INTRODUCCIÓN A LOS ENFOQUES ADMINISTRATIVOS - CONTROL

...

La función más importante del control es determinar cuáles deberían ser los resultados o, por lo menos, que esperar de determinada acción. Los estándares o normas proporcionan un método para establecer que debe hacerse. Los estándares pueden expresarse en tiempo, dinero, calidad, unidades físicas, costos o índices. La administración se preocupó por desarrollar técnicas que proporcionen buenos estándares, como el tiempo estándar en el estudio de tiempos y movimientos. Entre los ejemplos de estándares o criterios podemos mencionar el costo estándar, los estándares de calidad y los estándares de volumen de producción.

COMPARACIÓN

El control implica una comparación con estándares establecidos previamente para poner en marcha la acción correctiva cuando se presenta un desvío inaceptable. Esta acción puede incluir el ejercicio de la autoridad y de la dirección, aunque no necesariamente en todos los casos.

También pueden revisarse y modificarse los estándares fijados (si no fueron establecidos de manera apropiada), para adaptarlos a la realidad de los hechos o a las posibilidades de la empresa.

MEDICIÓN

La medición es un proceso constante y repetitivo. La frecuencia con la que se mida dependerá del tipo de actividad que se mida. Sin la medición los administradores se ven obligados a adivinar o a usar métodos empíricos que pueden o no ser confiables.

La medición requiere una unidad de medida y una cuenta de cuántas veces la entidad está bajo consideración.

En ocasiones, cuando se enfrentan problemas de medición es útil pensar en términos de logros tangibles e intangibles. Las unidades producidas, tarjetas llenadas y muestras distribuidas son mediciones tangibles. Indican la cuenta de varias unidades similares cuyo total da un valor de posición relativa para una unidad conocida.

Por otra parte, hay muchos resultados intangibles, no se fácil reunir datos sobre ellos, por lo tanto se debe depender de medios tales como el criterio.

Para llevar a cabo la medición del desempeño se deben establecer anticipadamente estándares, con el fin de que las desviaciones se detecten antes de que ocurran y se eviten mediante las acciones apropiadas.

Si los estándares se establecen en forma apropiada y se encuentran con medios para determinar con exactitud qué hacen los subordinados, la evaluación del desempeño real o esperado es sencilla, pero hay muchas actividades para las que resulta difícil elaborar estándares precisos y muchas otras que son difíciles de medir, como los resultados intangibles.

Comparación del desempeño con las normas o estándares Cuando hay diferencia entre el desempeño y el estándar por lo general se necesita criterio para evaluar su significado.

Establecer una variación rígida absoluta o incluso una gama de lo que es satisfactorio no es adecuado. Las desviaciones relativamente pequeñas del estándar son aprobadas para el desempeño de algunas actividades, en tanto que en otros casos una ligera desviación puede ser grave. Los administradores encargados del control, deben analizar, evaluar y juzgar los resultados con lo mejor de su habilidad.

También deben buscarse las sugerencias de quienes desempeñan el trabajo o están cerca de él, que indiquen que esfuerzos de control deben aplicarse. En la mayoría de los casos, este paso del control comparar el desempeño con el estándar debe hacerse tan cerca del punto de desempeño como sea posible, esto facilita los esfuerzos de control y ayuda en la localización de las áreas que deben corregirse; por lo general resulta en pérdidas mínimas.

Tomar medidas correctivas Siempre que se descubren variaciones de importancia, es imperativa una acción enérgica, e inmediata. El control efectivo no puede tolerar demoras innecesarias, excusas o excesivas excepciones. La acción correctiva la aplican quienes tienen autoridad sobre el desempeño real.

La corrección de las desviaciones es el punto en el que el control se pude ver como una parte del sistema completo de administración y se pude relacionar con las demás funciones administrativas. Los administradores pueden corregir las desviaciones rehaciendo sus planes o modificando sus metas. O pueden corregir las desviaciones ejerciendo su función de organización mediante la reasignación o la aclaración de las tares. También se pueden corregir mediante la contratación de personal adicional, una mejor selección y capacitación de los subordinados o por la medida más drástica de la recontratación: el despido. Así mismo, se pueden corregir mediante una mejor dirección.

RETROALIMENTACION

La retroalimentación proporciona elementos para efectuar mejoras en el sistema administrativo y para prever la posible existencia de fallas y errores. A través de la retroalimentación se informa de los resultados y las medidas correctivas que se aplicaron

De la calidad de la información dependerá el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema.

TIPOS DE CONTROL

CONTROL PRELIMINAR. En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos, es posible ejercer una influencia controladores limitando las actividades por adelantado. Representativo de esto es el efecto de aplicar políticas y procedimientos que, en el caso de las primeras, limitan el ámbito en el cual se van a tomar las decisiones y, en el caso de los segundos, definir qué acciones específicas. El grado hasta el cual se sigan o no se evalúan es mejor aplicando el proceso de control. En realidad, la influencia de las políticas y procedimientos de control refleja la cercanía de la planeación y el control. Y debe observarse que el control ayuda a unificar el entendimiento de las políticas y procedimientos.

CONTROL CONCURRENTE. El control concurrente es la médula de todo sistema de control de operaciones. En el ámbito de la producción, todos los esfuerzos están dirigidos a elaborar la cantidad correcta de los productos adecuados en el tiempo preciso. El control concurrente puede ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el tiempo especificado y bajo las condiciones requeridas.

CONTROL DE RETROALIMENTACIÓN.

La retroalimentación es de especial importancia en el control. Puede considerarse como un sistema compuesto de los siguientes elementos: El control de retroalimentación implica que se han reunido algunos datos y se han analizado, y que se han regresado los