MONITOREO DE UN PLAN DE NEGOCIO

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- La información que es necesario recoger.

- Los instrumentos que se usara para ello. Las fuentes donde se encuentra esa información.

- Los responsables de hacerlo.

- El destino que se le dará.

El responsable del monitoreo podría organizar esto en un cuadro como el que estamos presentando (cuadro para organizar el monitoreo del proyecto).

Las tres primeras columnas del cuadro (actividades y tareas, metas y recursos) se copian de la planificación operativa y se constituyen en el referente para contrastar lo programado con lo realmente sucedido. Es de notar que el monitoreo establece una vinculación importante entre el nivel programado y el manejo financiero del proyecto.

En la siguiente columna se indican las fuentes donde se obtendrá la información necesaria para saber si la meta se ha logrado y cuales han sido los recursos realmente invertidos en cada actividad y tarea. A continuación, se señala la frecuencia con que se acopiara la información, los responsables de hacerlo, la fecha en que se debe presentar la información y la persona a quien se debe dirigir este informe.

REPORTES DE MONITOREO

El monitoreo va produciendo de manera permanente una información muy valiosa, que deberá ser acopiada y procesada de manera que sea útil para la toma de decisiones y para hacer correcciones en la ejecución del proyecto. La información recogida por los responsables de hacer el seguimiento de cada tarea o actividad debe ser organizada por el jefe del proyecto quien la presentara al equipo para su análisis y procesamiento.

Estos espacios de reflexión se constituyen en momentos muy valiosos para reforzar un espíritu de equipo, permitiendo que cada integrante asuma con seriedad sus responsabilidades y que conjuntamente, revisen la marcha del proyecto. A la vez permiten que se planeen y coordinen colectivamente las actividades del próximo periodo incluyendo la ejecución presupuestal y el flujo de fondos.

Una vez realizado el análisis de la información, el responsable del monitoreo emitirá reportes y formulara recomendaciones dirigidas al equipo ejecutor a la dirección de la institución y de ser necesario a la agencia de cooperación que financia el proyecto.

La frecuencia de estos reportes debiera ser por lo menos trimestral. Los reportes del monitoreo debieran incluir los siguientes contenidos: Una comparación entre las actividades planificadas y las realmente ejecutadas en el periodo, considerando por lo menos:

- El cumplimiento de los plazos, el abastecimiento y el uso de los recursos y logro de las metas. Los principales logros o aspectos positivos que se constatan en el periodo.

- Las dificultades y situaciones imprevistas que se suscitaron durante el periodo y como se enfrentaron y/o afectaron la ejecución del proyecto.

- Sugerencias y recomendaciones en lo que se refiere a cambios en la planificación y/o en el manejo de los recursos.

- Es conveniente incluir también la planificación del siguiente periodo, que servirá de referente para el monitoreo correspondiente

. Se podría también incluir un acápite de observaciones, en el cual se haga una breve comparación con los reportes anteriores, señalando las situaciones recurrentes (positivas o negativas) y otros aspectos que se considera necesario mencionar. A continuación presentamos un ejemplo de esquema de contenidos de un reporte de monitoreo

CONCLUSIÓN

A modo de conclusión, podemos afirmar que la supervisión busca, sobre todo, prevenir o solucionar a tiempo los problemas de ejecución en los servicios de salud. Es importante que la supervisión se haga con un enfoque problematizador del aprendizaje, donde el equipo local se desarrolle y fortalezca. La supervisión debe ayudar al equipo local a analizar sus problemas de ejecución, a plantear las soluciones pertinentes y tomar las decisiones en forma participativa.