Reglamentos para un hotel y restaurante.
Enviado por monto2435 • 9 de Abril de 2018 • 1.147 Palabras (5 Páginas) • 638 Visitas
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Conciliar periódicamente los saldos con la cuenta de control del mayor.
Soportar las obligaciones contraídas con estudios previos que justifiquen su necesidad y beneficios
CONTROL INTERNO DE LAS COMPRAS
Actividades de Control
El empleado que recibe la correspondencia, debe entregársela al encargado de procesar y pagar las facturas recibidas.
Establecer un control sobre las facturas recibidas.
Una vez llegada las facturas se deben identificar claramente las copias para evitar la duplicación de pagos.
Verificar las condiciones de pago, precios y controles, según sus facturas, contra las órdenes de compra.
Los cheques de pagos a proveedores deben ser entregados por un empleado distinto de quienes preparan su pago y manejan los registros contables.
Procesar oportunamente las facturas para obtener los beneficios de descuentos por pronto pago u obtener notas créditos por devoluciones o rechazos.
Debe existir una autorización escrita para efectuar todas las compras, la cual no puede ser validada por la misma persona que cierra la negociación y realiza el pago a proveedores.
Las Órdenes de Compra deben ser autorizadas por un funcionario responsable.
Las Órdenes de Compra deben estar numeradas progresivamente.
Se debe rendir reportes por escritos de todos los materiales y/o documentos recibidos.
Los reportes deben ser controlados por numeración.
El área de contabilidad, en cabeza del Auxiliar Contable debe recibir una copia de la Orden de Compra.
Se deben establecer responsabilidades para la verificación de facturas, en los aspectos de precios, cálculos y cargos de fletes.
Se deben cancelar las facturas para evitar su doble paso.
Los estados de cuentas mensuales recibidos de los proveedores, deben ser conciliados con el registro de cuentas por pagar.
CONTROL INTERNO DE LA DOCUMENTACIÓN Y LOS CUENTAS POR PAGAR
Actividades de Control
Debe existir un control estricto sobre las operaciones generadoras de pasivos, entre ellas: compras, obtención de fuentes de financiación, etc.
Los pasivos registrados deben soportarse claramente con los bienes o servicios recibidos.
Deben someterse a revisión y autorización adecuada previamente al registro.
Debe revisarse periódicamente la antigüedad y programación adecuada de pagos.
De una u otra forma se debe exigir autorización especial previa al pago.
CONTROL INTERNO DE LOS PAGOS POR SERVICIOS
Actividades de Control
Se debe conservar en la carpeta de cada empleado documentos tales como:
Contrato de trabajo.
Certificado de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Cambios en las condiciones laborales.
Solicitud de empleo y evidencia de investigación de referencia, estudios, trabajos anteriores.
La empresa debe cumplir con todas las disposiciones laborales.
Debe existir un reglamento interno de trabajo debidamente aprobado.
Se debe aprobar por funcionarios autorizados la contratación de nuevos empleados o su despido.
CONTROL INTERNO DE LOS GASTOS
Actividades de Control
Para que pueda existir un efectivo control de los gastos al interior del Departamento Contable y Financiero de la entidad:
Deben existir presupuestos de gastos e informes de las variaciones en relación con los gastos reales, empoderando explicaciones y responsabilidades a las personas que procedan.
Todo tipo de gasto, por insignificante que sea, debe estar autorizados por una persona responsable de los mismos.
Los documentos comprobatorios del gasto deben cancelarse previamente al momento del pago.
La clasificación de los gastos debe ser vigilada al registrarse en libros.
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