MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES; REGLAMENTO INTERNO DEL TRABAJO; CASOS PRÁCTICOS

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Hoy en día se hacen mucho más necesarias este tipo de documentos, no solo porque todas certificaciones de calidad lo requieren, sino porque su uso interno y diario

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minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, vivir del trabajo y fomenta el orden, etc.

Como ven la existencia del MOF en una organización es de vital importancia y por ello se debe cuidar el proceso de su elaboración. (Ver imagen N° 02)

Según Joaquín Rodríguez Valencia en su libro “Como elaborar y usar los manuales administrativos”, publicado en 1995, pág. 37:

“Los manuales de organización exponen con detalle la estructura organizacional de la empresa, señalando los puestos y la relación que existe entre ellos. Explican la jerarquía, los grados de responsabilidad, las funciones y actividades de las unidades orgánicas de la empresa. Generalmente contiene graficas de organización y descripción de puesto”

Subcapítulo 01

“¿Qué se necesita para elaborar un MOF?”

- La participación es un compromiso de toda una organización especialmente de los líderes.

- Forman un equipo técnico para liderar el proceso. Puede ser interno, como externo.

- Que las organizaciones tengan un plan estratégico vigente1, pues sin esto no se podrá realizar el MOF.

- El equipo técnico usa una metodología para la elaboración del cronograma2 y para un plan estratégico que se refleja en la función.

- Hacer un plan de implantación de esta manera especialmente en los cambios fuertes.

- Poner el manual en plena disposición del personal. Por ejemplo, Colgarlo en la internet institucional.

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Subcapítulo 02

“¿Cómo elaborar un MOF?”

Según Mintzberg, H, en el año 2009. En el libro Administración de empresas en la pág. 204 establece lo siguiente:

“La función organizativa consiste en el diseño del armazón3 material y humano (estructura) que actuará de soporte para la ejecución de los planes establecidos. Por tanto, el punto de partida para el diseño o rediseño de la estructura ha de ser el conocimiento de las necesidades globales de objetivos (estratégicos y operativos) alcanzar. A partir de aquí, el diseñador (la organización) ha de tomar una seria de decisiones que tienen que ver con la utilización de las diferentes herramientas a su disposición para proceder a la construcción o diseño de la estructura de la empresa. A estas herramientas se las denomina variables de diseño estructural.”

En la elaboración de un MOF se requieren los siguientes pasos:

- Conformar un equipo técnico, que va a elaborar el MOF.

- Se debe elaborar un perfil del puesto; que es un proceso mediante el cual se busca determinar las aptitudes, cualidades y capacidades que son fundamentales para una adecuada ocupación, las mismas que deberán responder a los objetivos institucionales de la institución. Para elaborar un perfil del puesto es conveniente tomar en cuenta elementos como la experiencia laboral, el nivel de formación adquirida y las condiciones de trabajo.

- Como siguiente punto debemos realizar un análisis de cargo; luego de reunir la información requerida, se revisar la estructura orgánica para determinar la dependencia jerárquica del puesto y con qué unidades orgánicas mantiene una relación directa de coordinación.

- A partir de la información recogida se revisará si el análisis de cargos realizado corresponde realmente al perfil que la institución desea y necesita para mejorar los servicios que presta a la comunidad. Aquí es vital las preguntas que se

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deben hacer entre los integrantes del equipo técnico respecto al personal con el que se cuenta en estos momentos. Por ejemplo: ¿Es el perfil del trabajador adecuado para el puesto? Si no lo es, ¿cuál sería el adecuado?.

- Con la información y el análisis realizado se elabora una descripción y especificación del puesto; la descripción del puesto incluye las actividades y responsabilidades inherentes4 al mismo así como sus características importantes y las condiciones de trabajo. La especificación del puesto resume las cualidades personales necesarias para el desempeño del puesto.

- El análisis realizado debe ser verificado con el trabajador o su superior inmediato. Esta verificación ayudará a determinar si la descripción realizada del cargo es correcta, si está completa y si es fácil de entender para todos los involucrados.

Subcapítulo 3

“¿Qué pretende el manual de organización y funciones?”

El manual de organización y funciones (MOF) pretende:

Proporcionar información de todas las funciones específicas, requisitos, responsabilidades comprendidas y las condiciones que el puesto exige para poder desempeñarlo adecuadamente.

Definir las competencias básicas y transversales5 necesarias para cada puesto.

Según Walter Andía Valencia, en el libro Manual de Gestión, pág. 409, lo que pretende el MOF, es lo siguiente:

“Pretende indicar las funciones básicas que se desarrollan en cada unidad orgánica, determinar la ubicación y las funciones específicas que debe cumplir cada cargo y precisar las líneas de autoridad y responsabilidad, jerarquía y funciones externas e internas.”

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Subcapítulo 04

“¿Cuáles son los errores comunes en el diseño del manual de organización y funciones?”

- Que su elaboración obedezca solo al cumplimiento de la norma y formalidades.

- Que sea un documento desconocido por el personal en general.

- Que no guarde relación con el plan de desarrollo de capacidades, o en ausencia de éste con el plan de capacitación.

- Que el perfil del cargo, requisitos,