Sistemas de Información en la Empresa - Caso Práctico

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Tabla de contenido

1. Introducción        
2. Respuesta 1 – Módulos del Sistema ERP        

Sales

Talent

Project Service Automation

Marketing

1. Respuesta 2 – Metodología y Fases del Proyecto        

Fase 0 - Definición

Fase 1 - Consultoría

Fase 2 - Desarrollo/Despliegue

Fase 3 - Pruebas

Fase 4 - Migración de datos y Pruebas UAT

Fase 5 - Formación

Fase 6 - Roll out

Diagrama de Gannt

1. Respuesta 3 – Cuadro de mando (desarrollo)        
2. Respuesta 4 – Opciones de despliegle        

Plaforma cloud como alternativa de despliegue

Estimación de costes

Introducción

Antes de poder responder a las cuestiones planteadas en este caso práctico, en relación a un proyecto de implantación de sistemas de información en la empresa FICTICIA, S.A., he considerado oportuno empezar el trabajo con una introducción para poder contextualizar las respuestas que desarrollaré a lo largo del documento.

Según indica la ley 5/2015, de fomento de la financiación empresarial, haciendo referencia a la recomendación (2003/361/CE) de la comisión de las comunidades europeas del 6 de mayo de 2003 sobre la definición de microempresas, pequeñas y medianas empresas, una microempresa es aquella que tiene menos de diez trabajadores y un volumen de facturación anual inferior a dos millones de euros o un activo total inferior a dos millones de euros; una pequeña empresa es la que tiene un máximo de 49 trabajadores y un volumen de facturación o total de activo inferior a diez millones de euros; y las medianas empresas son las que tienen menos de 250 trabajadores y un volumen de facturación inferior a cincuenta millones de euros o un activo menor a 43 millones de euros. Mientras tanto, las grandes empresas son aquellas que sobrepasan estos parámetros. Es por ello que, sin tener más datos que el volumen de la organización, para este caso y atendiendo a los parámetros señalados por la LFFE consideraré a FICTICIA, S.A. más como una empresa grande que como una empresa de tamaño medio. Por tanto, aplicando los conocimientos adquiridos durante las pasadas semanas, asumiré (a colación de los datos aportados en la documentación de caso y por lo tratado hasta ahora en la sala de debates) que la empresa integradora deberá adaptar el ERP a las necesidades de la empresa y no al revés, como podría ser el caso de una empresa de menor tamaño.

Para el caso en cuestión, aunque existen versiones en la nube de los principales fabricantes de software ERP para empresas de tamaño pequeño y medio (donde no hay up front payment y se paga un monthly fee por usuarios contratados) y considerando que en el primer punto establecí que consideraría a FICTICIA, S.A. como una empresa de mayor tamaño (con las implicaciones que esto conlleva), he planteado un modelo basado en el ERP de Microsoft Dynamics 365 Business Central (según indica el fabricante, adecuado para empresas medianas y grandes) con despliegue cloud en Azure, pues Amazon no permite servidores Windows, lo cual es un requerimiento básico para el despliegue de los servidores requeridos.

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Microsoft Dynamics 365 Business Central permite la instalación tanto en modo on-premises como en arquitecturas cloud. Como se indica en el punto anterior, he elegido Azure por limitaciones técnicas del ERP escogido. Sin embargo, creo que es la propuesta más adecuada para redicir los tiempos de implantación de este ERP, dada la facilidad de integración y adaptabilidad de Azure con productos de Microsoft (por ejemplo, las máquinas virtuales se instancian de forma automática con SO Windows o SQL Server) y teniendo en cuenta que la gestión de los recursos/servicios asociadas a productos Microsoft es intrínseca a la plataforma.

En este caso, Microsoft no da precios en línea de Dynamics 365 Business Central. A diferencia de otros productos que si se pueden contratar on-line, este ERP se contrata a través de partners autorizados, así que he hecho la simulación del caso en base a los módulos del producto que he estimado oportuno incluir en la propuesta a FICTICIA, S.A., detallando las fases del proyecto que considero necesarias para la toma de requisitos, análisis funcional, adaptación, migración de datos y procesos, formación y roll out en las oficinas centrales, delegaciones comerciales y fábricas de España y Turquía. Para llegar a las conclusiones que presento a continuación, he instalado una versión de prueba de Microsoft Dynamics 365 Business Central de 30 días, para familiarizarme con cada uno de sus módulos disponibles, su funcionalidad y la aplicación real para el caso práctico.

En el punto 4 de este documento, plantearé un ejercicio en base a lo anterior, para dar respuesta a la pregunta planteada en el caso práctico y desglosaré con detalle la propuesta. La propuesta será un despliegue PaaS.

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Adicionalmente, como archivo complementario, incluiré la estimación de costes calculada con la herramienta online de Microsoft Azure.

Respuesta 1 – Módulos del Sistema ERP

Tal como se describe en el primer apartado de este documento, para dar respuesta a la primera pregunta del caso he considerado oportuno hacer una simulación con un producto real. Con este planteamiento, teniendo en consideración los módulos que se enumeran en el PDF "Notas Técnicas - SIE", analicé los módulos de Microsoft Dynamics 365 Business Central que una empresa como FICTICIA, S.A. adquiriría dadas sus características. Cabe destacar que los módulos no están enumerados en orden de prioridad, aunque en el texto indico cuáles considero esenciales.

Finance & Operations

Este módulo consolida de forma integral y unificada la funcionalidad relacionada con: gestión empresarial, contabilidad, gestión de materiales, servicios empleados en la cadena de producción, recursos materiales/técnicos de la empresa y relación con los proveedores. Finance & Operations es un módulo esencial dentro del sistema propuesto y, en mi opinión, debe ser el primero que se planifique en la implantación del ERP. Su puesta en marcha otorgará a FICTICIA, S.A. una ventaja competitiva esencial para ayudarle a impulsar la eficiencia y el crecimiento al unificar los procesos financieros y las operaciones globales. La consolidación otorgará a las direcciones financiera y de operaciones acceso inmediato a la información precisa y visibilidad global del estado de la empresa, con un espacio de trabajo para directores que proporciona los KPI, gráficos y métricas oportunas, incluyendo análisis predictivos y en base al histórico que convertirán los datos en conocimiento que ayudará a los gestores a tomar mejores decisiones. Por ende, esto redundará en una gestión más ágil y eficiente para conseguir los objetivos estratégicos de FICTICIA, S.A, permitiendo a la empresa ofrecer una respuesta en tiempo real a las exigencias de la organización y los clientes