La administración es una actividad que se basa en un proceso administrativo de cuatro etapas:

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Proceso en la toma de decisiones

Las decisiones racionales son tomadas por los líderes mediante el uso de diferentes alternativas o cursos de acción (reconociendo sus alcances y limitaciones) para llegar a la meta. Esto representa una investigación profunda de los diferentes factores que puedan interponerse en nuestros objetivos, por ello se debe evaluar cada uno de estos factores y tener claro que debemos llegar a la meta.

De acuerdo con Stoner, Freeman y Gilbert (1996), el proceso racional para la toma de decisiones es el siguiente:

1. Investigar la situación. Se debe definir el problema, realizar un diagnóstico de las causas e identificar las variables de decisión.

2. Desarrollar alternativas. Identificar las alternativas creativas (no evaluarlas, sólo reconocerlas).

3. Evaluar alternativas y elegir la mejor la mejor disponible. En esta etapa sí evaluamos la alternativa y elegimos la mejor.

4. Implantar la decisión y monitorearla. La parte más complicada de tomar una decisión es conseguir los recursos necesarios para realizarla, calendarizar y establecer presupuestos, nombrar responsables, además de dar seguimiento y correcciones.

Daft (2004) identifica los modelos en la toma de decisiones como: clásico, administrativo y político.

1. Modelo clásico, abarca los problemas y metas bien definidas, con certidumbre y decisión racional para optimizar los recursos.

2. Modelo administrativo, incluye problemas y metas administrativas, en donde lo correcto es que el líder analice el contexto del problema y tome decisiones con un alto grado de certidumbre.

3. Modelo político, presenta metas populares y antagónicas, condición de incertidumbre/ambigüedad, puntos de vista contradictorios, negociación y discusión entre los miembros de la coalición.

De acuerdo con Daft (2004) hay estilos en la toma de decisiones. Todos los ejecutivos tienen un estilo en la toma de decisiones. Es válido que los líderes adopten uno de acuerdo con las circunstancias.

1. Estilo directivo. Lo utilizan los gerentes que prefieren soluciones simples, que deciden de manera rápida, analizando una o dos alternativas. En general, estas soluciones son a corto plazo, eficientes y racionales, tomadas con base en reglas y procedimientos. Se dan cuando el líder no tiene toda la información necesaria o tiene la información, pero de manera equivocada. Esto no permite la toma de la decisión adecuada. Un ejemplo puede ser cuando un jefe llama la atención al empleado sin tener el contexto del problema.

2. Estilo analítico. Los gerentes que los utilizan prefieren tomar soluciones basadas en un análisis de la mayor parte de los datos con los que se cuentan. Cada alternativa es examinada concienzudamente. Las decisiones se toman de manera racional, usando sistemas de control. Éstas se deben acatar cuando representen cambios estructurales importantes, como abrir una nueva empresa o sucursal, cambiar la imagen corporativa, introducir o sacar un producto del mercado.

3. Estilo conceptual. El gerente conceptual tiene una inclinación social, prefiere delegar y compartir con otros el problema, aceptan la colaboración en la toma de decisiones, generalmente la solución es a largo plazo y muy creativa. Se aplica para resolver un conflicto interdepartamental.

4. Estilo conductual. El gerente que toma decisiones bajo el estilo conductual tiene una amplia inclinación social, prefiere hablar del problema con las personas, acepta sugerencias, convoca a reuniones y evita conflictos.

Las decisiones que toma están basadas en el desarrollo personal de los demás. Según Keeney & Raiffa (1998, citados por Daft, 2004), los prejuicios en la toma de decisiones son los siguientes:

1. Exceso de confianza

2. Satisfacción inmediata

3. Efecto del ancla

4. Percepción selectiva

5. Confirmación

6. Contextualización

7. Disponibilidad

8. Representación

9. Casualidad

10. Costos incurridos

11. Egoísmo

12. Percepción retrospectiva

Seguramente tú has enfrentado el dilema de tomar decisiones en asuntos familiares, profesionales, financieros, escolares. Después de esta lectura, ya conoces tu estilo de liderazgo para tomar decisiones. Es importante que analices muy bien cada modelo y tomes las ventajas que cada uno ofrece y consideres las desventajas.

2.1.3 Métodos y técnicas utilizados en la planeación y control

Reflexión

- ¿Cómo lleva a cabo su trabajo el administrador?

- ¿Cuáles son los medios con los que se auxilia para tomar decisiones?

- ¿Qué facilita el trabajo y aumenta la productividad?

Para que un administrador haga su labor existen diferentes métodos y técnicas que se aplican en una organización. Puede utilizar estas herramientas no sólo en la etapa de planeación, sino también en todas las etapas del proceso administrativo. Entre las más conocidas están:

- Gráfica de Gantt: sirve para mostrar gráficamente los tiempos y actividades que se realizarán a lo largo de un proyecto; es aplicable en todos los procesos de la organización, pero cobra mayor importancia en el área de producción.

- Herramientas para la toma de decisiones:

- a)Cuantitativas: investigación de operaciones, redes CPM (Critical Path Metod), PERT (Program Evaluation and Review Technique), RAMPS (Simulation Software for Modelling Reliability, Availability and Maintainability) modelos de inventarios, teoría de juegos, árboles de decisión.

- b)Técnicas de ingeniería económica: el valor presente neto, la Taza Interna de Retorno (ROI), el análisis de recuperación y el punto de equilibrio son técnicas que nos ayudan a tomar decisiones en las finanzas de la empresa, sobre todo dónde invertir o cuántos días se le

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