Memorandum de planificacion de auditoria.

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En el proceso de evaluación del control interno se han establecido los siguientes factores de riesgo:

Riesgo Inherente

- No se cuenta con ningún procedimiento, instructivo o normativa vigente que regule la selección de potenciales proveedores bajo esta modalidad de contratación por cotizaciones.

- La documentación generada por el área administrativa no cuenta con medidas de seguridad se encuentra debidamente foliada, la cual se encuentra expuesta a sustracción o extravío.

- Las pólizas de seguros y/o boletas de garantía solicitadas a los proponentes en calidad de garantía durante los procesos de contratación y ejecución de los servicios no cuentan con un resguardo adecuado de las mismas.

- El personal del área de contrataciones no efectúo rotaciones entre el personal experimentado a fin de evitar su obsolescencia laboral y lograr una mayor eficacia operativa de los procesos.

- La información generada por el área de compras y suministros del Sistema de Información de Gestión Administrativa (SIGA), son elaboradas de forma manual en hojas electrónicas, resúmenes de los procesos de contratación que son modificables por el operador y no brindar seguridad razonable sobre la integridad de la información presentada.

- Existen elevados índices de procesos de contratación de bienes y servicios, durante los últimos meses de la gestión, lo cual genera un potencial riesgo a errores por acción u omisión por parte de los funcionarios a cargo de la ejecución de la contratación.

Por los factores detallados hemos determinado un RIESGO INHERENTE ALTO en el componente de CONTRATACION POR COTIZACIONES.

Riesgo de Control

De acuerdo a las pruebas de recorrido efectuadas se determinó que el Riesgo de Control del componente Contratación por Cotizaciones, presentadebilidades en:

- La invitación a proveedores para los requerimiento, no cuenta con una base de selección que permita identificar a los potenciales proveedores que cumplan con las mejores características para la provisión de los bienes requeridos.

- No se genera físicamente la emisión del número de proceso de contratación asignado de forma correlativa por el SIGMA, para su adecuado seguimiento y control.

- Los procesos de contratación de los servicios de consultoría no son registradas en el Sistema Integrado de Gestión y Modernización Administrativa (SIGMA ) procesos que son llevados a cabo por fuera del sistema, para agilizar los requerimientos de las unidades solicitantes.

- La contratación de bienes y servicios bajo la modalidad no adjunta documentación respecto a: Constancia de entrega de la orden de compra, Factura/Certificados de Obra y Reporte de Pagos por Entidad y Dir. Administrativa; información que es generada por el SIGMA.

- No existe evidencia que los formularios de solicitud de cotización emitida por el SIGMA sea recepcionada satisfactoriamente por la empresa o persona natural invitada a la presentación de propuestas.

Por los factores detallados hemos determinado un RIESGO DE CONTROL MODERADO en el componente de CONTRATACION POR COTIZACIONES.

Riesgo Componente CONTRATACIÓN DIRECTA

inherente

control

Combinado

Alto

moderado

Alto

2.3. CONTRATACIÓN POR REQUERIMIENTO DE PROPUESTAS TÉCNICAS

En el proceso de evaluación del control interno se han establecido los siguientes factores de riesgo:

Riesgo Inherente

- La documentación generada por el área administrativa no cuenta con medidas de seguridad se encuentra debidamente foliada, la cual se encuentra expuesta a sustracción o extravío.

- Las pólizas de seguros y boletas de garantía solicitadas a los proponentes en calidad de garantía durante los procesos de contratación no se encuentran resguardadas adecuadamente.

- El sistema SIGA es un sistema de apoyo que permite identificar la instancia en la que se encuentra el proceso de contratación, pero no se genera ningún documento para el respaldo al proceso.

- Existen elevados índices de procesos de contratación de bienes y servicios, durante los últimos meses de la gestión, lo cual genera un potencial riesgo a errores por acción u omisión por parte de los funcionarios a cargo de la ejecución de la contratación.

- Los equipos con los que cuenta el área de compras y suministros, permiten un adecuado y normal desarrollo de las operaciones, excepto en el área de licitaciones no cuenta con equipos acordes a las necesidades requeridas.

Por los factores detallados hemos determinado un RIESGO INHERENTE MODERADO en el componente de CONTRATACION POR REQUERIMIENTO DE PROPUESTAS TECNICAS.

Riesgo de Control

De acuerdo a las pruebas de recorrido efectuadas se determinó que el Riesgo de Control del componente Contratación por Requerimiento de Propuestas

Técnicas, presenta debilidades en:

- La invitación a proveedores, no cuenta con una base de selección que permita identificar a los potenciales proveedores que cumplan con las mejores características para la provisión de los bienes requeridos por la entidad.

- No se genera físicamente la emisión del número de proceso de contratación asignado de forma correlativa por el sistema, para su adecuado seguimiento y control.

- Los procesos de contratación de los servicios de consultoría no son registradas en el Sistema Integrado de Gestión y Modernización Administrativa (SIGMA ) procesos que son llevados a cabo por fuera del sistema, para agilizar los requerimientos de las unidades solicitantes.

- La contratación de bienes y servicios bajo la modalidad no adjunta documentación respecto a: Constancia de entrega de la orden de compra, Factura/Certificados de Obra y Reporte de Pagos por Entidad y Dir. Administrativa; información que es generada por el SIGMA.

- No existe evidencia que los formularios de solicitud de cotización emitida por el SIGMA sea recepcionada satisfactoriamente por la empresa o persona natural invitada a la presentación de propuestas.

Por los factores