Caso Purchasing system español

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Muchos de los usuarios sin conocimientos informáticos y tienen miedo por tecnología. Es difícil al principio para alcanzar la competencia en el uso de este sistema. Las secretarias han tenido que aprender a utilizar tantos sistemas en el último par de años que ahora están pidiendo sencilla-a utilizar sistemas.

La segunda alternativa era colocar solicitud de pedidos por teléfono o fax al Departamento de compras. Debido al limitado acceso y la complejidad inicial de la sistema basado en computadora, un gran número de pedidos se hizo de esta manera. Esta método, sin embargo, se coloca una carga pesada en un departamento de compras escaso y ha generado problemas de coordinación. Clark explicó:

No es raro que la gente aquí para recibir 50 llamadas telefónicas cada día!

Además, a veces llamar más de una vez y hablar con diferentes gente. A continuación, tiene más de una persona que trabaja en el mismo orden.

La alternativa a la colocación de órdenes de compra a través del departamento era comprar directamente de los proveedores que utilizan tarjetas de compra (para compras de menos de $ 1,000). Algunas escuelas estaban haciendo compras no autorizadas y que tiene proveedores facturan directamente a la Junta. Esto dio lugar a la no-compatibilidad y garantía problemas.

Clark explicó lo que un sistema mejorado sería como:

Queremos pasar a un "apuntar y hacer clic" sistema basado en la Web para que cualquiera de nuestros 8.000 usuarios pueden pedir suministros fácilmente. Mirarían en lo que quieren a la orden y seleccionarlo. Nuestro objetivo es reducir la número total de pedidos generados y hacer pedidos de mayor valor. Queremos concentrar nuestros esfuerzos en los grandes contratos de artículos,

donde nuestro trabajo realmente añade valor y no gastar tiempo en el teléfono el cuidado de los pequeños pedidos.

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DECISIÓN DE LA PLATAFORMA DE SOFTWARE

Clark había recibido una oferta del TSP Systems, un desarrollo de software bien conocido

empresa, para desarrollar una aplicación de procesamiento de pedidos de una banda de base

interfaz. Clark explicó los problemas en la toma de esta decisión:

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Estamos en la compra listos para este sistema, pero otras áreas, tales como finanzas y almacenamiento, no están interesados ​​en ir en esta dirección. Nuestro sistema tiene que trabajar conjuntamente tanto con el sistemas financieros y de inventario. El departamento de finanzas solo

actualizado a un sistema económico que no nos da flexibilidad para integrar.

La integración del sistema con las finanzas era una ventaja, ya que facilitaría la autorización de las compras y la facturación de las cuentas de la escuela y permitiría la facturación electrónica. También permitiría a los usuarios ordenar de inventario de almacén o de la compra en un entorno sin fisuras.

La alta dirección había reconocido las ventajas de la implementación de un sistema que integraría el procesamiento de datos de todas las funciones, incluidos los recursos humanos, inventario, finanzas, compras, etc. mandato de Clark era encontrar un sistema integrado sistema y elaborar una propuesta para su implementación. Ella había sido y seguía siendo visitando empresas de desarrollo de software en busca de tal solución integrada.

Sin embargo, las empresas más que visitó, el ​​menos optimista que estaba a punto encontrar un sistema adecuado. Más importante aún, ella creía que era probable que otros departamentos se resistirían a cualquier cambio en sus sistemas actuales, en particular finanzas, dada su reciente inversión en el sistema de presupuesto.

Clark se preguntó cuáles deben ser sus próximos pasos. Hubo una fuerte necesidad de satisfacer

los usuarios con una aplicación fácil de usar que facilitaría la colocación de la orden directa.

El sistema actual estaba generando gran carga de trabajo en el departamento de compras que el personal necesario para trabajar horas extras durante la semana y los fines de semana. los meses de junio y agosto se acercaban y que significó el volumen de solicitudes serían en su pico de las escuelas que se preparan para el siguiente año académico. Además, dos años después de la consolidación de las juntas escolares, hay Todavía se habló de nuevas reducciones de personal. Era poco probable, sin embargo, que gestión autorizaría la aplicación de software que no se integraba

todas las áreas funcionales y probablemente requerirían más cambios en el futuro cercano.

Clark sabía que esta situación requiere una acción inmediata.

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