Estrategias para la toma de decisiones. Manual del Participante

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Sin embargo, existe el caso contrario, hay personas que evaden las situaciones de solución de problemas cuando se sienten inseguras de solucionarlos, cuando sienten que no se aprecian sus esfuerzos y que tienen menos que perder si no hacen nada o si trasfieren la responsabilidad.

En la realidad, las Jefaturas de Oficina, como cualquier otra, deben solucionar problemas de manera cotidiana, por ejemplo: problemas de ausentismo del personal, paro de máquinas, materiales defectuosos, aumento en los costos, pérdida de calidad de productos; todas estas situaciones contribuyen en alguna medida a impedir la aplicación correcta de la planeación, la organización, la dirección y el control administrativo y operativo.

¿Qué es un problema?

Existen diferentes formas de definirlo[1]:

“Es una pregunta que se hace acerca de una discrepancia entre lo deseado, lo esperado y la realidad”

“Es una desviación de una norma o de una expectativa”

“La discrepancia entre un estado existente de cosas y uno deseado”

“Es una desviación de una norma, expectativa o brecha entre un estado o situación ideal y otra real”

“Es una desviación de algún estándar o desempeño deseado, al cual se compromete una persona a encontrar solución”

Independientemente de la definición adoptada, se pueden observar características comunes:

- Comunicación deficiente[pic 8]

- Falta reinformación

- Información incorrecta

- Confusión

- Surgen sentimiento o emociones

- Puntos de vista diferentes impresiones variables

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Para un mejor análisis de un problema, se puede observar y analizar la siguiente figura.

ESTRUCTURA DE UN PROBLEMA

[pic 9][pic 10]

[pic 11][pic 12][pic 13][pic 14]

[pic 15]

[pic 16]

[pic 17][pic 18]

Figura 1

1.2 Proceso de solución de problemas

La solución de problemas constituye un proceso con ciertos pasos identificables aplicables a cualquier situación[2].

1.- Formulación del problema

Plantear el problema no es tarea fácil, en la mayoría de los casos, lo que a veces puede parecer el problema en sí, no es más que un simple síntoma del mismo, y es necesario profundizar más para poder localizar el problema real y poder plantearlo en sus factores críticos.

2.- Análisis del problema

Después de analizar el problema, se recaba la información válida y suficiente que permita determinar el resultado al que se desea llegar, pensando en lo que es posible de lograr en la situación concreta.

3.- Generación de alternativas

Se refiere a idear el mayor número de opciones o alternativas posibles de solución. Calculando de antemano los posibles resultados de cada una de ellas.

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4.- Selección de la alternativa

[pic 19]

Se elige la alternativa que se considere elimine o soluciones el problema planteado. Considerando que se trata de la mejor opción posible encontrada hacia el logro del objetivo planteado en el segundo paso del proceso de solución de problemas.

5.- Aplicación de la alternativa

Se elabora un plan de acción para la implementación de la alternativa seleccionada, y se lleva a la práctica, es decir, se lleva a la acción. Hay que considerar que muchas decisiones fracasan por una ejecución deficiente.

6.- Evaluación

Se observan los resultados logrados con la puesta en marcha de la alternativa seleccionada e implementada y se determina la efectividad de los resultados en función del objetivo propuesto.

Actividad

1.- Reflexione sobre la definición de problema, se parece a su concepto personal, o en qué se diferencia.

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2.- A qué problemas específicos considera se puede enfrentar un Jefe de Oficina.

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TEMA 2.- La toma de decisiones y sus características

2.1 Razones para tomar decisiones efectivas

Dentro de las organizaciones e instituciones, y debido a la naturaleza competitiva de los puestos, no es de sorprender que muchas personas busquen activamente formas de reforzar su capacidad y habilidad administrativa para alcanzar un desempeño efectivo. Muchos de estos esfuerzos de auto superación se orientan al mejoramiento en la toma de decisiones.

Las principales razones para mejorar la habilidad de tomar decisiones pueden ser:

1.- La calidad de la decisión y aceptabilidad pueden tener una influencia considerable en el desarrollo y satisfacción personal. Esta influencia se