabeza de la nueva estrategia, establecer un plan de implantación efectivo, nombrando responsables y fechas para el seguimiento de la estrategia. Establecer las políticas que regirán la estrategia de centralización y hacerlas parte de cada uno de los interesados, recalcar los valores de la organización y los objetivos a los que pretenden llegar, haciendo encajar a personas capaces de enfrentar nuevos retos en un equipo que logre llevar a cabo la ejecución de la estrategia satisfactoriamente. Por medio de los reconocimientos al desempeño de sus colaboradores, crear un buen ambiente de trabajo, donde todos se sientan parte del nuevo sistema.

VII. EJERCER LIDERAZGO ESTRATÉGICO

Post habrá ejercido un buen liderazgo estratégico, solo si logra integrar un equipo con personal capaz para poner en macha la estrategia de centralización; mantener una buena comunicación y excelente clima laboral con sus colaboradores; aprovechar sus recursos, motivar y capacitar a su personal, así como saber darle seguimiento a la estrategia y al cumplimiento de las políticas establecidas; si saber dar respuesta a su personal y solucionar de la forma más rápida posible cualquier eventualidad.

VIII. CONSTRUIR UNA ORGANIZACIÓN CAPAZ

Se debe integrar un equipo capaz para poder ejecutar de forma exitosa la estrategia de centralización, lo primero que debe hacer es coordinar una reunión con los jefes de compras de cada una de las fábricas, donde puedan evacuarse las dudas y surgir nuevas ideas sobre el nuevo sistema a implementar, que todos conozcan y se identifiquen con los objetivos que se pretenden lograr. Posteriormente, evaluar si cuenta con personal capaz para poner en marcha la estrategia, capacitar a su personal respecto a cómo desarrollar el nuevo proceso; en caso de no contar con éste, contratar personal con experiencia, disponibilidad y que tenga el deseo de formar parte de los cambios que están por realizarse. Establecer un período de transición del sistema que asegure que el personal ha logrado entender y aplicar los cambios, hacer visitas a las fábricas y evaluar si el periodo de tiempo es suficiente.

PREGUNTAS:

1. ¿Cuál es el problema central que presenta el caso?

El problema principal del caso es la situación en la compañía Dashman, donde