Realización de un manual de procedimientos y costos según lo que exige la implementación para la habilitación del sistema de facturación electrónica en el segmento de Pequeña y medianas empresas

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en el segmento Pymes los cuales, no siempre cuentan con los recursos para contratar asesorías profesionales, sin tener claridad además de los costos asociados a dicha gestión.

Frente a ello y habida consideración que el plazo para implementar el modelo de facturación electrónica está actualmente en pleno y reciente uso; este trabajo tiene por objeto, describir los costos asociados que tiene para una pyme la implementación de la facturación electrónica y con ello responder la siguiente pregunta:

¿Cuáles son los factores económicos y administrativos que deberá considerar el contribuyente para cumplir con la obligatoriedad de facturar electrónicamente?

Finalmente, un manual de procedimientos detallará de una manera clara y sencilla, los pasos y costos asociados a cada etapa del proceso de conversión de papel a digital, pero, desde la perspectiva práctica y no sólo teórica, lo cual, se espera, permita sea una ayuda frente a un tema actual y práctico para los comerciales y todo los actores de este nuevo proceso contable.

1.3. MARCO TEÓRICO

La facturación electrónica, se enmarca dentro de un escenario mayor que es la digitalización contable en plena era de la información. Ello podría considerarse como el sustento teórico que fundamenta y explica esta aspiración del Fisco en orden a emitir documentos con validez jurídica y comercial por medios tecnológicos y así estar en sintonía con el funcionamiento tributario en el contexto global.

Este nuevo panorama, ya en el año 2006, se advertía como una verdadera revolución a nivel de gestión financiera y tributaria.

“La tecnología digital está transformando la organización financiera de las empresas. Así, este área evolucionará, dejando de ser un centro de control de gastos, contabilidad y presentación de informes para convertirse en un motor que generará valor para el negocio, según el estudio Finanzas 2020, elaborad por Accenture Strategy, que recoge un nuevo modelo de finanzas en el año 2020 a través de la digitalización. Este informe señala que la organización financiera digital del futuro supone un cambio radical…tecnologías como el big data, el cloud y la robótica contribuirán a una mayor agilidad y eficiencia de la función financiera, ya que su aplicación reducirá el tiempo dedicado a los procesos tradicionales, aumentando la productividad. También recortará el tiempo destinado a elaborar informes permitiendo focalizarse más en el análisis, la toma de decisiones y la gestión de riesgos, creando valor para la organización, además de suponer un cambio en la empresa y de tener impacto en las personas”. (http://gestion.pe/empleo-management/digitalizacion-transforma-modelo-financiero-2161846)

Por tanto cabe preguntarse a ¿qué se refiere el concepto de digitalización contable?

Como fácil explicación, la digitalización de documentos es el proceso mediante el cual se puede almacenar, administrar y consultar amplios volúmenes de documentos en imágenes digitales de la forma más sencilla, eficiente y rentable para cualquier empresa.

Dentro de éste escenario, la factura electrónica es uno de los proyectos centrales en el ámbito de simplificación tributaria de la Agenda Pro Crecimiento que el Gobierno viene impulsando con organizaciones empresariales, se señala:

“Después de su exitosa puesta en marcha, el Servicio de Impuestos Internos se encuentra muy comprometido en masificar el uso de la factura electrónica. Otras medidas incluidas en la agenda tecnológica del Gobierno son la masificación del uso de la firma electrónica para el desarrollo de Internet, la facilitación de transacciones electrónicas entre empresas y el Estado y el desarrollo de los medios de pago vía Internet”. (www.siii.cl)

Una de las grandes ventajas de la digitalización de documentos es que permite su almacenamiento en los discos internos de cualquier computadora en sistemas de almacenamiento masivo con la facilidad de contar con respaldos en discos CD-R, DVD o en memorias USB que garantizan un mantenimiento de los archivos en condiciones óptimas.

Dentro de las ventajas de la digitalización de documentos, se puede destacar:

a) Mayor almacenamiento de archivos en un espacio mucho menor. Sin archiveros, papeles tirados ni pérdidas de documentos.

b) Economía: el costo de una imagen fotocopiada es similar al de una imagen digitalizada, pero la fotocopia no puede integrarse a ningún sistema digitalizado y puede dañarse con mayor facilidad.

c) Visibilidad, un documento impreso solo puede ser visto por una persona a la vez, en cambio una imagen digital puede consultarse y compartirse por una gran cantidad de personas.

d) Mayor acceso a documentos importantes. Buscar un documento de mayor antigüedad se hace más sencillo con la digitalización de documentos y se puede buscar documentos simultáneamente sin pérdida de tiempo en el proceso.

e) Aumento en la productividad al facilitar el acceso a los archivos de la organización.

f) Ahorro en papel, copias, impresiones, tóner y mobiliario para archivar documentos.

g) Durabilidad, las imágenes digitales no se dañan ni pierden nitidez como las imágenes impresas.

h) Los archivos pueden guardarse con un nivel de seguridad mayor, cada usuario puede tener su contraseña y se limita el acceso a los archivos para tener un mejor control de los datos. (http://www.ops-servicios.es/blog/2012/02/06/que-es-la-digitalizacion-contable/)

Dentro de los principios comunes que se esbozan a nivel de discusión teórica, pueden identificarse

a) La posibilidad de aprobar las facturas por vía electrónica. Es decir, no es necesario acudir a las oficinas de la autoridad tributaria o utilizar cierto tipo de papel certificado para dar legalidad a una factura electrónica. El mero proceso de generación garantiza que la factura ha sido aprobada por la autoridad tributaria.

b) Se incrementa la eficiencia tanto de la empresa como de los propios trabajadores. Gracias a la implementación de la facturación electrónica, todos los procesos de la misma se simplificarán y agilizarán, esto tendrá como resultado una mejora en la eficiencia y la eficacia de la empresa en sí y del trabajo de cada uno de los miembros de esta.

c) Las facturas electrónicas se caracterizan también por la integridad de los datos. No se pueden adulterar los números, sociedades