Auditoria y control de gestión

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introducción

• Describir la estructura y organización de la empresa
• Realizar organigrama de la empresa
• Nombrar y describir las acciones que se relacionan con las responsabilidades, segregación, funciones y supervisión en la organización
• Nombre dos limitaciones que se presentan en el control interno de la organización
• Determine y analice los antecedentes del campo de acción de control interno

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        Al analizar el caso de la empresa presentada en el caso de esta semana, podemos decir, que la estructura organizacional tiene 3 miradas de las cuales se pueden nombrar como las siguientes:

• División del trabajo
• Jerarquización
• Formalización

        El diseño organizacional es un proceso que nos ayuda a entender que la empresa debe tener designada las jerarquías de esta, las responsabilidades, los departamentos, las tareas, los encargados de cada sección o área que estarán a cargo, hace que la estructura de la empresa este bien organizada. Todas estas decisiones son definidas por los altos mandos o directorio.

        Para mostrar la estructura de la empresa el mejor ejemplo es el organigrama, y como se explica en la materia de esta semana. Es la forma gráfica de mostrar cómo está compuesta organización de la empresa. Sabemos que hay varios tipos de organigramas, pero esta empresa se ha organizado de una forma lineal tiene sus ventajas entre ellas están:

• Es sencillo
• Cada responsabilidad de los diferentes miembros de la organización está bien definida.
• Se facilita la rapidez de acción.
• Cada jefe de área tiene la autoridad de la toma de decisiones

Organigrama empresa Los Ositos S.A

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Primero debemos entender que ningún control interno es eficaz que a pesar de la eficiencia que pueda brindar siempre habrá limitaciones en este caso se pueden ver las siguientes:

La falta de control específico: cuando uno analiza el caso ve varias situaciones que se ha realizado que dan conocimiento que el control interno no está funcionando correctamente, el hecho que la mano de obra no este calificada adecuadamente, que todos tienen una relación entre si hace que las jefaturas no cumplan con su control de forma correcta ya que es muy posible que no quieran hacer caso a sus superiores por el hecho de conocerlos o ser familiares.

Aquí es donde la segregación de responsabilidades debe estar completamente detallada en el Reglamento Interno de la Empresa, para que cada funcionario u operario tenga claridad quien es esta a su cargo, a quien debe responder por sus acciones en la empresa.

Control Interno Obsoleto o improcedente:     siempre debemos entender que hay que estar constantemente evaluando la situación de la empresa ya que el mercado es muy voluble va cambiando constantemente por lo cual uno se debe ir adaptando. En el caso de la empresa se realizaron modificaciones, pero no sé si en favor de ella.      

        Uno debe preguntarse si las decisiones que se toman son en verdad en beneficio de la organización y que riesgos tendrán las modificaciones o despidos que se puedan realizar, si las contrataciones que se hagan serán en beneficio de la empresa para su crecimiento o no. Como en este caso quisieron bajar costos, pero realmente se bajaron los costos o a largo plazo traerá consecuencias ya que en el control de las finanzas no estarán las personas realmente calificadas para realizar esa labor, también se puede ver en el despido del informático el cual tenía los conocimientos en el manejo de la empresa desde sus inicios, y el nuevo cumplirá con todos los objetivos que la empresa tiene impuestos.

Esos errores humanos son los que generalmente se cometen cuando se analizan situaciones, pero no se ven a largo plazo las consecuencias.

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        En primer lugar, debemos entender que un buen sistema de control interno para que sea eficiente en la organización debe haber una buena planificación de los procesos de esta. Y así se podrán reducir los errores que generalmente se cometen por un mal manejo de las situaciones administrativas de la empresa. Debemos entender que para un buen control interno se deben cumplir ciertos criterios para que todo funcione bien entre ellos están los siguientes:

• Planificación en la organización: cada actividad o decisión que se tome en la empresa se debe analizar ya sean los pros y contra que las decisiones tomadas traerán a la empresa a mediano o largo plazo
• Segregación de funciones: como se explicaba anteriormente se debe tener muy bien definidas las funciones para cada funcionario u operario en la empresa para que no se comentan errores ni se hagan más funciones que no les correspondan a las personas que trabajan en la empresa, se debe entender que todos los procesos que se realizan en una organización pasan por diferentes etapas y cada una de ellas debe estar a cargo de una persona diferente, y Así, la ejecución, la autorización o el registro de un movimiento en la empresa  es ejecutada de manera independiente por los colaboradores de la empresa.” Por eso, es tan importante contar con un manual que especifique el organigrama, las funciones y los responsables de cada área”. (www.piranirisk.com/es/blog/caracteristicas-de-un-buen-sistema-de-control-interno)
• Control en el manejo de los activos: Una empresa cumple con todos los objetivos cuando sus procesos contables están manejados exclusivamente solo por una persona eso da seguridad que no se cometerán fraudes o desviaciones en los activos de la empresa es por eso que se buscan personas con experiencia en el área, en el caso de la empresa se cometió el error de cambiar al encargado con el objetivo de abaratar costos, eso tarde o temprano traerá consecuencias, en un mal manejo de los activos de la empresa. Ya que se requiere experiencia en el área y en nuestro caso el contador auditor todavía está estudiando.

• Monitoreo de los procedimientos en la empresa: para un buen control interno en la empresa se requiere constantemente informe de los movimientos que se está realizando en las areas de esta. Como el directorio no puede estar en todos los lugares a la vez se buscan personas a cargo de confianza del directorio que los mantenga informado de lo que está sucediendo se debe tener presente que cada acción que se realiza en la empresa se debe controlar, realizar revisiones periódicas para que todo funcione de forma correcta. Por otra parte, cada informe nos da el resultado de alguna actividad particular y los registros que se dan nos dan la información que todo debe estar funcionando de forma correcta. 

• Metodos para procesar los datos en la empresa: cada movimiento en la empresa debe quedar registrado en una base de datos como respaldo de lo que se está realizando y ejecutando en la empresa es por eso que ahí es donde entra un buen informático, en el caso de la empresa Ositos S.A el departamento fue eliminado para abaratar costos y se dejó solo a una persona a cargo la cual dejo de realizar los informes de todo lo que pasaba en la empresa. Eso puede traer como consecuencias fraudes o mal mano de las actividades en la empresa.

Los datos son la mejor herramienta para tener un buen control en la empresa.

Bibliografía

IACC (2022) Campo de Acción del Control Interno. Auditoría y Control Interno Semana 2

IAAC (2022) Infografía