TAREAS Y SUBSISTEMAS EN UNA ORGANIZACION

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La coordinación, en cuanto ajuste mutuo en relación a la consecución de objetivos no es sino una forma de reducir complejidad en las interacciones internas, y por tanto, las necesidades de coordinación estarán en correlación con el nivel de complejidad interna.

Una mayor complejidad del sistema exige:

- mayor especialización y profesionalización;

- mayor programación, planificación, formalización;

- mayor diferenciación de funciones y roles personales;

- mayor número de niveles jerárquicos;

- mayor delegación de decisiones.

Es decir, ciertas estrategias de reducción de complejidad, como la misma división del trabajo que especializa ciertas áreas en solución de zonas de problemas, generen a su vez nuevas manifestaciones de complejidad.

LOS INSTRUMENTOS DE LA COORDINACIÓN:

Se distinguen dos tipos básicos de medidas de coordinación:

- Medidas para reducir las necesidades de coordinación

- Medidas para coordinar (pueden ser apoyadas en la jerarquía o de otro orden).

- Medidas de reducción de necesidades de coordinación

En este primer grupo se trata de estrategias que previenen el que surjan los mismos problemas de coordinación. Son los llamados mecanismos de desacoplamiento.[4]

En primer lugar se trata de desglosar el sistema a coordinar en subsistemas. Partiendo de que todo sistema con cierto nivel de complejidad interna tiende a articularse en subsistemas (departamentos, secciones, etc.) en que hay un menor grado de complejidad interna, en concreto por restringir las posibles relaciones entre partes por mera disminución de éstas. El recurso de una articulación en forma de pirámide jerárquica reduce ciertamente los niveles de complejidad en el interior de las partes. Es la forma tradicionalmente elegida en la llamada organización funcional o en la divisional: es decir, en la constitución de zonas con tareas similares, o que tratan de objetos (productos) también similares.

En segundo lugar, y atendiendo a los problemas de coordinar flujos de procesos, se insertan áreas de holgura organizacional que permiten cierto desacoplamiento entre dichos flujos: podrán por tanto desarrollarse a distinto ritmo. Es lo que se consigue introduciendo almacenes intermedios entre las fases de un proceso de producción.

También puede recurrirse a "flexibilizar" los mismos procesos a coordinar. Esta es la estrategia preferida en las modernas técnicas de dirección y control de la fabricación y montaje.

- LA DIVISION DEL TRABAJO (INTEGRACION DE TAREAS):

Conforme lo establece el principio de la especialización de la DIVISIÓN DEL TRABAJO, que es necesario para determinar la eficiencia en la utilización de las personas. Este consiste en la designación de tareas específicas a cada una de las partes de la organización. Asimismo, este principio se relaciona con el desarrollo vertical de la empresa, estructurando la organización en los términos siguientes:

- División de Trabajo permite realizar el desglose de las actividades laborales en bloques, partes o unidades a fin de que pueda ser realizado por las diversas personas que integran una unidad administrativa, permitiendo dividir las tareas del trabajo divide en:

- FUNCIONES: (generales, específicas, sustantiva, apoyo, asesoría, complementarios, primarias, secundarias)

- ACTIVIDADES: (genéricas, específicas)

- OPERACIONES; (físicas, mentales)

- Especialización y Coordinación

- Agrupación de Unidades

También es importante considerar que en la realidad el problema más grave para una gran empresa no es tanto lograr una adecuada división del trabajo, sino conseguir su integración. Este problema tiene varias dimensiones:

- Por un lado, las técnicas de agrupación de tareas en puestos de trabajo de forma que se garantice, por ejemplo, un flujo logístico más rápido en fabricación, mediante el empleo de técnicas como la del "control de flujo mediante limitación de carga de trabajo" con lo que, se consigue ordenar tareas en diversos puestos de forma que se reduzcan esperas o sobrecargas de trabajo.

- Una serie de aspectos humanos como los intereses y "orientaciones" individuales o departamentales, sus hábitos y sub-culturas organizacionales etc. que condicionan distintos horizontes de relevancias y de comprensión de los problemas.

- Un tercer aspecto se refiere a la información y forma de comunicar en una organización con cierto grado de complejidad. A medida que crece un sistema se tiende más y más a aislar sus subsistemas y a diferenciarlos "hacia dentro". Dada la misma complejidad que plantea la precisión de la temática de la coordinación.

Tomando en consideración todos estos aspectos le permitirá a la empresa organizar todas las tareas, con el propósito de alcanzar sus objetivos y metas para la finalidad a la que fue creada.

¿CÓMO ORGANIZAR LAS TAREAS EN UNA EMPRESA?

En una empresa existe una gran cantidad de tareas a desarrollar, por lo que, para conseguir que se terminen todas en el tiempo estipulado y con el resultado deseado, es imprescindible gestionarlas y ordenarlas correctamente. Hay que tener en cuenta que, en muchas ocasiones, hasta que no se ha finalizado un determinado proceso no se puede empezar el siguiente. Por lo tanto, si se tarda más de lo previsto en un determinado proceso, se provoca una desviación en todos los otros. Además, hay una serie de tareas que tiene plazos de finalización totalmente inflexibles (por ejemplo, el lanzamiento de un producto), por lo que, hay que ser capaces de operar con los tiempos previstos.

A continuación, detallamos una propuesta de organización que determinan los elementos indispensables, para que las tareas pueden desarrollarse en su desempeño, tales como:

• Equipo disponible: Cada persona tiene unas determinadas habilidades y aptitudes.

Por lo tanto, el responsable de la organización tiene que conocer perfectamente qué puede ofrecer